Режим таблиць

Створення таблиць

При роботі з Access таблиці є одним з основних об'єктів, на їх базі здійснюється побудова всіх інших елементів, таких, як форми, запити і звіти. У таблиці збираються дані по конкретній темі, наприклад вся інформація про клієнтуру фірми.

БД Access може складатися з декількох таблиць, в кожній з яких зберігається інформація на одну тему. У одній таблиці можуть зберігатися відомості про клієнтів, в іншій - про всі торгові угоди, які поміщені з тими або іншими клієнтами, в третій - інформація про витрати, податки і витрати на розвиток фірми, в четвертій - інвентаризаційний список складського фонду, в п'ятій - терміни проведення виставок і презентацій і так далі

У вікні БД клацніть на кнопці Таблиці і натисніть кнопку Створити, щоб приступити до проектування нової таблиці. Access відкриє діалогове вікно (див. рис. 5.4.4), в якому буде запропоновано скористатися одним з наступних способів створення таблиці.

Режим таблиці - створення таблиці в табличному уявленні (проектування таблиці відбувається в ході її заповнення по аналізу даних, що вводяться).

Рис. 5.4.4 Засоби для створення таблиць

Конструктор - створення таблиці за допомогою конструктора таблиць.

Майстер таблиць - створення таблиці за допомогою майстра таблиць на основі колекції таблиць і полів.

Імпорт таблиць - створення таблиці шляхом імпорту даних із зовнішнього файлу або з іншої БД.

Зв'язок з таблицями - приєднання зовнішнього файлу або таблиці іншої БД.

Розглянемо докладніше кожен засіб створення таблиць.

У цьому режимі дані представлені у вигляді таблиці. У цьому режимі можна вводити або редагувати дані, а також перевизначати саму таблицю. Кожен рядок відповідає запису, а кожен стовпець - полю. Останній рядок таблиці відмічений * позначає місце для нового запису.

Рис. 5.4.5 Нова таблиця в режимі створення таблиць

Нижній рядок вікна режиму таблиць призначений для швидкого переміщення по записах. Елемент відображає номер поточного запису. Щоб перейти до заданого запису, необхідно ввести потрібний номер запису в це поле. Елементи та дозволяють пересуватися по записах, крайні - пересування в самий початок і в самий кінець соотв., внутрішні - на один запис назад або вперед. Елемент відповідає за переміщення в полі введення нового запису.

Управління структурою і видом таблиці:

¾ Щоб вставити новий запис в середині таблиці, необхідно клацнути на заголовку того рядка, в який ви хочете її ввести і вибрати Новий запис.

¾ Для переміщення стовпця мишею, необхідно клацнути на його назві і не відпускаючи кнопку миші і перетягнути стовпець на нове місце.

¾ Щоб змінити ім'я стовпця, для цього необхідно двічі натиснути на заголовок стовпця і ввести нове ім'я.

¾ Щоб змінити розмір стовпця, необхідно підвести покажчик миші до правої межі його заголовка і перетягнути межу до потрібної ширини. Розмір рядка змінюється для всіх рядків одночасно.

¾ Щоб деякі стовпці завжди залишалися видимими при горизонтальній прокрутці вікна, необхідно встановити покажчик на заголовку стовпців, виділити їх, клацнути правою кнопкою миші і вибрати Закріпити стовпці. Закріплені стовпці переміщаються до лівого краю вікна.

¾ Можна ськрить/отобразіть стовпці для цього натиснути праву клавішу миші і вибрати Приховати стовпці. Для відображення необхідно встановити покажчик миші на вільну від стовпців і рядків частина вікна, натиснути праву клавішу миші і вибрати Відобразити стовпці і у вікні, що з'явилося, галочками позначить які стовпці ви хочете відобразити.