Руководит разработкой и внедрением рациональной планово-учетной документации.
В функции бухгалтерии входят: оплата счетов, оформление счетов-фактур и накладных, сбор платежей, обработка платежных ведомостей, аккумулирование оперативных данных и подготовка финансовых отчетов. Кроме того, персонал бухгалтерии может быть ответственен за создание банковских депозитов, обеспечение наличных займов и выполнение других управленческих функций, относящихся к гостиничному бизнесу. Во многих отелях ночной аудит и учет деятельности службы питания и напитков также относятся к компетенции этого подразделения.
Некоторые гостиницы для усиления возможностей этого подразделения привлекают внешние специализированные организации (аудиторские и консалтинговые компании). В этом случае персонал бухгалтерии лишь собирает необходимые первичные данные и передает их этой организации. Крупная гостиница, которая выполняет эти функции самостоятельно, должна иметь большой штат бухгалтеров.
В бухгалтерию (финансовый отдел) гостиницы входят: финансовый директор, главный бухгалтер, бухгалтеры, кассиры. Подразделения бухгалтерии отвечают за учет и контроль внешней и внутренней финансовой деятельности гостиницы.
Заместитель руководителя предприятия по финансово-экономической работе (главный бухгалтер) выполняет следующие функции в части документационного обеспечения управления:
- возглавляет работу по подготовке форм первичных учетных документов, применяемых при оформлении хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также по разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;
- осуществляет контроль за соблюдением технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота, а также порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств;
- обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на основе современных информационных технологий, а также формирование и своевременное представление полной и достоверной документированной бухгалтерской информации;
- принимает меры по соблюдению законности, своевременности и правильности оформления бухгалтерских документов, а также по обеспечению их сохранности до передачи на хранение в архив или за минованием надобности на уничтожение;
- участвует в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, а в необходимых случаях контролирует их передачу в следственные судебные органы;