Хранящимся в архивах
Методика наведения архивных справок по документам,
Значительную долю всей работы ведомственного архива составляет наведение справок по запросам организаций и граждан. Существует три вида справочных документов:
Архивная справка – официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов, относящихся к предмету запроса, с указанием адресов документов.
Архивная копия – официальный документ архива, воспроизводящий текст архивного письменного документа либо изображение графического документа с указанием их адресов.
Архивная выписка – архивная копия, воспроизводящая часть текста архивного письменного документа.
В заявлении должно быть указано, для какой цели требуется справка и куда она должна быть представлена.
Работа по наведению справок начинается с просмотра научно-справочного аппарата. Для этого обращаются к каталогам, при отсутствии материалов – к описям фондов учреждений, в которых согласно их функциях могут быть документы по теме. Изучается археографическая часть предисловия, так как в ней дается характеристика содержания документов. Если в предисловии нет упоминания по запрашиваемой теме, просматривают указатели к описи или читают заголовки дел по описи.
Выявленные дела внимательно изучаются. Из документов делаются выписки со ссылкой на листы.
Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений.
Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах.
В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или архивной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.
В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата.
В справке, предназначенной для направления за рубеж, поисковые данные документов не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.
Все листы справки должны быть сшиты и на месте сшивания заверены печатью архива.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории РФ, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством архива и заверяется печатью с изображением государственного герба РФ.
К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.
В случае утраты документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку о причинах их утраты, при необходимости заверенную печатью архива.
Законченная справка печатается на бланке архива.
Сложность поиска справок по личному составу выявляется в тех случаях, когда учреждение неоднократно реорганизовывалось, меняло название и подчинение. В таком случае необходимо иметь списки существующих и ликвидированных организаций своей системы, с указанием подчиненности и крайних дат существования.
В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, могут оговариваться словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др.
После текста архивной выписки указываются поисковые данные.
Идентичность выданных по запросам архивных выписок и архивных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.
При изготовлении ксеро-и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.
На обороте каждого листа копии документов проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть сшиты и на месте сшивания заверены печатью архива и подписью исполнителя.
Копии документов, предназначенные для направления за рубеж, заверяются печатью с изображением государственного герба РФ и подписью руководства архива.
Архив выдает архивные справки, архивные выписки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.
Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка или архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, выдается при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины.
Выдача подлинных личных документов.Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива (трудовая книжка).
С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях.
Выдача подлинных личных документов оформляется распиской заявителя, актом об изъятии из дел подлинных документов, которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда.
Не всякие личные документы могут быть выданы заявителю. Запрещено выдавать из архива паспорта, воинские, депутатские и профсоюзные билеты, орденские книжки, а также делать из них выписки или снимать копии. Сведения об этих документах могут быть сообщены заинтересованным учреждениям по их запросам.
ГЛАВА 7. ТЕХНОЛОГИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ