Язык и стиль коммерческой корреспонденции
Ошибки при составлении документов и способы их преодоления
| Тип ошибок | В чем заключаются ошибки | Способы преодоления ошибок |
| Структурные | Неверное расположение фрагментов текста документа | 1. Разбивать текст на абзацы, четко соблюдая структуру (зачин, абзацная фраза, комментирующая часть). 2. Использовать параллельные языковые конструкции. 3. Не дублировать информацию. |
| Грамматические | а) Неверная орфография и пунктуация; | 1. Следовать действующим правилам орфографии и пунктуации русского языка. 2. Знать случаи, когда допустимы отклонения от общих правил пунктуации русского языка. |
| б) Смешение значений конструкций с действительным и страдательным залогом; неверное употребление глаголов совершенного и несовершенного видов; в) Неправильное употребление деепричастных оборотов; г) Незнание структуры сложного предложения. | Учитывать различия в значении глагольных конструкций. | |
| Семантические | Неправильное использование слов и терминов; Злоупотребление отглагольными существительными с отрицанием; Неуместное употребление иностранных слов | Избегать нежелательных ассоциаций, тавтологий. Употреблять иностранное слово точно в соответствии с его значением. |
| Неоправданное сокращение слов | Соблюдать правила аббревиации | |
| Стилистические | Искусственное удлинение речи; Употребление архаизмов | Использовать устойчивые языковые модели для выражения стандартных аспектов содержания. |
К коммерческой корреспонденции относятся документы следующих видов: устав организации, договор, контракт, постановление, деловые письма.
Деловым письмом считается такая корреспонденция, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному лицу и подписана одним лицом (такое лицо в данном случае выступает как юридическое, а не частное).
Частным официальным письмом считается такая корреспонденция, которая направлена от имени: а) частного лица к организации; б) организации к частному лицу; в) частного лица к частному лицу. В последнем случае корреспонденты или незнакомы, или мало знакомы друг с другом, или поддерживают чисто официальные отношения.
Деловое письмо менее регламентировано, чем контракт или постановление, но является документом, имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Это важно, т.к. деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами.
Виды писем:
Письмо-напоминание
Письмо-просьба
Ходатайство
Информационное письмо
Письмо-приглашение
Извещение-приглашение
Благодарственное письмо
Гарантийное письмо-запрос
Сопроводительное письмо
Коммерческий запрос
Коммерческое предложение (оферта)
Ответ на предложение (акцепт)
Рекламация
При написании письма любого типа следует помнить общие правила оформления официальных бумаг:
1. Если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить "Продолжение следует".
2. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.
3. Письма печатаются на компьютере, ширина поля с левой стороны не менее 2 см, интервал – 1,5 или 2.
Композиционно письмо состоит из следующих частей: 1) обращения, 2) зачина; 3) информационной части; 4) концовки.
Зачин письма:
- Адрес.
- Место и дата написания письма.
- Обращение или наименование адресата.