Организация проведения деловых совещаний
Классификация деловых совещаний
Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.
По назначению:
− вырабатывающие и принимающие решения;
− разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
− подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
− оперативные (диспетчерские).
По периодичности (частоте) проведения:
− разовые;
− регулярные;
− периодические.
По количеству участников:
− узкие (до пяти человек);
− расширенные (до двадцати человек);
− представительные (свыше двадцати человек) и т.д.
Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить совещание и провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты.
Подготовка совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных ситуаций, принятии решений.
Состав участников должен быть сформирован как количественно, так и качественно. Не обязательно каждый раз приглашать на совещание руководителей подразделений, необходимо привлечь наиболее компетентных сотрудников.
Оптимальное количество участников должно совпадать с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса.
День совещания необходимо назначать заранее, чтобы участники смогли заранее спланировать свое рабочее время и подготовиться к нему. Наиболее оптимальный вариант – среда. В понедельник и пятницу работоспособность имеет заметный спад. Хотя в пятницу можно проводить совещания по подведению итогов и планированию задач на следующую неделю.
Совещание лучше проводить во второй половине дня. Замечено, что в течение рабочего дня у человека наблюдается два пика повышенной работоспособности: с 11 до 12 и с 16 до 18. Но лучше всего приурочить совещание ко второй половине дня, это даст сотрудникам дополнительный стимул к работе. Кроме того, совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, поэтому проведение совещания в первой половине дня не целесообразно.
Подготовка участников совещания — последний этап в процедуре деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен заранее знать тематику и задачи совещания, что в последующем будет способствовать эффективному проведению совещания, поскольку его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.
Проведение совещания. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40—45 минут. Спустя 50—60 минут у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30—40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние и обсуждение проблем можно продолжить.
После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам пропадают. Данный этап совещания специалисты называют периодом отрицательной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое время, отличаются обычно экстремизмом.
Если же совещание продолжается 2 часа без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания должна быть не более 1 часа. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10—15-минутный перерыв.
Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания регламент не установлен, этим уже создаются предпосылки для неделовой обстановки на самом заседании. Особая роль в соблюдении регламента отводится председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от занимаемой должности.
Протокол совещания — это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:
− достижение цели совещания;
− решение;
− исполнители задания и сроки.
Подведение итогов и принятие решения. Завершающий этап организации проведения совещаний — принятие решения и проведение его в жизнь. Следует иметь в виду, что решение на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение, зависит его эффективность.
На этом этапе необходимо пояснить, кем и в какие сроки должен быть выполнен определенный объем работ и в какой форме будут подведены итоги совещания (рассылка протокола или его части, выписка из протокола). Принимается также решение о широте информирования (весь коллектив или его часть). После этого определяется лицо или группа лиц, осуществляющих его исполнение и контроль за выполнением решения