Проведення документа

Введення документів

Документи і журнали документів

У програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” інформація про господарські операції, що відбуваються на підприємстві, може вводитися за допомогою документів і зберігатися в журналах документів. При налагодженні конфігурації здійснюється настройка документів і створюються необхідні журнали для їх збереження. На відміну від бухгалтерських операцій, документи поділяються на види, кожний з яких призначений для збереження специфічної інформації про господарську операцію певного типу (наприклад, видачу грошей із каси).

Будь-яка операція господарської діяльності підприємства може бути зафіксована шляхом введення інформації в документ відповідного виду і запису цього документу до журналу. При настройці визначається структура документів, вид діалогів для їх введення, друкарські форми, а також алгоритми відображення даних, які містяться в документі, в бухгалтерському обліку.

Документ будь-якого виду має номер і дату. Документ може мати дві основні частини: шапку і табличну частину. До шапки входять реквізити, що є спільними для документа (наприклад, для такого документа як рахунок, це: назва клієнта, реквізити клієнта і, можливо, розмір знижки).

Таблична частина документа є списком однотипних даних, які можуть зустрічатися більше одного разу в документі (це, наприклад, список товарів з кількістю і номенклатурою для того ж рахунку).

У загальному випадку таблична частина є сукупністю рядків визначеної структури. У деяких документах таблична частина може використовуватися як вихідні дані для розрахунку загальної суми (наприклад, загальної вартості виписаних по рахунку товарів). Документ у програмі “1С:Бухгалтерия 7.7” може містити тільки одну табличну частину.

Проведенням документа називається дія, що виконує зміни інших даних системи на підставі інформації документа. Насамперед, для документів програми “1С:Бухгалтерия 7.7” проведення використовується для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції за введеним документом.

Зауважимо, що для деяких видів документів проведення може не використовуватись. Звичайно, це ті документи, за якими не формуються проводки.

Запит на необхідність проведення документа видається на екран при натисканні кнопки форми документа, яка здійснює проведення документа (звичайно це кнопка “ОК” або “Провести”).

Якщо на запит відповісти “ОК” – документ буде проведений. У журналі документів проведений документ буде позначений у крайньому лівому стовпчику спеціальним знаком.

Відповівши на запит “Нет”, ви можете відмовитися від проведення документа прямо зараз, а виконати проведення іншим часом. Але при цьому треба мати на увазі, що при відмові від проведення документа існуюча операція документа (якщо він проводився раніше) не зміниться.

В описаній вище ситуації існує потенційна можливість розбіжності даних документа і сформованих ним проводок. Проте в конфігурації для окремих видів документів може бути заборонений запис проведеного документа без його обов'язкового перепроведення.

Щоб зробити документ непроведеним, слід в меню Действия головного меню програми вибрати функцію Сделять документ непроведенным. Після підтвердження позначка проведеного документу зміниться на іншу.

При скасуванні проведення документа скасовуються всі дії, що він виконав у процесі проведення. Насамперед це стосується проводок, записаних при проведенні документа. Також може бути знищена операція, сформована документом, якщо вона була сформована тільки при проведенні, що визначається в конфігурації. Крім того, якщо документ при проведенні змінював значення періодичних реквізитів довідників, то зміни, зроблені цим документом, також будуть знищені.

Непроведений документ можна відкоригувати, записати, провести (або не проводити), а знак у крайньому лівому стовпчику журналу буде правильно відображати поточний стан документа.

3. Створення резервних копій баз даних

Для виконання настройки програми “1С:Бухгалтерия 7.7” необхідно здійснити кофігурування системи (режим “Конфигуратор”)..

Для виконання дій, які називають конфігуруванням програми, необхідно закрити програму, що виконується, і запустити програму в режимі “Конфигуратор”. Перед тим, як виконувати якісь дії, що змінюють конфігурацію, треба вжити заходів безпеки. Не зайвим буде зберегти існуючу конфігурацію, щоб у випадку невдалої спроби можна було повернутися до первісного стану. Для зберігання поточної інформаційної бази треба через меню Администрирование –Сохранить данные звернутися до режиму архівації поточної бази даних. Архівація забезпечує збереження всіх описів типової конфігурації, а також усіх даних, введених в режимі ведення бухгалтерського обліку. При зверненні до режиму архівації на екран буде виведене вікно “Архивирование”, у якому є декілька полів. У першому приведений список типів файлів, які архівуються. Можна його скоротити, знищивши деякі типи файлів, але тоді, відповідно, не вся інформація буде збережена і щось не вдасться відновити при поверненні до вихідного стану.

Другий важливий момент полягає у необхідності зазначити диск, папку та ім'я файла, куди повинна бути розміщена архівна копія. Ім'я файла і шлях до нього вказують в полі “Архивировать в…”. За замовчуванням файл одержує розширення “zip”.

6. Пошук, перегляд і зберігання фінансової інформації в Інтернет