ПОДДЕРЖАНИЕ КАДРОВОЙ ИНФОРМАЦИИ В АКТУАЛЬНОМ СОСТОЯНИИ

Поддержание кадровой информации в актуальном состоянии можно разложить на несколько самостоятельных этапов.

Организация первичного накопления информации в начальной стадии работы с системой. Сложности этого этапа связаны в первую очередь с необходимостью ввести большой объем информации за ограниченное время. При этом требуется вводить корректную информацию, возможно, в условиях недостаточности данных. Для облегчения этой работы необходимо предусмотреть возможность импорта данных (при наличии хотя бы части информации в электронном виде) и специальный режим, облегчающий эту работу в случае ее ручного ввода. Кроме того, для крупных предприятий целесообразно использован” форм для рукопечатного заполнения и ввод данных с использованием ОСR-технологии.

Организация хранения необходимой кадровой информации.Естественно, что каждая организация может иметь собственно видение того, какую именно информацию нужно знать о сотрудниках. При этом основой информационной системы служит общепринятая в советский период личная карточка сотрудника (форма Т-2). Существуют, по крайней мере, два пути решения проблемы:

• задание некоего достаточно широкого набора хранимых данных с возможностью отключения ненужных для конкретной организации атрибутов (полей);

• обеспечение возможности конечному пользователю системы в процессе настройки самому задать список учитываемой информации.

Недостаток первого пути заключается в том, что возможна нехватка информационных атрибутов для какой-либо из фирм, а недостаток второго - в сложности реализации этого варианта, что "приводит, как правило, к ряду ограничений при работе с такой системой.

Заметим также, что при работе с трудовыми контрактами невозможно полностью унифицировать документы и необходимо использовать дополнительный механизм для индивидуального формирования контракта каждого из сотрудников. Следовательно, автоматизированная система кадровой службы должна хранить тексты трудовых контрактов или их фрагменты. Вместе с тем возможность формирования типовых контрактов ускоряет процесс оформления трудовых отношений и помогает корректно с юридической точки зрения составить контракт.

Поддержание принятого в организации цикла оформления сотрудника на работу и фиксации его деловой карьеры вплоть до увольнения. Как правило, в организации к моменту внедрения системы автоматизации кадровой деятельности уже существует определенный порядок ведения кадрового учета. Поскольку целью автоматизации является преимущественно облегчение, а не изменение работы кадровых служб, важно, чтобы система удачно вписалась в существующие или реструктурируемые технологии учета кадров. Для этого программный комплекс должен быть достаточно гибким и предусматривать возможность настройки на требуемый регламент и документооборот.

24. Корпоративные информационные системы: технологии и решения