Откуда же берутся архивы?

Одни возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации.

К 1991 году Государственный архивный фонд СССР насчитывал 356 млн. ед. хр. (дел), хранившихся в 3268 государственных архивах и более в 213 тыс. ведомственных архивах.

С распадом СССР количество государственных архивов РФ сократилось. Согласно Указу Президента РСФСР от 24 августа 1991 года «О партийных архивах», в связи с тем, что КПСС была частью государственного аппарата и образовавшиеся в ее деятельности документы подлежат государственному хранению, сеть центральных и местных партийных архивов была присоединена к сети государственных архивов.

К концу 1997 года сеть государственных архивов РФ насчитывала 2267 архивных учреждений, из них: федеральных - 18; краевых - 16; областных - 134; городских и районных - 2060; органов управления архивами - 78.

Во многих учреждениях нет штатной единицы архивариуса, и за архив отвечает кто-то из работников делопроизводственной службы. Такому работнику необходимо знать функции ведомственного архива и методику проводимых в архиве работ.

В начале каждого календарного года законченные делопроизводством дела за предшествующий год должны передаваться в архив учреждения (ведомственный архив). Кроме архивов – структурных подразделений учреждений, существуют и самостоятельные архивы.

Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов в целях использования ретроспективной документной информации.

Архивное дело – отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и использования архивных документов.

Научная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, методические и организационные вопросы архивного дела и его историю, называется архивоведением.

Совокупность ценных архивных документов, являющихся собственностью государства, составляет Архивный фондРФ.

Состав документов, входящих в АФ, весьма многообразен как по назначению (нормативная и организационно-распорядительная документация, плановая и учетно-отчетная, проектная и научная, культурно-просветительная и пр.), так и по физическим особенностям (документы на бумажной основе, на кальке, на стекле, на пленке, на магнитной ленте, на бересте и на лоскутках материи).

Архивный фонд (АФ) охватывает документы всех отраслей деятельности общества.

Базой комплектования Архивного фонда являются учреждения, организации, предприятия страны, в том числе и негосударственные структуры (по договоренности). Документы всех учреждений и организаций используются для практических целей, а часть документов еще в стенах учреждения используется в научных и народнохозяйственных целях. В дальнейшем ценная часть документов учреждения передается в государственный архив, поэтому важно, чтобы между ведомственными и государственными архивами поддерживалась тесная связь и были созданы условия для преемственности в работе. У них общие основные задачи: хранение документов и использование содержащейся в них ретроспективной информации в научных и практических целях. Преемственность состоит прежде всего в том, чтобы в государственный архив переходила только ценная документация. А для этого необходимо высокое качество экспертизы ценности документов на самом раннем этапе – на уровне делопроизводства.

Большую роль в четкой и качественной обработке документов, подлежащих передаче в Архивный фонд (государственный архив), играет Единая государственная система делопроизводства.

Этический кодекс архивиста.В любом цивилизованном обществе «венцом», логическим продолжением нормативно-правовой системы является соответствующая этика поведения профессионала, например архивиста, что может быть закреплено этическим или моральным кодексом, кодексом чести или иным подобного рода документом. В сентябре 1996 г. в Пекине на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов был принят Международный этический кодекс архивистов, который установил высокие стандарты, очертил этические рамки поведения для всех тех, кто занят в архивной сфере. Основными принципами международного этического кодекса архивистов являются:

- защита целостности архивных материалов и гарантия их сохранности;

- осуществление ЭЦ, отбор архивных документов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, правовом и административном пространстве;

- защита подлинности документов, обеспечение их сохранности во время архивной обработки, хранения и использования;

- обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тайны частной жизни, которая может быть в архивных документах;

- действие в рамках соответствующего законодательства, избегая использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;

- обеспечение сохранности и использования мирового документального наследия в сотрудничестве с представителями других профессий.

Эти этические нормы, содержащиеся в Международном этическом кодексе архивистов, признаны и в нашей стране. Все, кто работает с архивными документами, должны помнить о профессиональной ответственности и согласовывать свои профессиональные действия с этическими нормами кодекса.

ГЛАВА 1. ИЗ ИСТОРИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИИ