По экспертизе ценности документов

Комплекс нормативно-методических пособий

Перечни документов– систематизированные списки документов учреждений, содержание нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием на государственное хранение которых обязателен. Перечни относятся к основным справочным пособиям по экспертизе. Они ориентируют в сроках хранения документов, облегчают отбор документов на хранение.

По характеру документации перечни можно подразделит на перечни типовых документов, которые образуются при выполнении общих для всех учреждений функций, и на перечни документов конкретных учреждений и ведомств: статистика, БТИ, налоговая, таможня и т.д.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организацией, с указанием сроков хранения.

Структура Перечня 2010. Перечень 2010 типовых документов построен по функциональному принципу и содержит разделы, соответствующие основным управленческим функциям, свойственным любой организации:

Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управлении я и хранения документов организациями.

Раздел 2-4 включает документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность.

Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций.

Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций.

Раздел 7 включает документы по организации, нормированию, тарификации, оплате и охране труда.

Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

Раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей.

Раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

Раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга.

Раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Разделы Перечня 2010 имеют подразделы, также выделяемые по функциональному принципу.

Перечень 2010 имеет 4 графы:

- в графе № 1 указаны номера статей, которым присвоена единая сквозная нумерация (номера статей по перечню в обязательном порядке переносятся в номенклатуру дел при указании срока хранения документов);

- в графе № 2 приведены виды документов. При объединении в одной статье разных видов документов, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», после которого в скобках указываются наименования основных видов документов, включенных в статью;

- в графе № 3 указаны сроки хранения документов, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве;

- в графе № 4 содержатся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

Для удобства пользования Перечне6м 2010 к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов со ссылками на номера статей, в которых они представлены.

Примечания к Перечню 2010.При работе с Перечнем 2010 нужно руководствоваться указаниями, которые имеются в подстрочных примечаниях и в примечаниях к графе № 3 «Срок хранения документа».

В ряде случаев хранения «постоянно» сопровождается звездочкой <*> иди двумя звездочками <**> (пример: ст.50).

Срок хранения «Постоянно» с отметкой <*> означает, что в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, данные документы могут храниться не постоянно, но срок их хранения не должен быть менее 10 лет.

Отметка <**> означает, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов. Иначе говоря, принимать эти документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив или нет, будет решать соответствующий архив по договору с организацией и с учетом роли и значения деятельности данной организации в отрасли, регионе.

Во многих случаях сроки хранения, указанные в Перечне 2010, сопровождаются отметкой «ЭПК», которая означает, что часть документов данного вида (видов) может быть отнесена к постоянному сроку хранения. Решение об этом должно приниматься экспертной комиссией (ЭК), ЦЭК организации и ЭПК архивного учреждения при подготовке документов для передачи на архивное хранение. Решение принимается по результатам ЭЦД.

Для определенной категории документов в перечне установлен срок хранения «До минования надобности». Такой срок хранения, как правило, устанавливается в тех случаях, когда речь идет о копийных документах, то есть документах, подлинники которых созданы и хранятся в течение установленных сроков в других организациях (чаще всего это органы власти) (ст.285).

Срок хранения «До минования надобности», как указано в примечаниях к Перечню 2010, не может быть менее одного года. При этом нужно учитывать порядок исчисления сроков хранения документов, который состоит в том, что срок хранения документов отсчитывается с года, следующего за годом, в котором была завершена работа с документами и они были помещены в дело. Сроки хранения исчисляются в календарных годах.

Пояснения в графе «примечания» Перечня 2010. При работе с Перечнем 2010 особое внимание следует обращать на пояснения в графе «примечания», которые, как правило, относятся к срокам хранения документов.

Так, ст.258 Перечня 2010 устанавливает срок хранения книг, карточек (баз данных), реестров, журналов регистрации и контроля распорядительных документов по основной (профильной) деятельности со следующим пояснением: «Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата», Из данного пояснения следует, что решение о том, брать эти документы на хранение в архив или нет, будет принимать соответствующий государственный или муниципальный архив. Следовательно, данное пояснение касается тех организаций, которые являются источниками комплектования соответствующего архива.

Ст.294 Перечня 2010 установлен срок хранения аналитических записок (анализов) о выполнении планов организации: а) перспективных, годовых – постоянно; б) полугодовых, квартальных – 5 лет с пояснением: «При отсутствии годовых – пост.». Следовательно, если в организации создаются только полугодовые или квартальные аналитические документы о выполнении планов, им устанавливается постоянный срок хранения.

Особое внимание следует обратить на пояснения к срокам хранения финансовой и бухгалтерской документации, поскольку в ряде случаев эти пояснения могут существенно изменять срок хранения документов сторону его увеличения. Например, ст.361, 362, устанавливая сроки хранения документов, содержат пояснения: «При условии проведения проверки (ревизии)». Следовательно, независимо от того, что срок хранения первичных учетных документов и приложений к ним (ст.362) – 5 лет, их нельзя будет уничтожить по истечении срока хранения, если в течении этого времени проводилась проверка (ревизия).

В Перечне 2010 приводятся и другие пояснения относительно сроков хранения документов, например: «после истечения срока действия договора», «После погашения кредитов», «После проведения взаиморасчета» и др.

Типовой перечень 2007также очень активно используется организациями при определении сроков хранения документов, - Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения,утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Перечень 2007 включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций, применяемые в различных отраслях экономики.

Особенностью данного Перечня и его отличием от Перечня 2010 является то, что сроки хранения документов дифференцированы в нем по четырем звеньям (группам) организаций:

1-е звено – организации, утверждающие/согласовывающие документы;

2-е звено – организации-разработчики/авторы документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, производственно-технических, учетно-технических и учебно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;

- 3-е звено – организации-заказчики;

- 4-е звено – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов/станций контроля, наблюдений/измерений и т.п.).

Указаниями по применению Перечня 2007 установлено, что если организация, в деятельности которой образовались документы, совмещает функции, то есть является одновременно и заказчиком, и согласовывающей организацией, или выступает заказчиком и одновременно эксплуатационной организацией, срок хранения устанавливается по звену с большим сроком хранения документов.

Структура Перечня 2007.Перечень 2007 состоит из 13 разделов. В разделах 1-5 представлены документы о научно-исследовательской, научно-технической, научно-производственной и проектной деятельности; в разделах 6-12 – документы об учете, мониторинге природных ресурсов страны, производственно-технической, строительной и контрольно-надзорной деятельности; в разделе 13 – документы по автоматизированным системам различного назначения.

Перечень 2007, как и Перечень2010, снабжен алфавитно-предметным указателем видов документов, что значительно облегчает работу с ним: для определения срока хранения документа определенного вида достаточно найти его название в указателе и затем по имеющимся ссылкам выйти на соответствующую статью Перечня 2007.

Перечень 2007 определяет состав, сроки хранения типовых документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, и предназначен для отбора и передачи их на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов РФ и муниципальные архивы.

Отличия Перечня 2007от Перечня 2010.Отметка «до минования надобности» означает, что архивные документы хранятся в организациях не мене 5 лет, в то время как в Перечне 2010 эта же отметка означает, что документы хранятся не менее 1 года.

Сроки хранения научно-технических документов исчисляются с момента передачи документации на хранение в архив (службу технической документации) организации, сроки хранения других документов – с 1 января года, следующего за годом передачи их на хранение в архив организации.

Ведомственные перечни.В настоящее время большая часть существующих ведомственных перечней – это перечни, разработанные еще в 80-90-е годы, поэтому одна из наиболее актуальных задач, стоящие перед федеральными органами исполнительной власти, - разработка новых ведомственных перечней для самых разных организаций: образовательных, медицинских, транспортных и др.

Тема 3.4. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов ЭЦД в учреждениях

Экспертизу ценности управленческих документов в организации проводят в два этапа: на стадии делопроизводства и в архиве организации.

Первый этап проведения экспертизы ценности управленческих документов на стадии делопроизводства:

• при составлении номенклатуры дел;

• при оформлении дел и проверке правильности формирования дел

• перед передачей в архив организации;

• при проверке правильности отнесения документов к тем или иным

делам;

• при проверке правильности установления сроков хранения доку­ментов;

• при проверки дел на дублетность и т.д.

Второй этап проведения экспертизы ценности управленческих документов - в архиве организации, при составлении описей:

• на дела постоянного хранения;

• на дела по личному составу;

• актов о выделении дел к уничтожению и т.п.

При проведении экспертизы ценности документов используют типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

При определении состава документов, характеризующих основную деятельность организации (постановления, решения, протоколы, приказы, планово-отчетная документация), необходимо уточнять, где (в каких структурных подразделениях) откладывают основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры (за исключением особо ценных) выделяют к уничтожению.

Важное значение при экспертизе ценности документов имеет факт повторения информации. Отбирают документы, наиболее полно отражающие конкретные вопросы деятельности организации.

Состав учетных документов:

• опись дел постоянного хранения;

• опись дел по личному составу;

• опись дел временного хранения (свыше 10 лет);

• акт о выделении дел и документов к уничтожению.

Экспертизу ценности всего комплекса документов целесообразно проводить за единый хронологический период (лучше всего за 1 год).

Акты на дела, подлежащие уничтожению, составляют, если срок их хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с документами, срок хранения которых 5 лет, законченные в 1994 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2000 года. Указанные акты рассматривают на заседании ЭК одновременно с описями за данный хронологический период. Дела, включенные в акты, уничтожают после утверждения описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу.

На основании ____________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ______________________________________

____________________________________________________________________________ (название фонда)

Итого _______________________________ дел за ______________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ___________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от __________ № _______________).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

документов подпись Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ____________ № ___________

Документы в количестве ________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _____________________ кг сданы в _____________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________________________

№ __________________________________

Наименование должности работника Расшифровка

организации, сдавшего документы подпись подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива (службы делопроизводства), Расшифровка

внесшего изменения в учетные документы подпись подписи

Дата

Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел,