Создание оптиальных условий хранения документов

Помещений архива

Тема 7.1. Устройство, оборудование и эксплуатация

Создание оптимальных уловий для хранения документов – главная задача архивистов.

Под обеспечением сохранности документов организации, как правило, понимают определенный комплекс работ.

Комплекс работ, обеспечивающий сохранность документов организации:

• создание оптимальных условий хранения документов;

• размещение документов в местах хранения;

• обеспечение физико-химической сохранности документов.

• учет документов и соблюдение правил выдачи дел;

• проверка наличия и состояния дел, определение состава особо ценных дел и документов, создание на них страхового фонда.

Оптимальные условия хранения документов:

• наличие помещения для архива организации;

• наличие в архиве специального оборудования для размещения дел (стеллажей, с металлических шкафов, сейфов, специальных архивных коробок или папок и пр.);

• оснащение архива средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализацией;

• поддерживание оптимальных условия для физико-химической со­хранности документов.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания (помещения). Для государственных архивов строят специальные здания.

Помещение предусматривают и располагают в здании не ниже второй степени огнестойкости рядом с помещениями в зданиях структурных под­разделений, в составе которых действует архив. Это помещение должно быть удалено от помещений, связанных с хранением и использованием химических веществ, пищевых продуктов и т.п., и не иметь с ними общих вентиляционных каналов.

В хранилищах не должно быть также водопроводных, газовых, ка­нализационных и других магистральных трубопроводов. Немагист­ральные трубопроводы изолируют специальными защитными приспо­соблениями.

Основным помещением архива является хранилище для документов. В зависимости от объема ежегодно образующихся документов хранилища проектируют с запасом свободной площади.

Свободная площадь в архиве позволяет иметь :

- дополнительное помещение для приема, временного хранения, акклиматизации и научно-технической обработки дел;

- комната для документов, пораженных вредителями (изолятор);

- помещения для сотрудников архива и работы исследователей;

- читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов;

- помещения для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией (+дезинфекционная камера);

- комната для реставрации и переплета документов;

- комната для приема пищи сотрудниками.

Если рабочие комнаты и хранилище не изолированы, между ними устанавливают специальные перегородки.

Наружные двери помещения архива должны быть металлическими и иметь прочные замки. В нерабочее время двери опечатывают.

На окна, в которые возможен доступ извне, устанавливают открывающиеся металлические решетки с замками, которые так же, как и двери , опечатывают пломбиром.

Печать хранят вместе с ключами в месте, установленном правилами внутреннего распорядка организации.

Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных ей хранилища и другие помещения архива располагают в помещениях снами на Северную сторону.

Лица, не являющиеся штатными сотрудниками, или ответственными архив, в помещение хранилища допускаются только с разрешения ответственных лиц и в присутствии сотрудника архива.

Руководителям организаций, в которых существует архив, рекомендуется не реже одного раза в 5 лет назначать комиссию по проверке исправности технического оснащения помещений архива и состояние температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режима.

В особых ситуациях (угроза затопления, пожара, и т.п.) заведующий архивом ставит о них в известность руководителя организации. По результатам осмотра помещения составляют акт, который утверждает руководитель организации.

Архив оснащают специальным оборудованием для размещения дел. Хранилища оборудуют стационарными металлическими или деревянными (при условии обработки огнезащитным составом) стеллажами.

Существует установленный для архивов порядок размещения стеллажей.

Параметры размещения стеллажей:

• ширина между рядами стеллажей - 120 см;

• ширина проходов между стеллажами - 75 см;

• расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене - 75 см;

• расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

• расстояние от пола до нижней полки стеллажа не менее 15 см;

• расстояние между полками по высоте - 40 см.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние от окон и батарей было менее

0,6 м.

Размеры стеллажей:

- высота – 220-240 см, ширина – 35-40 см при горизонтальном хранении коробок, связок, расстояние между полками по высоте – 40 см;

- ширина 25-30 см при вертикальном хранении, расстояние между полками – 35 см.

Для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами) конструкция и размер стеллажей определяются размера­ми этих документов.

В металлических шкафах и сейфах хранят:

• учетные документы (описи, дела фондов и т.п.);

• особо ценные дела;

• дела, имеющие конфиденциальную или секретную информацию.

Для размещения справочных картотек к документам в хранилищах или рабочих комнатах могут устанавливаться картотечные шкафы. В ра­бочих комнатах устанавливают персональные компьютеры, телефоны, ап­парат для чтения микрофильмов.

Для работы у стеллажей и перемещения дел используют библиотеч­ные тележки, устойчивые легкие стремянки, передвижные и откидные столики.

Дела постоянного хранения помещают в специальные картонные коробки или папки, изготовленные из безвредных для документов ма­териалов.

Коробки и связки располагают так, чтобы они не выступали за преде­лы полок стеллажей. Размещать дела на полу в штабелях, на подоконниках и т.п. не допускается.

Стеллажи и шкафы в пределах каждого хранилища слева направо от входа.

Для более эффективного поиска дел в архиве составляют постеллажные топографические указатели. Карточки указателя составляют по по­рядку номеров стеллажей. В них указывают все изменения, которые происходят в размещении документов.

Дела с документами временного хранения (свыше 10 лет) допускается хранить в связках. Зазор между верхней полкой стеллажа, коробкой, пап­кой или связкой для циркуляции воздуха должна быть не менее 5 см.

По пожарной безопасности помещения архивов относят к категории "В". В помещениях архива применяют только скрытую проводку. Све­тильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть за­крытого исполнения. Осветительную аппаратуру применяют полугерме­тическую.

В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Люминесцентные лампы используют с урезанным ультрафиолетовым уча­стком спектра.

Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники ус­танавливают вне хранилищ и рабочих комнат. Все электрооборудование обеспечивают заземлением.

Основным средством пожаротушения архивов являются углекислотные огнетушители, которые устанавливают из расчета не менее одного ог­нетушителя на 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдель­ное помещение. Пожарные краны устанавливают на лестничных площадках так, чтобы рукав крана мог достигать до крайних точек поме­щений архива.

Во всех помещениях архива запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспла­меняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

На видном месте в рабочих комнатах вывешиваются инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета, план эвакуации документов на случай пожара.