Документація по проекту

Делегування прав і відповідальності

У процесі керування проектом, менеджер того або рангу, у тому числі і менеджер проекту, має постійне спілкування з людьми. Ці спілкування зводяться до різних правил, формам і методам. Головна задача менеджера проекту забезпечити ефективну реалізацію проекту. Для цього необхідно вміло розподілити роботу серед членів робочої групи, здійснюючи при цьому загальне керівництво, планування, організацію, координацію і контроль за реалізацією проекту і створити умови для роботи кожного працівника. Передача (делегування) більшої частини роботи іншим особам тісно зв'язана з людськими взаєминами і мистецтвом керування.

Передачу (делегування) повноважень доцільно використовувати в наступних випадках:

- коли підлеглий зможе роботу зробити краще;

- коли керівник (менеджер) зайнятий і не може сам виконати роботу;

- коли делегування повноважень дозволяє менеджерові зосередитися на більш важливих роботах.

Делегуючи повноваження підлеглим, менеджер повинен делегувати їм право і відповідальність, установлювати контроль за виконанням і установити ті або інші методи мотивації.

Передача прав і відповідальності підлеглим припускає строге дотримання ними норм управлінської діяльності: влади, відповідальності і звітності.

Передача прав, влади в процесі реалізації проекту означає повноваження підлеглого на здійснення визначеної роботи і дій для досягнення задумів, планів і результатів його керівника. Влада надає право, у рамках повноважень підлеглого, приймати ефективні рішення по виконанню дорученої роботи, за які він несе відповідальність. Під владою передачі мається на увазі і відповідальність.

Відповідальність передається зверху вниз і як найнижче в ієрархічній організації, зберігаючи кінцеву ефективність прийнятих рішень, але вона не може передаватися іншій особі цілком. Передача відповідальності підлеглому не знімає відповідальності з менеджера проекту.

Звітність здійснюється знизу нагору і спрямована на контроль виконання делегованих повноважень, орієнтована на результат для досягнення кінцевої мети. Звітність про хід досягнення цілей колективом залишається за менеджером проекту. Звітність не можна передавати особі, яка не задіяна в дорученій роботі.

Зразкова посадова інструкція керівника проекту

Керівник проекту зобов'язаний знати:

• законодавчі, нормативно-правові і нормативні, регламентуючі будівельні роботи;
• технічні, економічні, екологічні вимоги, що пред'являються до проектованих об'єктів;
• будівельні норми і правила, економіку і організацію будівництва, основи будівельного виробництва;
• стратегію розвитку підприємства;
• виробничі потужності підприємства і його виробничої бази;
• спеціалізацію підрозділів підприємства і виробничі зв'язки між ними;
• організацію виробничого планування на підприємстві;
• порядок розробки моделі проекту, календарних графіків будівництва, бюджету проекту;
• організацію оперативного обліку ходу будівельного виробництва з використанням корпоративної інформаційної системи;
• основи трудового законодавства;
• правила і норми охорони праці;
• основи техніки безпеки і контролю якості;
• керівник проекту зобов'язаний володіти системою управління проектами Spider Project на рівні упевненого користувача.

Функціональні обов'язки:

Керівник проекту забезпечує виконання всіх робіт за проектом (об'єкту будівництва) по будівництву і своєчасному введенню в експлуатацію об'єкту.

Для цього:

1. Здійснює планування і управління проектом на всіх його стадіях від запуску до завершення.

2. Розподіляє завдання між підлеглими працівниками. Координує роботу виробничої ділянки і інших учасників команди управління проектом. При необхідності і за узгодженням з функціональними керівниками залучує фахівців інших функціональних підрозділів.

3. Здійснює координацію робіт субпідрядних організацій.

4. Здійснює взаємодію з міськими службами

5. Здійснює взаємодію із службою Замовника. Спільно з начальником ділянки, погоджує з представниками технагляду Замовника приймання-здачу етапів робіт. В кінці звітного місяця погоджує із Замовником об'єми робіт, які будуть пред'явлені до оплати. Після узгодження об'єми робіт прямують в кошторисно-договірній відділ, для формування форм КС-2, КС-3.

6. Здійснює керівництво розробкою комп'ютерної моделі проекту (календарних графіків будівництва з бюджетом), їх коректування протягом виконання проекту. Ініціацію на внесення змін у зв'язку з додатковими роботами.

7. Організовує технічну підготовку будівництва, керує роботою по оперативному управлінню будівництвом відповідно до затвердженого графіка виробництва робіт.

8. Спільно з проектним офісом вживає заходів, направлених на скорочення витрати матеріальних ресурсів при реалізації проекту.

9. Організовує оперативний контроль і управління ходом виконання проекту, за забезпечення будівництва технічною документацією. Проводить заходи щодо внутрішнього контролю і контролю якості.

10. Ініціює підготовку і оформлення договорів з постачальниками і субпідрядниками на проект. Бере участь у формуванні умов договорів.

11. Здійснює контроль за своєчасним забезпеченням об'єкту проектно-кошторисною документацією, забезпечує відповідність виконуваних робіт проектно-кошторисної документації, дотриманням будівельних норм і правил здачі об'єктів в експлуатацію у встановлені терміни.

12. Здійснює контроль за дотриманням графіка поставки матеріалів і конструкцій.

13. Керує обліком матеріалів і конструкцій відповідно до лімітної карти матеріалів проекту (відомістю потреби матеріалів і конструкцій).

14. Забезпечує виконання термінів по введенню об'єкту в експлуатацію і виконання бюджету проекту.

15. Інформує керівництво про хід робіт за проектом.

16. Відповідає за надання затвердженої звітності за проектом.