Завершающие задачи
Фазы
Отправка на проверку
Совместная работа над презентациями через Интернет
Восстановление приложения и документа
Восстановление документов
Восстановление данных и безопасность
При возникновении ошибки пользователи имеют возможность сохранить файлы, с которыми они работают. Благодаря этой функции пользователи экономят время на восстановлении презентаций.
Восстановление приложений и документов обеспечивает безопасный способ завершения работы зависших приложений. Пользователь сможет завершить работу приложения и при этом инициировать восстановление документа.
Microsoft PowerPoint 2002 запоминает все изменения и дополнения, которые вносятся каждым участником рабочей группы, занимающейся созданием презентации. При отправке презентации на проверку (меню «Файл», команда «Отправить»), автоматически включаются соответствующие средства рецензирования. Кроме того, при возвращении документа все сделанные изменения могут быть включены в исходный документ.
Для того чтобы отправить презентацию на рецензию боссу или коллеге, выполните команду Файл Ф Отправить Ф Сообщение (на рецензию). Приложение Outlook автоматически вкладывает презентацию в исходящее сообщение электронной почты и запускает процесс отправки на рецензию.
Область задач «Исправления»
Используя область задач «Исправления», можно легко узнать, кто и какие исправления внес. Любой человек, работающий над презентацией, может просмотреть список изменений, сделанных данным рецензентом. Раскрывающееся меню предоставляет удобный способ принятия или отклонения изменений, сделанных рецензентом.
Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению каждой из задач, входящих в фазу, формируют ее результат. Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом заключается отличие фазы от задачи: ее результат суммирует результаты других задач. Именно поэтому в MS Project фазы называются Summary task (Суммарная задача). Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз.
Например, результатом фазы Подготовка материалов будут материалы номера журнала, которые можно передать на предпечатную подготовку. Поскольку номер состоит из обложки и статей, то для получения результата фазы нужно осуществить как минимум две задачи: Подготовка обложки, результатом которой будет обложка журнала с фотографией фотомодели и заголовками статей, и Подготовка статей, результатом которой будут все тексты статей журнала.
ПРИМЕЧАНИЕ. При планировании работ нужно помнить, что чем детальнее будет план проекта, тем точнее (а значит, лучше) он будет. Поэтому в тех случаях, где это возможно, стоит разбивать большие задачи на подзадачи (то есть превращать задачи в фазы). Формальными критериями, показывающими, что задачу можно разбить на подзадачи, являются длительность (задачи редко бывают дольше 2-3 дней) и большое число задействованных исполнителей (как правило, если над решением задачи трудятся больше 2-3 человек, то каждый решает свою собственную задачу, которую можно отдельно учесть в плане проекта).
ПРИМЕЧАНИЕ. В большинстве жизненных циклов фазы выполняются последовательно. При этом часто следующая фаза начинается лишь после того, как будут одобрены результаты выполнения предыдущей. Однако в некоторых жизненных циклах последующая фаза начинается раньше одобрения результатов предыдущей фазы, если такой риск считается приемлемым.
Использование пересечения фаз при планировании называется быстрым путем (fast tracking). Разбиение проекта на фазы позволяет представить его в виде списка основных результатов и дат, к которым они должны быть получены. Руководитель проекта осуществляет непосредственный контроль исполнения каждой задачи внутри проекта, сообщая вышестоящему менеджеру только о достижении фазовых результатов. Этому менеджеру, в свою очередь, для контроля исполнения проекта вполне достаточно таких данных.
Каждый проект предпринимается для достижения определенной цели, и обычно достичь ее нельзя, не достигнув нескольких промежуточных целей. Например, нельзя построить дом, не заложив фундамент. Закладка фундамента будет являться промежуточной целью при постройке дома.
Задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MS Project они называются вехами (Milestone). Обычно результатом фазы является достижение промежуточной цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается ее результат.
Иногда, если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, например одновременным завершением нескольких задач, то создается фиктивная завершающая задача. Длительность такой задачи устанавливается в 0 дней, и на нее не выделяются исполнители. Она присутствует в плане исключительно для обозначения момента завершения фазы, что облегчает отслеживание плана проекта.