Передача данных из Access в Word

Создание отчетов

1. Для создания отчета выполите следующие действия:

§ в окне БД выберите режим Отчеты, укажите курсором на строку Созданиес помощью мастера и нажмите кнопку <Просмотр>;

§ в окне Создание отчетов раскройте список объектов и выберите строку Таблица: Таблица 1;

§ выберите нужные поля в левом окне и с помощью кнопки <[>]> последовательно переведите их вправое окно: фамилия, должность, оклад;нажмите кнопку <Далее>;

§ в ответ на вопрос "Добавить уровни группировки?" просто нажмите клавишу <Далее>;

§ выберите порядок сортировки - по фамилии в алфавитном порядке; для этого раскройте список полей, укажите на слово «Фамилия», убедитесь в том, что управляющая кнопка находиться в положении <А/Я↓>, нажмите кнопку <Далее>;

§ выберите с помощью кнопок выбора вид макета отчета и ориентацию; например,  "Табличный,  "Альбомная"; нажмите кнопку <Далее>:

§ выберите стиль отчета Сжатый; нажмите кнопку <Далее>;

§ введите заголовок отчета Штатное расписание; нажмите кнопку выбора  в строке Просмотреть отчет; нажмите кнопку <Готово>; на экранепоявится отчет в виде таблицы (рис. 5).

1. Передачу информации из AccessвWordможно осуществить двумя способами.

Первый позволяет вставлять в документ Word, названия полей базы данных, а затемпри печати или просмотре документа наименования полей будут заменены на их содержимое. Этот способ называют Слияние с MS Wordи его используют при подготовке писем для множественной рассылки.

Второй способ Публикация в IMS Wordпозволяет вставлять в документ, подготовленный в Word, документ или таблицу, подготовленную в Access.

2. Создайте документ, в котором используется слияние Microsoft Аccess с Ward:

§ откройте ранее созданную БД ;

Рис. 5. Отчет о составлении штатного расписания

§ выберите режим 'Таблица и выделитестроку "Таблица 1”.

§ выполните команду Сервис/Связи с Office/Слияние с MS Word;

§ в появившемся окне «Слияние с документами MS Word» активизируйте кнопку выбора  "Создать новый документ и установитьсвязи сним" и нажмите кнопку <ОК>; при этом запускаетсяредактор Word, вкотором появляется новая панель инструментов Слияние.

§ в текст документ можно включить поля БД, которые потом будут автоматически заменены конкретными данными; например, необходимо вставить фамилию, нужно нажать на панели инструментовСлияниекнопку <Добавить поле слияния> и в открывшемся списке выбрать названиеполя Фамилия; в результате в текст будет вставлено слово: «Фамилия»в двойных угловых кавычках.

§ наберите следующий текст, вставляя в него названия полей базыданных:

§ для просмотра содержимого полей базы данных, расположенных в документе Word, нажмите кнопку «ABC» на панели инструментов Слияние;в документе появится значение этих полей;

§ для просмотра следующей (предыдущей) записи нажимайте кнопки <►> <Последующая запись> или <◄> <Предыдущая запись> на панели инструментовСлияние.

3. Для создания публикации выполните следующие действия:

§ Откройте БД;

§ выберитережим Отчеты и укажите на строку Штатное расписание;

§ выполнитекоманду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word; будет запущен редактор Word, в окно которого будет помещен отчет, сформированный в Access.

Лабораторная работа №6

Задание: Средствами Accessсоздать базу данных, в которой содержатся фамилии, должности и адреса руководителей предприятий и фирм. Средствами Wordсоздать циркулярное письмо с приглашением указанных лиц па выставку. Данные о руководителях вставить в письмо, используя способ обмена "Слияние".

Выполните:следующие действия:

1. В текстовом редакторе Wordсоздайте файл с произвольным именем.

2. Запустите систему Access, создайте новую базу данных и задайте ей произвольное имя. Для разработки структуры базы данных проделайте следующее;

§ выберите режим "создание таблицы а режиме мастера"; нажмите кнопку <Открыть>;

§ в появившемся диалоговом окне выберитеобразец таблицы:"Список рассылки"; используя имеющиеся образцы, создайте список полей: Имя Организации, Фамилия, Должность, Адрес; нажмите кнопку <Далее>;

§ присвойте создаваемой таблице имя «Список рассылки 1»и нажмите кнопку <Далее>;

§ выберите способ определения ключа:  "автоматически";нажмите кнопки <Далее> двараза;

§ выберите вариант  "внести данные непосредственнои таблицу" и нажмите кнопку "Готово";

§ в появившемся окне выделите мерныйстолбец с названием "Код Списка Рассылки" и удалите его командой Правка/Удалить столбец; нажмите кнопку <Да>;

3. Заполните таблицу данными, которыеприведены в табл. 3.4 и нажмите кнопку <3акрыть>.

Таблица 3.4.

4. Вдиалоговом окне Базаданных выделите строку Список рассылки-1 и подайте команду Сервис/Связь с Offiее/Слияниес Microsoft Word;выберите вариант  "установитьсвязь с готовым документом MS Wordи нажмитекнопку <ОК>.

5. Разверните появившеесяокно текстового редактора Wordна полныйэкран.

6. Наберитетекст документа:

При наборе текста вставляйтеназвания полей базы данных, которыепотом будутавтоматически заменены конкретными данными. С помощью кнопок <АВС> и <►> <◄> на панели инструментов Слияниевыведите на экранконкретные значения названий полей БД.