Рекомендації щодо укладання описової статті реєстру

Структура описової статті анотованого реєстру описів

1. Порядковий (наскрізний) номер статті реєстру

2. Номер фонду

3. Назву фонду

4. Загальна кількість описів, справ та крайні дати документів фонду

5. Номер опису і назва за наявності

6. Кількість справ в описі та крайні дати документів

7. Анотація складу і змісту документів опису

8. Мова документів

9. Умови доступу до документів опису

10. Довідковий апарат до фонду

11. Примітки (інша суттєва інформація про фонд)

1. Порядковий (наскрізний) номер статей реєстру. Перший пункт в описовій статті реєстру обов’язково містить порядковий (наскрізний) номер, що є основою при укладанні довідкового апарату до реєстру та наступного орієнтування користувача в пошуку потрібних йому відомостей. Порядковий номер статті реєстру виділяють жирним шрифтом разом з порядковим номером позиції .

Приклад: 1. 12

2. Номер фонду.Описові статті анотованого реєстру описів розміщуються послідовно у порядку зростання номерів фондів. Номери фондів, що з тих чи інших причин були передані до інших архівних установ – пропускаються.

Номер архівного фонду вноситься до реєстру разом з літерною складовою “Р” або “П”.

Приклад: 2. ф. Р-11

2. ф. П-245

Якщо номер архівного фонду має позначення ступеня секретності фонду “сч” або “с”, то ці літери записують після цифрової складової номеру.

Приклад: 2. ф. 14 сч

3. Назва фонду.До реєстру вносять назву фонду в останній його редакції українською мовою та виділяють жирним шрифтом разом з порядковим номером позиції.

Приклад: 3. Виробниче об’єднання по видобутку нафти і газу

“Укрзахіднафтогаз”

Географічна складова назви фонду складається з назви населеного пункту в називному відмінку та району, області (округу) – у родовому відмінку. Скорочення таких слів як село – c., місто – м., містечко – м-ко, селище міського типу – смт допускається тільки у складовій називного відмінку назви фонду.

Приклад: 3. Попівська сільська рада робітничих, селянських та червоноармійських депутатів, с. Попівка Хорольського району Лубенського округу

Офіційно прийняте скорочення назви фонду і/або назви установи (за наявності) розміщують у круглих дужках після повної назви фонду або установи.

Приклад: 3. Центральне статистичне управління (ЦСУ)

4. Загальна кількість описів, справ та крайні дати документів фонду.Відомості про обсяг фонду та крайні дати документів фонду записують одним рядком розділяючи їх комою.

Приклад: 4. 1 оп., 10 спр., 1945–1964 рр.

5. Номер опису і назва за наявності.Числовий показник номеру опису зазначають після слова “опис” з великої літери та виділяють жирним курсивом разом з порядковим номером позиції.

Приклад: 5. Опис 1

Якщо опис має назву, то її зазначають після номеру опису і також виділяють жирним курсивом

Приклад: 5. Опис 5 Управління статистики капітального будівництва ЦСУ

УРСР (у 4-х т.)

Якщо опис складається з кількох томів або книг, ці відомості подають у дужках після номеру опису або після номера і назви опису.

Приклад: 5. Опис 1 (у 2-х кн.)

Якщо номер опису має літерну складову “л” або “ос” то їх записують після цифрової складової номеру через дефіс.

Приклад: 5. Опис 4-л

Приклад: 5. Опис 2-ос

Якщо опис має позначення ступеня секретності “с” або “сч”, то їх записують після цифрової складової номеру.

Приклад: 5. Опис 7 сч

6. Відомості про обсяг опису(у справах) та крайні дати документів опису.записують одним рядком розділяючи їх комою.

Приклад: 6. 10 спр., 1945–1964 рр.

Ця позиція описової статті заповнюється навіть якщо опис має позначення ступеня секретності опису “сч” та “с”.

7. Анотація складу і змісту документів опису. Анотацію укладають у довільній формі, використовуючи дані аркушу фонду, заголовки справ внесених до опису або безпосередньо за описами і/або справами. Анотація складу і змісту документів опису повинна містити достатню інформацію про склад і зміст документів.

Якщо опис розбитий на томи, то анотація складається окремо до кожного тому опису (зокрема, якщо поділ на томи відбиває структуру фондоутворювача. Якщо інформація змісту документів описів є однотипною, можна вживати вираз “Те саме”.

Анотації до документів описів з позначенням ступеня секретності “с” укладають на рівні типово-видового складу документів, не розкриваючи їх змісту.

Анотації до документів описів з позначенням ступеня секретності “сч” укладають на рівні документів з відкритим доступом.

8. Мова/и документів опису.Мову/и, якою/якими закріплено інформацію в документах опису зазначають у довільному порядку. Водночас, рекомендується першою вказувати ту мову, яка переважає у масиві документів фонду.

Приклад: 8. Російська, українська

Приклад: 8. Українська, російська

9. Умови доступу до документів опису.Якщо доступ до документів опису необмежений, то в таких випадках рекомендовано вживати слово “відкритий”.

Приклад: 9. Відкритий

Якщо доступ до документів опису обмежений, то в таких випадках рекомендовано застосовувати термін “обмежений”.

Приклад: 9. Обмежений

10. Інформація про довідковий апарат до фонду.Вказують: наявність картотек, покажчиків, оглядів, у тому числі опублікованих. Інформація подається одним рядком, її складові розділяють крапкою.

Приклад: 10. Покажчики: предметно-тематичний, географічний. Огляд.

Якщо така інформація відсутня, то після порядкового номеру ставиться прочерк у вигляді довгого тире.

Приклад: 10. —

11. Примітки.У примітках зазначається інша суттєва інформація про документи описів фонду (наявність страхової копії, умови, що регулюють умови відтворення документів опису тощо). Інформацію подають одним рядком, її складові розділяють крапкою.

Приклад: 11. Копії документів у вигляді мікрофільмів.

Приклад: 11. Частина документів у вигляді фотокопій.

Якщо інша суттєва інформація відсутня, то після порядкового номеру ставиться прочерк у вигляді довгого тире.

Приклад: 11. —

Додаток В 1

Приклади описових статей анотованого реєстру описів фондів періоду 1917–1991 рр. за рекомендованою структурою (за фондами ЦДАВО України)

Приклад: 1.

2. ф. 413

3. Центральна комісія національних меншин при Всеукраїнському Центральному Виконавчому Комітеті

4. 2 оп., 612 спр., 1923–1933 рр.

5. Опис 1

6. 599 спр., 1923–1933 рр.

7. Постанови ВУЦВК і Раднаркому УСРР. Циркуляри, положення, протоколи засідань, плани та звіти ЦК та окружних бюро національних меншин. Відомості про національний склад населення УСРР та культурно-просвітницьку роботу серед національних меншостей. Документи про українізацію.

5. Опис 2

6. 13 спр., 1924–1928 рр.

7. Протоколи закритих засідань ЦК нацменшин при ВУЦВК. Матеріали про роботу ЦК нацменшин. Доповідні записки про роботу з антисемітизмом в Україні. Протоколи обстежень поселень представників національних меншин.

8. Українська, російська, єврейська, польська та ін.

9. Відкритий

10. ––

11. Копії справ у вигляді мікрофільмів

Приклад: 1.

2. ф. 2209

3. Народне міністерство судових справ Української Народної Республіки

4. 2 оп., 873спр., 1917–1918 рр.

5. Опис 1

6. 56 спр., 1917–1918 рр.

7. Журнали засідань Ради Міністрів доби Центральної Ради. Обіжники Генерального Секретаріату та Міністерства судових справ Центральної Ради про надсилання відомостей щодо ведення судових справ. Постанова військового прокурора армії УНР Південно-Західного фронту про скасування військових і морських судів. Накази міністра судових справ Центральної Ради про призначення службовців на посади.

5. Опис 2-ос

6. 817 спр., 1917–1918 рр.

7. Особові справи службовців Народного міністерства судових справ УНР

8. Українська

9. Відкритий

10. —

11. —

Приклад: 1.

2. ф. 5247 с

3. Центральний комітет комуністичної партії Української Радянської Соціалістичної Республіки

4. 1 оп., 122 спр., 1971-1991 рр.

5. Опис 1 с

6. 122 спр., 1971–1991 рр.

7. Постанови, витяги з постанов, додатки до постанов, листування

8. Російська, українська

9. Обмежений

10. —

11. —