ЭТАПЫ ПРОЦЕССА КОНТРОЛЯ
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Виды контроля:
1. Предварительный — предшествует активной деятельности и состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе.
2. Текущий — направлен на деятельность организации, в частности:
— стратегический — на оценку эффективности использования ресурсов;
— оперативный — на наблюдение за производственными и хозяйственными процессами.
3. Итоговый — анализирует и оценивает результаты выполнения планов, сильные и слабые стороны организации.
• Стандарты контроля и требования к ним
• Точки контроля
• Отклонения
• Корректирующие действия
Процесс контроля состоит из нескольких этапов. Сначала определяются параметры функционирования и развития организации, которые необходимо контролировать, и источники информации о них. Эти параметры на практике принимают вид различного рода стандартов и нормативов, отражающих заложенные в планы задачи. Речь может идти о нормативах расходования материальных ресурсов на единицу продукции или объем работ, нормах денежных затрат, показателях эффективности, сроках выполнения или продолжительности тех или иных работ и т.п.
К нормативам и стандартам предъявляются такие требования, как научная обоснованность, гибкость (способность изменяться в соответствии с новыми условиями), надежность, выполнимость в обычных условиях (слишком высокие нормативы пугают, а. слишком низкие — расхолаживают), точность отражения реальных процессов. Соответствие этим требованиям позволяет нормативам служить критериями оценки подразделений и отдельных лиц.
Не все, что нужно контролировать, удается выразить в количественных показателях, например морально-психологический климат в коллективе. Это усложняет процесс контроля. Но в ряде случаев последний можно осуществить, ориентируясь, скажем, на различные реакции людей.
Затем создается модель функционирования организации, где отражаются потоки ресурсов, информации, места образования промежуточных и конечных результатов. Эти так называемые «точки контроля» являются наиболее подходящими местами для наблюдений и измерений.
Измерения — самый трудоемкий и дорогостоящий элемент контроля. На них приходится львиная доля затрат. Именно величина последних зачастую и предопределяет, стоит ли заниматься контролем. Ведь его задача состоит, прежде всего, в нахождении путей сокращения расходов, а не в их увеличении.
В процессе наблюдений накапливается информация о состоянии и результатах функционирования объекта контроля. Она должна быть точной, дающей возможность принимать обоснованные решения.
Информация сопоставляется с нормативами, что позволяет определить, имеются или нет отклонения от них, насколько эти отклонения находятся в пределах допустимого, не пора ли осуществлять корректирующие действия и если действовать — то как, с какой интенсивностью. Здесь самое трудное — оценить фактическую ситуацию и определить, имеют ли на самом деле место отклонения, поскольку иногда сами стандарты могут оказаться нереальными.
Допустимую величину отклонений, в пределах которой они не должны вызывать тревоги, устанавливает высшее руководство фирмы. При этом очень важна точность, ибо, если допустимый масштаб их слишком велик, можно вовремя не заметить проблемы, и фактические отклонения станут угрожающими. Если же он незначителен, организация будет реагировать на любые отклонения, что разорительно.
Наконец, завершающий этап процесса контроля состоит в корректировке деятельности организации: пересмотре целей, планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии производства и управления.
Но к ней нужно относиться весьма осторожно. Если дела идут неплохо и поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить лишних изменений, Ведь, за исключением особых случаев, те или иные отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы и не так уж значительно влияют на конечные результаты. Между тем, борьба с ними обходится недешево, поэтому ее, по возможности, стараются избегать.
На. практике существуют два пути корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклонения, их ликвидации или нейтрализации. Второй путь состоит в изменении самих стандартов деятельности, которые могут быть и ошибочными, поскольку, например, часто устанавливаются на основе прогнозов.