Тема 6.1. Цели и организационные формы использования документов АФ РФ
Наименование должности сотрудника
Форма листа-заверителя описи
Опись дел структурного подразделения организации
(наименование организации)
(наименование структурного подразделения или общественной организации)
УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения (общественной организации) подпись Расшифровка подписи Дата |
О П И С Ь № _____
№ п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Кол-во листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примеча-ние |
В данную опись внесено _________________ дел с № ______ по № __________
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи подпись Расшифровка
подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы делопроизводства организации подпись Расшифровка подписи Дата | ОДОБРЕНО Протокол ЭК структурного подразделения от _______ № __________ |
Передал ______________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ___________________________ регистрационно-контрольных картотек к документам
(цифрами и прописью)
структурного подразделения (общественной
организации) подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял __________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ____________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности
работника архива подпись Расшифровка подписи
Дата
ГЛАВА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АФ РФ
Документы, хранящиеся в архивах, содержат ценные сведения о различных сторонах деятельности общества. Они являются источником информации, необходимой в работе различных учреждений и организаций страны.
Цели использования документов:
- политические: использование документов в интересах внешней политики, укрепления авторитета государства в международных организациях, в борьбе за развитие культурных и экономических связей и т.д.;
- организационно-управленческие – изучение документов, отражающих опыт работы в различных сферах деятельности для принятия решений по организации работы, реорганизации управленческого аппарата и т.д.;
- научные – изучение информации для научных исследований;
- экономические – использование информации, содержащей сведения, нужные народному хозяйству (о водном режиме рек для строительства железных дорог);
- культурно-просветительные – изучение информации при создании художественных произведений, постановке фильмов, для лекций и т.д.;
- учебные – использование информации в лекциях и на уроках по различным дисциплинам, экскурсии студентов;
- удовлетворение социально-правовых и имущественных интересов граждан: привлечение документов для оформления пенсий, документов о рождении, браке, об образовании и т.д.
Формы использования архивных документов различные:
1. Создание и распространение информационных документов о составе и содержании архивных документов.
Основные виды информационных документов:
- информационное письмо – письмо, направляемое в конкретное учреждение по определенным темам или вопросам, соответствующим функциям учреждения-адресата;
- справка-ориентировка – более подробное перечисление документов по определенной теме, но без ссылок на конкретные дела;
- тематический перечень – перечень конкретных документов по определенной теме, составляемый в виде описи; составляется по запросу заинтересованного учреждения.
2. Публикация документов в виде сборников, тематических поборок документов в журналах, газетах.
3. Выдача дел для изучения в читальный зал
4. Выдача дел во временное пользование вне помещения архива.
5. Подготовка выставок документов, телепередач.
6. Проведение экскурсий по архиву.
7. Проведение встреч с общественностью (выступление архивистов с лекциями по определенной теме).
8. Изучение документов по тематическим запросам учреждений и подготовка ответов.
9. Наведение биографических справок социально-правового характера.
Основные формы использования документов ведомственного архива:
- информирование руководства и структурных подразделений, а также других организаций и исполнение их запросов;
- культурно-просветительская и агитационно-пропагандистская работа архива;
- предоставление документов для изучения в читальном зале архива;
- исполнение запросов социально-правового характера.
Посетители из других организаций допускаются к работе на основании официального письма, в котором указывается конкретная тема и хронологические рамки необходимых материалов. Разрешение дает руководитель учреждения.
При организации работы по использованию документов следует соблюдать следующие требования:
- использование документов проводится только с разрешения руководства;
- обеспечение физической сохранности документов;
- дела, выдаваемые для изучения, должны быть полностью обработаны и оформлены;
- при пользовании делами запрещено подчеркивать текст документов, делать на них пометки, загибать листы, курить и принимать пищу, просматривая дела;
- снимать копии с документов с разрешения завархивом;
- при организации выставок подлинные документы постоянного хранения не выставляются, для этого используются копии;
- при выемке дела на его место вкладывается лист-заместитель.
Исследователи должны быть ознакомлены с правилами работы с документами и предупреждены об ответственности за их сохранность и физическое состояние.
Наименование организации
Наименование ведомственного архива
Лист использования дела
Фонд № ____________ Опись № __________________ Дело № ____________________
Заголовок дела _____________________________________________________________
Дата использования | Кому выдано: фамилия, инициалы, наименование организации | Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.) | Номера использованных листов | Подпись лица, использовавшего дело |