Объекты OLE в форме

Порядок создания и внедрения подчиненных форм

Создание формы на основе многотабличного запроса

Ранее создавались формы, позволяющие просматривать и обновлять данные одной таблицы. Но что делать, если нужен больший объем информации из связанных таблиц? Наилучшим способом решения этой задачи является создание запроса, объединяющего данные из двух и более связанных таблиц, и построение формы на основе запроса.

Чтобы просматривать данные из нескольких таблиц и иметь возможность редактировать данные более, чем в одной таблице, необходимы подчиненные формы. Access допускает формы до трех уровней вложенности. При этом всегда начинают с создания наиболее вложенной формы, постепенно приближаясь к основной.

- выбираются таблицы (запросы), для которых будут созданы основная и подчиненная формы;

- с помощью Мастера форм создаются подчиненная и основная формы;

- в режиме Конструктора открывается основная форма. Нажимается кнопка Подчиненная форма/отчет на панели элементов;

- на свободном месте основной формы располагают элемент управления Подчиненная форма;

- в полученный прямоугольник вводится имя подчиненной формы;

- проверяются свойства подчиненной формы: Подчиненные поля и Основные поляс целью убедиться, что Access правильно связал формы

Рисунки, фотографии, диаграммы и др. можно внедрять в таблицы в поля, тип данных для которых определен как Поле объекта OLE. Если на основе такой таблицы создать форму в режиме Мастера форм, то при выводе ее на экран будут выводиться и внедренные объекты. Чтобы объект обновить, нужно по нему два раза щелкнуть, Access запустит то приложение, в котором данный объект был создан и выведет на экран необходимые инструменты для его обновления. На рис. 1.10 и 1.11 приведены формы, созданные на основе нескольких таблиц.

Рис.110. Форма на основе таблиц КАФЕДРА – ПРЕПОДАВАТЕЛЬ

1.11. Многотабличная форма, созданная Мастером на основе четырех таблиц

1.8. Создание и редактирование отчетов

Можно форматировать и выводить на печать таблицы и наборы записей запросов в режиме таблицы. Формы можно использовать не только для просмотра и ввода данных, но также для вывода информации на печать. Однако отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. Их преимущество в следующем:

- отчеты предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

- они могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов.

В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно.

При этом имеются следующие возможности:

- для иерархического представления данных можно определить до 10 условий группировки;

- для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания;

- можно проводить сложные вычисления не только внутри групп, но и по нескольким группам одновременно.

Создание отчета в режиме конструктора.Чтобы начать создание отчета, нужно открыть базу данных, выбрать в окне базы данных вкладку Отчеты и щелкнуть на пункте меню Создать. Откроется окно диалога Новый отчет, представленное на рис.1.12.

1.12. Окно диалога Новый отчет

В нижней части выбирается запрос или таблица, на основе которых создается отчет. В верхней части окна - Конструктор и ОК. Открывается окно нового отчета в режиме конструктора, аналогичное окну, представленному на рис.1.13.

В верхней части окна можно увидеть панель инструментов конструктора отчетов и панели форматирования. Кроме того, конструктор отчетов предоставляет такие средства, как окно свойств, список полей и панель элементов, которые выводятся на экран по мере необходимости с помощью меню Вид.