Объединенным архивным фондам, коллекциям
Осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.
Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.
Объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).
Тема 2.4. Ведомственные архивы и их функции
Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы. В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:
· архив организации, хранящий документы только данной организации;
· центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;
· центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;
· объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
Основными задачами ведомственного архива являются:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;
Ведомственный архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции:
Основные функции архива:
1. Прием документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения.
2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками "постоянно" и выше десяти лет), уничтожению.
3. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.
4. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.
5. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы, категории которых определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда.
6. Проведение при необходимости работ по улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).
7. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.
8. Составление и представление на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.
9. Подготовка к передаче и передача на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.
10. Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату (НСА), к документам, переданным в государственный архив. Составление первичной исторической справки проводится по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в государственный архив.
11. В архивах, хранящих документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.
12. Архив учреждения является основным каналом связи между государственным архивом и учреждением – источником комплектования государственного архива. Заведующий ведомственным архивом представляет на согласование в государственный архив сводную ведомость сводную номенклатуру дел учреждения на рассмотрение ЭПК годовой раздел описи.
13. Заведующий архивом как член ЦЭК (ЭК) проверяет качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях.
14. Заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений, а также других методических пособий.
15. Заведующий архивом или другие сотрудники участвуют в организации и проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения.
16. Архив контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях.
17. Архив систематически проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.
Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:
- требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
- контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
- запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;
- участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральным архивным агентством России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.
Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:
- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
- утрату и несанкционированное уничтожение документов;
- необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
Правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.
«Основные правила работы архивов организаций» и ЕГСД являются нормативно-методическими документами, определяющим их деятельность.
Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:
- основные положения;
- состав документов архива;
- задачи и функции архива;
- права архива;
- организация работы архива.
При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.
За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем виде «отраслевой» подход к работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.
В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение - хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.
Тема 2.5. Организация документов в пределах архивов по фондам,
Классификация документов в пределах архива – это группировка документов по архивным фондам и коллекциям. Фондирование документов – классифицирование документов по архивным фондам. Архивный фонд имеет ряд признаков, определяющих его самостоятельность. Фондирование состоит из определения фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов. Фонд является основной учетной единицей документов архива и не подлежит дроблению.
Комплекс документов, образующихся в деятельности одной организации, учреждения, предприятия или лица, составляет его документальный фонд,а организация или лицо, его создавшие, называются фондообразователем.
Часть документального фонда, которая имеет научное, историческое, социально-культурное, политическое, а также практическое значение, составляет архивный документальный фонд организации. Каждому архивному фонду учреждения, поступившему в госархив, присваивают официальное название соответствующего фондообразователя со всеми его переименованиями в хронологической последовательности. Номер фонда присваивают каждому вновь поступившему фонду в порядке поступления.
Решение о принадлежности архивного фонда организации к составу государственного Архивного фонда РФ принимают территориальные экспертно-проверочные методические комиссии, функционирующие при территориальных архивных организациях.
Для того, чтобы определить или уточнить принадлежность документов к данному фонду, необходимо изучить документы организации и определить их принадлежность к составу документации данной организации.
Входящиедокументы относят к фонду той организации, которой они получены. Их фондовую принадлежность определяют:
• по названию адресата;
• по отметке о регистрации (оттиску штампа для регистрации входящих документов);
• по содержанию документа, которое отражает функции и характер деятельности фондообразователя;
• по резолюциям, содержащим фамилии руководителей данной организации и т.д.
Копии (отпуски) исходящих документов относят к фонду той организации, в которой они составлены. Принадлежность документов определяют:
• по подписи руководителя;
• по визам;
• по содержанию документа.
Исходящие документы (копии, отпуски) включаются в комплекс той организации, которая является их автором.
Документы внутреннего обращения относят к фонду той организации, которая является автором этих документов. Их принадлежность определяют:
• по названию организации - автору документа, которое указано на общем бланке;
• по подписи руководителя;
• по видам;
• по содержанию документа.
Особую внимательность следует проявлять при определении фондовой принадлежности дел и документов, относящихся к периодам реорганизаций, преобразований, перемещении организации и т.д. Один и тот же фонд составляют документы, накопившиеся до и после:
• реорганизации (преобразования), которое не привело к коренному изменению деятельности, а вызвало только частичное изменение ее задач, функций и.т.д.;
• изменения подчиненности, структуры, штатов, печати и т.д.;
• полного или частичного изменения названия в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом и т.д.;
• изменения территориальных границ деятельности организации;
• перемещения организации из одного района в другой;
• изменения административно-территориального деления;
• временного прекращения деятельности организации и восстановления своих функций.
При ликвидации организации:
• законченные делопроизводством дела включают в состав фонда ликвидируемой организации;
• незаконченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-приемника.
Дела, производство которых велось последовательно в двух или более организациях, включают в состав фонда той организации, в которой закончены делопроизводством.
Личные дела, переданные в другие организации, в связи с переводом сотрудников, включают в состав фонда той организации, в которую переведены сотрудники.
В архивоведении существует такое понятие, как хронологические границы фонда организации. Это - официальные даты образования и ликвидации организации, т.е. крайние даты деятельности фондообразобразователя.
Крайние даты документов фонда - даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в состав фонда. Крайние даты документов фонда и хронологические границы фонда могут не совпадать в тех случаях, когда отсутствуют документы начального или конечного периодов существования организации, а также в случае, если фонд дополнен незавершенными делами организации-предшественника и т.п. Определение фондовой принадлежности и хронологических границ фонда является работой, результаты которой относятся к разряду наиболее сложных и наиболее важных работ в архивной практике. Ее результаты оказывают влияние, в первую очередь, на использование документов как в оперативной практике работы архива организации, так и в дальнейшем при составлении исторических справок.
Существенным является также знание правил фондирования в случаях, когда вводится или изменяется административно-территориальное деление. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных органов власти и управления представляют собой новые фонды.
Не зависят от административно-территориального деления и составляют единые фонды документы:
• органов власти и органов управления мелких территориальных округов, районов и т.п. после изменения границ республик или административно-территориальных единиц;
• органов государственной власти и государственного управления города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования;
• территориальных объединений общественных организаций (профессиональных, культурно-просветительских, научных и других) и органов их управления;
• промышленных, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений и т.п.;
• органов административно-хозяйственного управления, специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков (военных, почтовых, учебных и т.п.). Хронологические границы фонда в связи с реорганизацией организации-фондообразователя устанавливают по определенным правилам.
Единым является фонд, если:
• организация восстановлена с прежними функциями после ликвидации, объединения, разделения или прекращения деятельности в результате войны, стихийных бедствий и т.п.;
• произошло расширение или сужение объема прав или территориальных границ деятельности организации без изменения ее первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе;
• из организации выделилась одна или несколько организаций с передачей им ряда функций;
• организация переименована или частично изменила свое название;
• организация передана из одного ведомства в другое;
• организация сменила местонахождение, структуру.
Новый фонд возникает в том случае, если после ликвидации организации возникает новая организация с таким же названием (или частично измененным) и функциями, отличными от функций ликвидированной организации.
При ликвидации организации с последующей передачей ее функций одной или нескольким организациям, фонд ликвидируемой организации существует по момент ликвидации. Фонды организаций, принявших функции ликвидируемой организации, составляют отдельные фонды.
После определения фондовой принадлежности документов в архиве дела группируют и располагают в пределах фонда.
За единицу систематизации (классификации) и учетную единицу управленческой документации (ОРД, бухгалтерской и пр.) принимают дело- физически обособленный отдельный документ (устав, отчет и т.п.) или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку (приказ, переписка и т.п.).
Систематизацию дел в пределах фонда осуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и подготовке дел к сдаче в архив.
Систематизацию дел проводят обычно в соответствии со схемой систематизации, по которой построена номенклатура дел организации и зависит от объема документооборота и количества заводимых ежегодно дел.
Как правило, дела распределяют внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков:
• структурного (в соответствии со структурной схемой организации);
• хронологического (по периодам, датам, к которым относятся документы);
• функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (если в организации отсутствует структурное деление или объем образующихся дел невелик);
• номинального (по видам и разновидностям документов, по родам дел);
• корреспондентского (исходя из названий корреспондентов или фамилий лиц, о которыми велась переписка);
• географического (исходя из географических названий) и т.д.
Дела часто группируют последовательно по нескольким признакам, применение которых в данном фонде наиболее целесообразно.
При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную и смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего иска информации по находящимся в делах документам.
Наиболее приемлемыми и широко применяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурная и хронологически-функциональная схемы систематизации дел.
Данные схемы систематизации являются основанием для внутренней организации документального фонда, т.е. для составления следующих описей дел фонда:
• описи дел постоянного хранения;
• описи дел по личному составу;
• описи дел временного хранения (свыше 10 лет).
При включении дел в описи необходимо учитывать основные правила распределения дел:
• дела относят к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;
• планы, сметы и документы к ним относят к тому году, в котором они составлены;
• отчеты и документы к отчетам относят к году, за который они составлены;
• перспективные планы относят к начальному году, в котором они составлены; при этом заголовок данного дела в описи повторяют в каждом годовом разделе, к которому относится данный план (вместо учетного номера данного дела по описи пишут - "б/№", а в графе описи "Примечание" дают ссылку на учетный номер плана в разделе, относящемся к начальному году, на который план составлен);
• отчеты по перспективным планам относят к последнему году отчетного периода; при этом в описи заголовок данного дела помещают в каждый годовой раздел, к которому относится данный отчет (вместо учетного номера по описи пишут - "б/№", а в графе описи "Примечание" дают ссылку на учетный номер данного отчета в разделе, относящемся к последнему году отчетного периода);
• дела, начатые в одном подразделении и переданные в другое подразделение, относят к подразделению, в котором они были закончены;
• если организация прекратила свое существование, то документы ликвидационной комиссии включают в состав фонда ликвидируемой организации;
• в пределах года или определенного хронологического периода дела располагают по значимости структурных подразделений в соответствии со структурной схемой организации;
• если в деятельности организации образуется незначительный объем дел, то в пределах хронологического периода дела располагают в соответствии с участками деятельности данной организации;
• в пределах структурных подразделений дела располагают по участкам деятельности данного подразделения по степени значимости помещенных в них документов и логической взаимосвязи;
• при наличии дел с одной и той же начальной датой, первыми помещают те дела, которые имеют более ранние конечные даты документов.
Таким образом, в архиве организации самой крупной классификационной единицей является фонд, а в пределах фонда за единицу систематизации принимают дело.
Все поступающие в архив документы размещают в хранилищах на стеллажах или в шкафах в соответствии с принятой схемой систематизации. Дела каждой организации хранятся в одном месте, в соответствии с описями. Документы ликвидированных организаций хранят отдельно.
ГЛАВА 3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ