Определение целей ИС

На основании анализа целей и задач организации, уже имеющихся информационных ресурсов и планов их развития, групп потенциальных пользователей, а также ресурсов, доступных для разработки и эксплуатации ИС, можно сформулировать цели ИС. При этом целесообразно учесть изменения целей, задач и ресурсов на несколько лет вперед.

Можно предложить следующие возможные варианты основной цели эксплуатации ИС:

1. Сбор, анализ и доведение для пользователей, в удобной для них форме, наиболее качественной и подробной информации по интересующей их области (для случая маркетинговой ИС - о рынках и товарах, с которыми работает организация) при заданных ресурсах на разработку и эксплуатацию ИС;

2. Сбор, анализ и доведение до пользователей информации по заданной области, позволяющей проводить анализ с заданной точностью.

На взгляд автора, вариант 1) более распространен, т.е. когда примерные расходы на ИС уже заданы и требуется разработать информационную систему, наиболее эффективную с точки зрения поставленных целей. Для варианта 2) максимальные размеры используемых для ИС ресурсов, конечно, тоже ограничены.

Цели предприятия и ИС требуется согласовать очень хорошо, а также прикинуть их возможные изменения на несколько лет вперед.

Цель разработки ИС может быть примерно следующая: “Разработать ИС, позволяющую собирать, анализировать и доводить для пользователей наиболее качественную и подробную информацию по заданной области предметной области (для случая маркетинговой ИС - о рынках и товарах, с которыми работает организация)”.

Определение основных задач ИС

После определения целей ИС составляется перечень основных задач на этап эксплуатации ИС. В качестве направлений, по каждому из которых составляются списки конкретных задач, можно отметить:

· сбор, анализ и доведение информации до каждой группы пользователей;

· контроль эффективности функционирования ИС;

· текущую доработку ИС.

Для конкретной ИС целесообразно указать (без детализации) конкретные задачи, которые должна решать эта система в течении следующих нескольких лет – какую информацию собирать, в каком виде и как часто распространять. Все эти моменты уникальны для каждой конкретной ИС.

В качестве основных задач ИС по сбору, анализу и распространению информации, стоит отразить:

1. Примерный перечень собираемой информации;

2. Основные формы представления информации (базы данных, сайт в Internet, печатные справочники, CD-ROM);

3. Для каждого вида информации надо указать:

· Ожидаемые объемы информации и требования к ее качеству;

· Примерную периодичность обновления;

· Основные виды анализа этой информации;

· Основные формы, в которых эта информация будет доводиться до пользователей, а также периодичности их выпуска.

Определение критериев оценки эффективности ИС

После установления целей ИС и примерных задач на следующие несколько лет, очень важно разработать и согласовать критерии оценки эффективности ее функционирования.

Эти критерии для организаций, собирающих информацию для своих нужд или же для продажи, будут различны. В зависимости от целей организации возможны несколько различных вариантов критериев:

1) Собираемая в рамках ИС информация предназначена для самой организации

При этом объективными критериями оценки функционирования информационной системы является количество и качество собранной информации, а также ее соответствие потребностям пользователей.

2) Собираемая в рамках ИС информация предназначена для продажи

При этом критерием будет доход от продаж собранной информации и связанных с этим услуг.

3) Сама ИС разрабатывается под конкретный заказ

При этом разработчик заинтересован в достаточно эффективном, с точки зрения заказчика, функционировании ИС и в своем доходе от этого.

Далее рассмотрен первый вариант, т.е. когда информация собирается в первую очередь для нужд самой организации.

Предварительная оценка ресурсов

На данном этапе проводится примерная оценка и сравнение имеющихся и требуемых ресурсов. В качестве ресурсов имеются в виду финансы, кадры, технические и программные средства, отдельно на разработку и на эксплуатацию ИС.

Также следует оценить время, отведенное на разработку ИС и ожидаемое время ее эксплуатации, а также периоды, на которые его целесообразно делить. На каждый такой этап проводится подробное планирование, а после его завершения - контроль эффективности выполнения этапа. На взгляд автора, длительность таких периодов целесообразно взять равной 6-ти месяцам.

Не рекомендуется браться за разработку ИС, которые с точки зрения руководства организации, должны были начать работу еще “вчера” и при явно недостаточных ресурсах на разработку и эксплуатацию. Это говорит о полном отсутствии планирования, особенно стратегического, а также о наплевательском отношении к разработке ИС. При слишком небольшом времени, выделенном на разработку ИС, вряд ли удастся правильно ее спланировать и разработать, что неизбежно приведет к проблемам во время эксплуатации.

Необходимо выявить, какие имеющиеся ресурсы руководство организации готово выделить на разработку и эксплуатацию ИС. В качестве таких ресурсов в первую очередь стоит отметить:

· время, имеющееся на разработку ИС – обычно несколько месяцев;

· персонал, который может быть задействован на разработку и на эксплуатацию ИС;

· имеющиеся и/или предполагаемые для разработки ИС технические и программные средства, а также линии связи;

· финансы, которые предполагается потратить на привлечение внешних организаций и экспертов к разработке ИС, на закупки информации и другие задачи, связанные с разработкой и эксплуатацией ИС;

· другие ресурсы – помещения для службы эксплуатации ИС и др.

После выявления предполагаемых ресурсов на разработку и эксплуатацию ИС, целесообразно на основе имеющегося опыта и экспертных оценок дать приближенную оценку минимальных и желательных затрат на разработку и эксплуатацию ИС.

Требуется также определить, на какие технические и программные средства стоит ориентироваться при проектировании системы сбора и распространения информации.

Персональные компьютеры сейчас стали достаточно мощными, поэтому, как правило, для хранения баз данных будет достаточно одного или нескольких современных компьютеров. Для ввода информации и работы с ней их может требоваться гораздо больше.

В качестве средства распространения информация можно использовать Web-сайт в сети Internet или во внутренней сети вашей организации (Intranet). Это особенно удобно для распространения информации по другим организациям и/или по находящимся в других регионах подразделениям вашей организации. Затраты на распространение больших объемов информации по многим пользователям в этом случае могут быть существенно меньше, чем при других способах распространения информации, а оперативность распространения данных – наиболее высокая.

Попытаемся дать грубую оценку экономической эффективности внедрения маркетинговой информационной системы (МИС). Использование такой системы, по оценкам автора, позволит увеличить доходы фирмы на 15-20%. Соответственно, общие затраты на разработку и эксплуатацию МИС не должны превышать возможного увеличения доходов фирмы, а лучше, если они составят процентов 5 от текущих доходов.

Работу по разработке и эксплуатации МИС целесообразно рассматривать как работу центра затрат, т.е. подразделения, необходимого для фирмы, но непосредственно не приносящего прибыли. Целесообразно устанавливать бюджет работы такого центра и оценивать его работу по заранее установленным критериям, в первую очередь – количеству и качеству собираемой информации, а также ее соответствия потребностям пользователей.

Целевую функцию информационного центра, эксплуатирующего МИС, можно определить как “сбор, анализ и доведение до пользователей информации о рынках и товарах (услугах), с которыми работает фирма”. Более детальный список видов информации, доводимой МИС до пользователей: потребители, конкуренты, товары, рынки, цены.

Например, при доходах в 200 тыс. $ в год (средняя или малая фирма), на МИС можно потратить 5% - 10 тыс. $ (до 30 тыс. по максимуму). На эти деньги можно платить зарплату не более 1-2 человекам и содержать несколько компьютеров. Это достаточно только для небольшой ИС, обрабатывающей достаточно небольшие объемы информации. Поэтому, учитывая затраты на разработку и поддержку ИС, маркетинговые информационные системы более эффективны для достаточно больших организаций.

После оценки предполагаемых и требуемых на разработку и эксплуатацию ресурсов, проводится их сравнение по каждому из ресурсов. Если хотя бы по одному из ресурсов оценка требуемых ресурсов будет в 2 или более раз больше предполагаемых, то до перехода к более детальному планированию ИС, следует обсудить эти расхождения с руководством организации или другими заказчиками ИС.

Определение допущений и рисков

На данном этапе желательно приближенно оценить использованные при предварительной оценке ИС допущения, а также возможные риски во время разработки и эксплуатации ИС.

В качестве типового допущения обычно предполагается, что ресурсы на разработку и эксплуатацию ИС будут выделяться своевременно и в нужном объеме.

Возможным риском является случай, когда руководство предполагает разработать ИС, работающую в сети Internet, силами своих сотрудников, а среди них специалистов, имеющих опыт разработки систем в Internet, нет.

Целесообразно проанализировать возможные проблемы, а также наиболее типичные ошибки, часто допускаемые сейчас российскими фирмами:

· недостаточное планирование разработки и эксплуатации ИС. Часто отсутствуют даже согласованные между разработчиками и руководством организации цель и критерии оценки эффективности ИС;

· небрежное отношение к обновлению информации, что приводит к быстрому ухудшению ее качества и недоверию пользователей ко всей ИС в целом;

· слишком маленькие или слишком большие ресурсы на разработку ИС.

В качестве рисков можно отметить также высокую нестабильность ситуации в РФ.

Согласование результатов анализа

На данном этапе проводится согласование результатов предварительного анализа ИС с руководством организации и другими заинтересованными лицами – в первую очередь с группами потенциальных пользователей ИС.

Результаты анализа целесообразно оформить в письменном виде. В первую очередь важно составить резюме проекта по разработке и эксплуатации ИС. На взгляд автора, достаточно удобно для оформления резюме использовать форму, предложенную для предварительного анализа проектов в одной из лучших книг по управлению проектами /2/. Далее приводится разработанное автором резюме проекта по разработке ИС.

Пожалуй, целесообразно сразу предложить несколько вариантов ИС, различающихся набором функций и затратами на разработку и эксплуатацию системы:

· базовый вариант ИС;

· более дешевый вариант, с меньшим набором функций;

· более дорогой вариант ИС, с расширенными возможностями.

После согласования результатов анализа и выбора варианта реализации ИС, проводится детальное планирование проекта по разработке и эксплуатации ИС.

Рассмотрим в качестве примера задачу создания ИС, в которой собраны описания источников информации по/для МП во всех регионах РФ:

Проблема/возможность:

Недостаточность имеющейся информации по развитию МП в регионах РФ и по региональным информационным ресурсам по/для МП. Вся эта информация разбросана по сотням различных источников и собрать ее весьма сложно, а поддерживать эту информацию в актуальном состоянии – еще сложнее.

Цели и задачи организации: сбор, анализ и распространение информации по состоянию МП в России, проведение исследований в этой области.

Имеющиеся заделы:

· Собрана существенная часть информации - адреса структур поддержки МП, статистика по МП, описание ряда региональных серверов и источников информации по/для МП, ряд документов по МП;

· Разработаны базы данных для хранения всех перечисленных видов информации;

· Разработана структура представления этой информации в Internet;

· Разработан макет программного обеспечения для генерации всей перечисленной информации в виде печатного каталога;

· Выпущен каталог региональных информационных ресурсов по/для МП, для создания которого использованы все перечисленные выше технологии;

· Имеются следующие технические и программные средства: …

Группы потенциальных пользователей ИС: федеральные и региональные структуры поддержки МП, в меньшей мере сами МП.

Ресурсы, предполагаемые на разработку и эксплуатацию ИС: …

Цель ИС:

Собрать и сделать доступными для структур поддержки МП и самих МП региональные информационные ресурсы по МП.

Задачи ИС:

· В ИС должна быть включена основная информация по текущему состоянию МП в каждом из регионов РФ, а также описания региональных информационных ресурсов по МП;

· Информация должна быть собрана в виде баз данных, выставлена на сайт в сети Internet, выпущена в виде печатного каталога и на CD-ROM;

· Печатный каталог должен быть отпечатан в типографии в количестве … экземпляров и не позднее …

· CD-ROM должен быть подготовлен в количестве … экземпляров и не позднее …

· Информация каталога на сайте в Internet должна обновляться не реже раза в 6 месяцев.