Офіс управління проектами
Управління проектом, звичайно вимагає досить показну команду, яка складається з керівника проекту, менеджерів і спеціалістів з напрямів діяльності, причому специфіка їх діяльності така, що [7, 8, 12]:
- команда як організаційна структура існує на час реалізації проекту;
- склад команди проекту не є стабільною структурою, а змінюється в міру виконання етапів проекту, крім того:
- члени команди можуть працювати над проектом не повний робочий день, суміщаючи
роботу з основною діяльністю;
- члени команди можуть працювати над проектом у різних організаціях паралельно до
основної роботи;
- члени команди проекту можуть бути територіально розміщені не тільки у межах
одного міста або країни, але й по усьому світі.
Це накладає особливі вимоги на організацію роботи команди, головна з яких - необхідність організації інфраструктури, яка б дозволила реалізовувати як централізовані, так і децентралізовані функції проекту і забезпечити конфіденційність та захист комерційної таємниці проекту.
Один з показників зрілості управління проектами в організації - усвідомлення необхідності створення спеціального функціонального підрозділу, який відповідає за управління проектами. Цей підрозділ називається офісом управління проектами (офіс проекту, офіс програми, офіс управління програмою і т.п.). Офіс повинен займати відповідне місце в ієрархічній структурі організації.
Офіс проекту - це певним чином організоване середовище (у традиційному розумінні місце), де члени команди проекту можуть здійснювати процеси управління проектом, проводити наради, вести переговори з партнерами, зберігати проектну документацію [12].
Офіс проекту - це підрозділ, який здійснює централізацію і координацію управління приписаних до нього проектів [7].
Виокремлюють кілька напрямів, у яких може розвиватися діяльність офісу проекту [8]:
- Проектування, розробка (або придбання), реалізація, забезпечення функціонування процесів і інструментів управління проектами в організації:
- процесу управління портфелями проектів:
- процесу управління життєвими циклами проекту;
- програмного забезпечення управління проектами.
- Придбання, розповсюдження та застосування знань в області управління проектами:
- виявлення найбільш вдалих підходів до управління проектами;
- збір, документування, збереження не тільки позитивного, але й негативного досвіду
організації з управління проектами;
- розповсюдження цієї інформації серед зацікавлених осіб в організації.
- Забезпечення підготовки персоналу в області управління проектами.
- Забезпечення безпосередньої підтримки проектів, що виконуються.
- Створення бібліотеки виконаних проектів.