В государственных и ведомственных архивах
Тема 5.1. Состав научно-справочного аппарата к документам
К ДОКУМЕНТАМ АФ РФ
Карта-заместитель дела
Дело (№ и заголовок)
Опись (№ и название)
Фонд (№ и название)
Выдано (дата выдачи) (кому выдано) во временное пользование (читальный зал) до (дата возврата).
Должность сотрудник,
выдавшего дело подпись Расшифровка подписи document.getElementById("lc").innerHTML="Загрузка 70%";
ГЛАВА 5. СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
Совершенствование системы научно-справочного аппарата (СНСА) государственных архивов России, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной документной информацией, остается одной из главных задач. Эффективность функционирования НСА к документам любого государственного архива напрямую зависит от результатов описания этих документов. При этом описание, с одной стороны, понимается как процесс преобразования первичной документной информации (архивных документов) во вторичную документную информацию (архивные справочники), а, с другой стороны, рассматривается как результат этого процесса, то есть как вторичная документная информация (совокупность архивных справочников).
В процессе описания информация, заключенная в объекте описания (документе, деле, фонде), преобразуется (обобщается, уплотняется) и в преобразованном виде выходит за пределы объекта описания, становится элементом системы НСА, занимая в ней строго определенное место.
Описание, выступая средством коммуникации между объектом описания и внешней средой, является базой создания информации о документе (или его части), деле (группе дел), фонде (группе фондов), архиве (группе архивов), Архивном фонде России в целом; базой подготовки традиционных и автоматизированных справочных средств разных типов и видов; базой составления учетных документов архива.
В современных условиях описание архивной документной информации по-прежнему базируется на дифференцированном подходе, который не ограничивается выбором определенной методики составления и совершенствования справочников, определением состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлением очередности работ над фондами в зависимости от их информативности и т.д.
Дифференцированный подход к описанию архивных документов в современных условиях сформировался как основной, универсальный метод преобразования первичной документной информации, действующий последовательно и постоянно на всех этапах ее переработки, начиная с проведения экспертизы ценности документов и комплектования фонда, формирования дел и их описания, составления описей; отражения данного фонда в учетных документах архива после его приема на государственное хранение и, наконец, -отражения информации о составе и содержании документов фонда в различных справочных средствах с необходимой степенью детализации описания для каждого справочника.
Необходимо подчеркнуть, что описания на любом уровне (фонда, дела, документа) приобретают смысл лишь тогда, когда они могут быть идентифицированы, т.е. когда будет подтверждена их принадлежность к конкретному архивному фонду. Минимально необходимый для этого состав элементов описания должен включать: поисковые (адресные) данные единицы описания, ее наименование (название), хронологические рамки, объемные показатели.
Для идентификации единицы описания на уровне архивного фонда (объединенного архивного фонда, архивного фонда личного происхождения, архивной коллекции) состав элементов описания должен включать:
- архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда);
- название фонда;
- крайние даты документов фонда;
- объем фонда (количество ед. хр.).
Для идентификации единицы описания на уровне дела (единицы хранения) состав элементов описания будет включать:
- архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер дела);
- заголовок дела;
- крайние даты документов дела;
- объем дела (количество листов в деле).
Для идентификации единицы описания на уровне документа состав элементов описания должен включать:
- архивный шифр (сокращенное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер дела, номер (номера) листа (листов);
- заголовок документа;
- дату документа;
- объем документа (количество листов в документе).
Таким образом, минимально необходимая совокупность элементов описания, позволяющая установить полное соответствие между единицей описания и ее архивным описанием, входит в число обязательных элементов описания для любого архивного справочника.
Каждое описание, независимо от уровня, должно состоять из упорядоченного набора обязательных элементов. Состав обязательных элементов описания определяется целевым назначением справочного средства, для которого оно составляется.
Современная регламентация описания архивной документной информации основана на унификации элементов описания и разработке стандартизированного, строго упорядоченного описания, что обусловлено внедрением в практику работы архивных учреждений компьютерных технологий, необходимостью формирования единого информационного пространства.
Каждый справочник архива, кроме обязательных, может при необходимости включать дополнительные элементы описания из числа интеллектуальных. Для каждого типа справочника набор обязательных элементов описания должен быть стандартным, как строго организованная совокупность элементов описания, легко поддающаяся формализации. Набор дополнительных элементов описания также должен быть упорядочен, хотя интеллектуальные элементы описания, включающие чаще всего смысловые, а не формальные сведения, труднее поддаются формализации.
Тема 5.2. Типы и виды архивных справочников, их целевое назначение В Основных правилах работы госархивов установлены типы архивных справочников, входящих в систему научно-справочного аппарата: архивная опись, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов. Все архивные справочники составляются с обязательным привлечением описи дел, так как все остальные справочники связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными в описи дел. В состав поисковых данных входят номера: фонда, описи, дела, а также листов дела, где это необходимо.Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Назначение каталогов – оперативный поиск углубленной информации, содержащейся в документах архива по определенным темам, событиям, явлениям, лицам и т.д. В зависимости от схемы построения каталоги могут быть систематическими, тематическими и их разновидностями - каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления; предметными и их разновидностями - именной и географический. Систематические и тематические каталоги – это справочники логической структуры, предметные каталоги – справочники алфавитной структуры. Основным в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации. В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам, подрубрикам, расположенным в логической последовательности. Тематический каталог может существовать самостоятельно, если группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге. В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем - по подведомственности, а далее по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри - по алфавиту их наименований. В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту видов административно-территориальных единиц, а внутри – по алфавиту наименований. В предметных каталогах документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Затем она систематизируется в логической или хронологической последовательности. В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами, затем систематизируется в хронологической или иной последовательности. В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названий стран, республик, краев, областей и др.). Каталог является обязательным элементом системы НСА архива. Каталог - это единственный справочник, который может обеспечить внутриархивный сквозной поиск информации по всем фондам архива в предметно-аспектном разрезе. Перспективы развития структуры и информационных качеств каталогов связаны с внедрением автоматизированных архивных технологий. Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о документах (их комплексах) и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Путеводитель предназначен для ознакомления с документной информацией государственного архива на предварительном этапе до обращения к документам. Путеводитель нацелен на использование в основном за пределами государственного архива, во внешней среде. Базовым структурным справочником архива является путеводитель по фондам архива – систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками (наименование и № фонда, краткая историческая справка по истории фондообразователя, объем и крайние даты документов, аннотация документов фонда, состав НСА, кроме описей) - Государственный архив Российской Федерации: Путеводитель. - М., 1996. - Т. 2. Фонды Государственного архива Российской Федерации по истории РСФСР; Центр документации "Народный архив": Справочник по фондам. - М., 1998). Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов; относится к научно-популярному изданию очеркового типа и может носить рекламный характер. Зачастую его подготовка связана с юбилейными датами. Подобные издания целесообразны для тех архивов, где еще не созданы другие виды справочников по фондам, они обеспечивают доступ к информации, еще не вошедшей в научный оборот. Краткий справочник по фондам архива (архивов) - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них, в которые входят: номер фонда, его объем, крайние даты документов, состав научно-справочного аппарата к фонду. Краткий справочник дает самую общую информацию о фондовом составе архива (архивов). Характеристика документов фондов в кратком справочнике либо отсутствует, либо дается в обобщенной, сжатой форме. Тематический путеводитель представляет собой систематизированный перечень характеристик документов по определенной теме со всеми входящими в нее более узкими темами и вопросами. Он может создаваться по документам всех федеральных, государственных архивов и центров (в целом), по документам всех или нескольких архивов субъектов РФ, муниципальных архивов, по документам отдельного федерального архива или центра, государственного или муниципального архива, по отдельному комплексу документов архивов разных уровней подчинения. Путеводитель нацелен на использование, в основном, за пределами архива, во внешней среде. Указатель - это тип архивного справочника, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием адресов (поисковых данных) этих документов. Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми. В системе НСА архива указатели взаимосвязаны с другими типами и видами архивных справочников и дополняют и/или уточняют предметно-понятийную информацию других справочников. По степени свертывания информации (по структуре рубрик) указатели делятся на глухие и аннотированные. По объему аннотации или пояснительной части аннотированные указатели могут быть краткими и развернутыми. Наибольшее применение находят указатели следующих видов: - предметный указатель - вид указателя, в котором все наименования предметов расположены в алфавитном порядке. Предметный указатель может быть общим и специальным. Общий указатель включает в описательные статьи предметные понятия разнородного характера. Специальный указатель состоит из однородных предметных понятий (личные имена, названия учреждений, названия видов документов и др.) К специальным предметным указателям относятся указатели видов документов, авторский, учреждений, географический, именной и др. - географический указатель - разновидность предметного указателя, содержащая топонимы (то есть имена собственные географических или топографических объектов). Информация в нем представлена по названиям географических объектов, по которым и проводится поиск на основании отсылочных данных. - именной указатель - разновидность предметного указателя, содержащего фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, клички. - хронологический указатель - вид указателя, в котором даты событий или даты Обзор- это тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда, тематический обзор фонда (фондов одного архива), тематический обзор фондов нескольких архивов (межархивный тематический обзор). Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда. Тематический обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного фонда, одного фонда или группы фондов одного архива по определенной теме. Тематический обзор фондов нескольких архивов (межархивный тематический обзор) составляется для информирования о составе и содержании, а также о местах хранения отдельных документов и их групп, наиболее значимых для разработки определенной темы. Обязательными элементами в обзоре являются: индивидуальные и/или групповые аннотации документов с указанием разновидности документов, их авторов (автора), краткого описания содержания, объема документов, их хронологических рамок и подлинности, поисковых данных документов. Основной частью тематического обзора являются аннотации с указанием поисковых данных. Аннотации располагаются в соответствии со схемой построения обзора. Внутри самых мелких делений схемы аннотации располагаются в порядке значимости вопросов или документов, по хронологическому или географическому признакам. Назначение тематических обзоров - раскрытие содержания документов по одной теме. Объектом описания в этих обзорах могут быть документы, относящиеся к конкретной теме, независимо от того, содержатся они в одном или нескольких фондах и даже нескольких архивах. В этом случае, если содержание документов ед. хранения сложное, т.е. касается нескольких не связанных между собой вопросов, единица хранения может быть логически расчленена и обозреваться в нескольких тематических обзорах. Схема построения обзора может основываться на структурном, отраслевом (функциональном), предметно-тематическом, географическом, хронологическом, номинальном и других признаках. В ряде случаев используется сочетание разных признаков.