Проектирование документации

Системы классификации и кодирования

Структура и содержание информационного обеспечения

Информационное обеспечение - важнейшая обеспечивающая подсистема АИС, предназначенная для снабжения пользователей своевременной и достоверной информацией, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений; это совокупность средств и методов построения информационной системы экономического объекта. Оно может быть: внемашинное (включает системы показателей, классификаторов и кодов и документации) и внутримашинное (различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных).

Информационное обеспечение делится на

Ø системы показателей данной предметной области (напр. показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной отчетности, анализа...)

Ø системы классификации и кодирования

Ø документация

Ø потоки информации - варианты организации документооборота

Ø различные информационные массивы (файлы) с различной степенью организации

Наиболее сложной организацией является автоматизированный банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между различными пользователями.

В ходе проектирования информационного обеспечения

Ø определяется состав показателей, необходимый для решения экономических задач, их объемно-временные характеристики:

Ø разрабатываются различные классификаторы и коды

Ø выявляется возможность применения унифицированной системы документации для отражения показателей, проектируются формы новых первичных документов, приспособленных к требованиям машинной обработки

Ø ведется организация информационного фонда;

Ø определяется состав БД и его организация;

Ø проектируются формы вывода результатов обработки

При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам-признакам, которая осуществляется на основе систем классификации и кодирования.

Классификация - распределение элементов множества на подмножества на основании зависимостей внутри признаков. В единую систему классификации и кодирования входят самые разнообразные классификаторы: общегосударственные, отраслевые, локальные (составленные для АИС предприятий).

После классификации идет кодирование - процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям по определенным правилам, установленным системой кодирования. Наибольшее распространение получили системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Коды могут быть: цифровые, буквенные, смешанные. К кодам предъявляются следующие требования:

Ø должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка;

Ø быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта;

Ø должны быть стабильными, часто не пересматриваться;

Ø иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры;

Ø быть экономичными, т.е. обладать минимальной значностью.

Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.

Входные и выходные документы являются формами носителей информации, имеющими юридичекую силу. Во входных документах содержится первичная информация, отражающая состояние экономического объекта и его системы управления, а в выходных документах - сводно-группировочные сведения, которые являются результатом обработки ранее полученной информации. По способу заполнения и те и другие документы получаются вручную либо при помощи технических средств.

В финансово-кредитных организациях используется только унифицированная документация; требования к таким документам

Ø стандартные формы построения, предусматривающие определенные размеры бланков и выделение заголовочной, содержательной и оформительной частей

Ø приспособление к компьютерной обработке

Ø включение всех необходимых для целей управления реквизитов и исключение их дублирования

Первичные документы могут быть и не унифицированные в виду многообразия отраслевых форм и специфики их построения для учета труда и заработной платы, производственных запасов, сбыта и реализации продукции и пр. Если нет возможности применить унифицированные формы документов в какой-либо задаче, то проектируются новые формы первичных документов, приспособленные к автоматизированной обработке. Первичные документы формируются либо традиционными способами до ввода в компьютер, либо непосредственно на ПЭВМ. В любом случае следует спроектировать документ по существу, т.е. включить в него те реквизиты, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хозяйственных операций.

Проектирование форм документов, выписываемых вручную или на печатающих машинках сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В заголовочной части помещаются постоянные справочно-группировочные признаками с их названиями и кодовыми обозначениями, в содержательной части переменные признаки и количественно-суммовые реквизиты, в оформляющей части - подписи юридических лиц, ответственных за хозяйственные операции. Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями. Ввод информации с первичных документов на клавиатуре ПЭВМ ведется по макетам, отраженным на экране дисплея.

Чаще всего экономические данные выводятся на бумажные носители и на дисплей в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм. Проектирование формы сводки заключается в удобном расположении реквизитов на бланке. Обычно группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые итоги - по степени возрастания итогов. В ходе проектирования разрабатываются "шапки" выходных таблиц, записываемые на машинные носители и используемые при печати сводок на ПЭВМ. Исходные данные набираются на клавиатуре, а для вычисления промежуточных величин и итоговых строк в соответствующие клетки помещаются формулы расчета.