АВТОМАТИЗАЦИЯ В ТОРГОВЛЕ
20.1. АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА В ТОРГОВЛЕ
Отражением внимания участников рынка информационных систем к определенной сфере автоматизации является их активность на традиционных выставках. В этой связи рост за год числа представленных на выставке SofTool'96 информационных торговых систем с 5 до 15 свидетельствует об активности фирм, занимающихся разработкой систем автоматизации торговли.
Среди представленных на российском рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм "Tandem-Soft" ("Торговля и учет" для Windows). "Эйс" ("Гепард"), "1С" ("1С:Торговля"), "Информационные системы и технологии" (система "Аспект"), "КомТех", "Атлант-Информ" (система "Садко"), "Парус", "Мета" (Комплекс автоматизации в розничной торговле), "Интеллект-Сервис", "Инфин", "Веста-С" (Управление товарооборотом на базе системы StorS). Анализ перечня свидетельствует об активности фирм. разрабатывающих бухгалтерские программы.
Так как основой для торговой фирмы служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.
В основу ряда комплексов положены схемы документооборота и основные принципы, аналогичные описанным выше. Например, в системе "Эйс" главными являются:
1) комплексный охват деятельности фирмы;
2) отслеживание движения товара на протяжении всего пути с момента его закупки до реализации по всем промежуточным операциям; 3) учет товаров в разрезе партий в учетных ценах;
4) получение текущей информации по состоянию складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, а также взаимоотношений с покупателями и поставщиками;
5) организация различных видов торговой деятельности: опт, розница, консигнация, комиссия и др.:
6) проведение маркетинговых исследований и финансового анализа по результатам деятельности фирмы за любой период времени:
7) ведение независимого учета по нескольким фирмам с возможностью объединения отчетов об их деятельности и автоматизации корпоративной структуры;
8) ведение многовалютного учета;
9) представление данных в российском или международном стандарте;
10) возможность выборки необходимой информации по сложному критерию и представление ее в любом удобном виде: в виде печатной формы, таблицы, экспорта в файл, передачи по электронной почте;
11) максимальная гибкость в настройке комплекса и в распределении прав доступа;
12) работа в сетях с большими объемами данных; распределенный характер системы;
13) максимальная открытость комплекса, в том числе возможность экспорта в популярные программные среды;
14) легкость в освоении и адаптируемость к задачам клиента:
15) возможность стыковки и интеграции с другими программными продуктами.
Рассмотрим более подробно управление складской деятельностью торговой фирмы (на складах и в торговых точках). При этом учитываются следующие факторы:
• товар может иметь несколько независимых единиц измерения, например количество товара, количество упаковок, вес, стоимость; • товар может оцениваться в различных валютах;
• товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков, а также состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке;
• товар может иметь различный статус, например статус резервирования.
Особое значение имеет взаимосвязь с подсистемами торговых секций (напрямую или через внутренний склад последних), бухгалтерией и представлением аналитической и управленческой отчетности. В частности, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с формированием любых отчетных документов в разрезах:
• поставок с аналитикой по подразделениям, поставщикам, товарам или группам товаров, проведением взаимозачетов, получением общего свода по поставщикам;
• продаж по различным видам торговой деятельности с анализом по поставщикам, подразделениям, покупателям и товарам;
* загрузок складов товаром на любой день в ценах остатков или продаж в различных единицах измерения товара;
• переоценок, возвратов, перемещений по поставщику, покупателю, товару или подразделению; • транспортных расходов.
Основой для автоматизации торгового зала может служить внедрение штрихкодов в качестве стандарта деятельности ТФ.
20.2. штрихкоды как средство автоматизации торговых расчетов
Многие фирмы оснащают свои торговые залы интеллектуальным оборудованием: электронными кассовыми аппаратами и системами кассового обслуживания. В рамках единой технологии такая система дает возможность: вести внутрисекционный учет, осуществлять обмен данными со складом и бухгалтерией, а также оперативный внутрифирменный менеджмент. При этом автоматически обеспечиваются:
• получение товарных отчетов;
• возможность редактирования и ввода дополнительной информации;
• проведение групповой обработки операций, отраженных в товарном отчете, в процессе бухгалтерского учета;
• представление справок в различных разрезах в пределах внутрисекционного учета (складов, материально ответственных лиц и т.д.).
Особую роль при автоматизации торгового зала играют штриховые коды. Если в России их использование только набирает обороты, то на Западе это является стандартом. На упаковке всех товаров западного производства присутствует блок штриховых линий (штрихкод), а также набор цифр, которые идентифицируют и характеризуют страну-производителя, предприятие производителя (поставщика), тип товара и его персональную маркировку. Соответствующие международные стандарты дают возможность использовать штрихкоды по всему миру.
В России штрихкоды появились сравнительно недавно. Если в 1992-1993 гг. появление штрихкодов на товарах было событием, то в настоящее время количество товаров со штрихкодами резко увеличилось.
Для использования штрихкодов необходимо специальное оборудование: прежде всего сканеры и принтеры штрихкодов, устройства связи с электронными кассовыми аппаратами и сами аппараты. Ряд комплексных решений предлагают фирмы "Мета", "Интеллект-Сервис" и "Парус", а также зарубежные фирмы. Основными характеристиками такого рода систем являются:
• обслуживание общим центральным компьютером нескольких электронных кассовых аппаратов;
• работа со сканерами и принтерами штрихкодов и электронными весами;
• специально оборудованные рабочие места для персонала магазина, занимающегося учетом;
• автоматический поиск названия и стоимости товара по его коду, введенному с использованием сканера штрихкода или кассового аппарата;
• возможность просмотра и обновления ассортимента без остановки работы кассира;
• автоматический учет всех кассовых операций и возможность оперативного просмотра учетной информации без остановки работы кассы;
• автоматическое формирование кассовых отчетов в финансовом, количественном разрезах и по материально ответственным лицам;
• настройка и управление кассовым аппаратом с любого рабочего места (пробивка чека, продажа/возврат товара, вывод кассовых отчетов и т.п.).
Интеллектуальные кассовые аппараты могут быть снабжены внешним устройством, подключаемым к аппарату с использованием последовательного или параллельного порта, для обслуживания пластиковых карточек. Для массовых покупок широкое распространение приобретают микропроцессорные карточки с применением технологии "электронный кошелек". Далее рассмотрим потенциальные возможности и некоторые особенности их использования с позиций торговой фирмы.
20.3. БЕЗНАЛИЧНЫЕ РАСЧЕТЫ С ПОКУПАТЕЛЕМ
"Электронный кошелек" особенно популярен для реализации безналичных платежей за повседневные мелкие покупки (продукты питания, автоматические киоски, книги и т.п.). Этот рынок, мало охваченный платежными карточками, составляет большую часть всего товарооборота.
Данный тип карточек характерен и для стран со слаборазвитыми телекоммуникациями: карточки использовались в Южной Африке, Португалии. В настоящее время успешно развивается проект в Великобритании для оплаты в магазинах розничной торговли. В указанном проекте предусмотрена возможность пополнения средств на карточке через банкомат или через специальный интеллектуальный терминал. Снятие денег с карточки в магазинах производится в терминалах размером с записную книжку, получивших название "электронный бумажник". Затем эти "электронные деньги" с терминалов электронным путем пересылаются в банк. При этом используется модифицированное традиционное оборудование точек оплаты (POS - point of sale).
В Западной Европе наиболее продвинутыми проектами представляются системы, функционирующие в Бельгии и Дании. Бельгийская система Proton запущена в студенческих городках с численностью населения 50 - 80 тыс. человек. Она отличается следующим :
• предназначена для осуществления мелких покупок с использованием специально разработанных терминалов и торговых автоматов;
• использует микропроцессорные карточки с шифрованием;
• применяет банкоматы для пополнения "кошелька" и выдачи денег;
• обеспечивает анонимность средств на карточке (для ускорения платежей не используется pin-код);
• осуществляется шифрование транзакций при их передаче по линиям связи;
• системные ключи хранятся во встроенных в терминалы и автоматы модулях безопасности; • обработка транзакций ежесуточная.
В России наряду с магнитными широко используются и микропроцессорные карточки. Наиболее крупные платежные системы UnionCard и STB-Card предусматривают использование комбинированной карточки. Так, например, Газпромбанк совместно с UnionCard приступили к эксплуатации системы на смарт-картах в г. Югорске Тюменской области. Планируется распространить этот проект на ряд "газовых" городов в Западной Сибири и в других регионах.
Система "Золотая корона" построена на микропроцессорных картах. Она включает порядка 200 банков-участников и достаточно распространена по российским регионам. Следует обратить внимание на интерес к микропроцессорным картам Сбербанка РФ.
Таким образом, использование перспективных систем безналичных платежей открывает новые перспективы для расширения услуг клиентам торговли, что влияет и на показатели эффективности предпринимательской деятельности.
В заключение следует отметить, что автоматизация торговли вступила в пору расцвета.