Форма акта приема-передачи при смене заведующего архивом
Форма карты-заместителя дела
Форма книги выдачи дел из хранилища
Форма титульного листа книги выдачи дел из хранилища
Наименование организации
Наименование ведомственного архива
КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА
Начата ______________________
Окончена ____________________
| № п/п | Дата выдачи дел | Фонд № | Опись № | Дело № | Кому выдано | Расписка в получении дела | Дата возврата дела | Расписка в возвращении дела |
Итого в _______________ году выдано из хранилища № ____________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника,
составившего итоговую запись подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование организации
Название архива
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело __________________________________________
(№ и заголовок)
Опись _________________________________________
(№ и название)
Фонд __________________________________________
(№ и название)
Выдано ________________________________________
(дата выдачи) (кому выдано)
во временное пользование (читальный зал) до __________________________
(дата возврата)
Наименование должности
сотрудника, выдавшего
дело подпись Расшифровка подписи
Дата
(лица, ответственного за архив)
| Наименование организации А К Т _______________ № ________________ __________________________________ (место составления) Приема-передачи при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) Дата | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации подпись Расшифровка подписи Дата |
В соответствии с приказом от ________________________ № ________________
_________________________ передал (а), а ______________________________________
(Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего)
принял в присутствии комиссии (третьего лица), образованной на основании данного приказа, в составе председателя __________________________________________________
(Ф.И.О.)
и членов ____________________________________ документы архива, страховые копии
(Ф.И.О.)
документов за __________________ годы и учетно-справочный аппарат к ним:
| № п/п | Название и номер описи | Количество экземпляров описи | Количество принятых дел – числитель, знаменатель – количество ОЦД | Количество ед.хр. страхового фонда | Примечание |
Итого принято ____________________________________________________ дел, в
(цифрами и прописью)
том числе ________________________ особо ценных дел;
(цифрами и пропись)
___________________________________________ ед.хр.страхового фонда и
(цифрами и прописью)
______________________________описей в _________________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
экземплярах.
Состояние документов, страхового фонда и описей: ___________________________
________________________________________________________________________
(общая характеристика состояния)
Одновременно передаются ________________________________________________
(виды НСА и их объемы, состояние)
Состояние помещения архива: _____________________________________________
(общая характеристика состояния)
Наличие и состояние оборудования и инвентаря: ____________________________
(общая характеристика состояния)
Передал: подпись Расшифровка подписи
Принял: подпись Расшифровка подписи
Председатель комиссии
(Третье лицо) подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии: подписи Расшифровка подписи
Расшифровка подписей
ЛИТЕРАТУРА
1. Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М.: Архивоведение. Издательство "Академия", 2007.
2. Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций. Серия: Библиотека журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера" М.: Издательство МЦФЭР, 2005.
3. Артизов А.Н. Архивное законодательство России. - 2-е изд. (CD). Издательство "Термика-М", 2005.
4. Владыкина В.А., Глуховская И.И., Дегтярева И.А., Елпатьевский А.В., и др.
Документы, содержащие персональные данные, в государственных архивах России: справочное - информационное пособие. Росархив, ВНИИДАД М.: 2006.
5. Возвращение "Смоленского архива"//Отечественные архивы. М.: РОССПЭН, № 2. 2006. Сб. статей.
6. Жукова М.П., Пучко Н.А., Усанова О.В. и др. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика). М.: ВНИИДАД, 2006.
7. Конюхов В.А. Чтобы работа была эффективной, офис избавьте от пыли архивной! Справочник секретаря и офис-менеджера. М.: Издательский дом "МЦФЭР", № 2, 2005.
8. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерции/Сост. Н.И.Химина, А.В.Елпатьевский. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2006.
9. Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами/Сост. З.В. Бушмелева (ответственный исполнитель), В.Е. Соболев, Л.П. Шотина. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2007.
10. Ульянина Е. А., Якименко А. С. Архивоведение: конспект лекций. М.: Издательство " Высшее образование", 2007.
11. Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу: Методические рекомендации. Лаборатория научно-методических разработок Главархива Москвы. 2006.