Забезпечення безпеки проведення в банках касових операцій

Важливе місце у забезпеченні економічної безпеки банків має безпека касових операцій. Насамперед це пов’язано з тим, що якраз такі операції здійснюються безпосередньо з готівкою, посягання на яку мають найбільш активний та агресивний характер. Більше того, такі посягання, як правило, здійснюються відкрито та зухвало, з наявністю загрози життю, здоров’ю працівників банків та їхніх клієнтів. Тому цим операціям банки приділяють особливу увагу з погляду безпеки їх проведення.
Забезпечення безпеки касових операцій здійснюється в двох напрямках: особливим обладнанням приміщень банків, де проводяться такі операції, та робочих місць працівників банків, зайнятих у них; особливою поведінкою працівників банків під час емісійно-касової роботи. У першому випадку згідно з будівельними нормами банківських споруд приміщення касових сховищ, прибуткових, вечірніх та видаткових кас, інші приміщення касових вузлів, підходи (під’їзди) до них обладнуються необхідними засобами застереження, захисту, сповіщення і підлягають ретельній охороні.
Особлива поведінка працівників касових вузлів визначається відповідними нормативними актами, зокрема Інструкцією з організації емісійно-касової роботи в установах банків України (№ 1) затвердженою Постановою Правління НБУ № 129 7 липня 1994 р. зі змінами і доповненнями в редакції Постанови Правління НБУ № 309 від 1 травня 2001 р. та іншими документами нормативно-правового характеру.
Слід урахувати, що особлива увага приділяється забезпеченню безпеки проведення прибутково-видаткових операцій. Такі операції здійснюються протягом операційного дня банку. Для приймання готівки після завершення операційного дня в банках організовуються вечірні каси, режим роботи яких визначається керівниками банківських установ.

Для виконання касової роботи керівники установ банків повинні приділити особливу увагу підбору відповідного персоналу, звернути увагу на чесність, порядність, надійність майбутніх працівників, відсутність у них небажаних звичок та пристрастей, випадків зловживання службовим становищем та порушень законів. На всіх таких працівників заводяться особові справи, в яких в обов’язковому порядку повинні міститися такі документи: заява про прийняття на роботу, автобіографія, копія наказу про призначення на посаду, виписки з протоколів про складання заліків щодо знань вимог відповідних нормативних документів, які регламентують порядок касової роботи, фотокартка, договір про матеріальну відповідальність, характеристика з останнього місця роботи.
У касі мають бути зразки підписів працівників банку, які мають право підпису касових документів. За їх наявність та своєчасність змін відповідає головний бухгалтер банку.
Для здійснення видаткових операцій завідувач каси видає під звіт касирам необхідну суму грошей під розписку в Книзі обліку прийнятих і виданих коштів (цінностей). Касир видаткової каси щоразу записує в Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей) отриману під звіт від завідувача каси суму.

Документи на отримання готівки представники підприємств, об’єднань, організацій і установ пред’являють операційним працівникам, які після відповідної перевірки видають особі, котра отримує гроші для пред’явлення в касу, контрольну марку від грошового чека або відривний талон видаткового касового ордера. Передання видаткових документів, чека або касового ордера в касу через особу, яка отримуватиме гроші, забороняється.

Отримавши видатковий документ (грошовий чек, касовий ордер), касир зобов’язаний:
- перевірити підписи посадових осіб банку, які мають право дозволяти видачу грошей, і відповідність цих підписів зразкам;

- порівняти суму, проставлену на документі цифрами, з сумою, яка зазначена літерами;
- перевірити наявність підпису на документі про отримання цих грошей;

- - перевірити наявність даних про пред’явлення паспорта або іншого документа, який засвідчує особу, котра отримує гроші, за винятком здійснення валютно-обмінних операцій та реалізації ювілейних, пам’ятних та інвестиційних монет та іншої нумізматичної продукції;

- - викликати одержувача грошей за номером видаткового документа і запитати про суму грошей, яку він одержує;

- - звірити номер контрольної марки або талона в касі з номером на видатковому документі і наклеїти контрольну марку або талон відповідно до чека або ордера;
- підготувати суму грошей, зіставити суму видачі з сумою, яка вказана в чеку, і відбити на обчислювальній машині, видати їх одержувачу і підписати видатковий документ.
Якщо клієнт отримує гроші за кількома видатковими документами з різних рахунків, касир видає гроші за кожним документом окремо.
Касирам забороняється в момент видачі клієнтам грошей проводити на вимогу останніх обмін грошей одного номіналу на інший. Видані із каси банку гроші одержувач повинен, не відходячи від каси, перевірити по пачках і корінцях, а окремі листи поаркушним перерахунком у присутності касира, який видав гроші. У випадку, якщо клієнт виявив бажання перерахувати грошові білети поаркушно, а монети за кружками, видача грошей має бути організована у такий спосіб, щоб з моменту одержання від видаткового касира грошей клієнт перебував у спеціально відведеному для перерахунку місці під наглядом касира-контролера банку.

Претензії одержувача коштів щодо недостачі грошових білетів або монет не приймаються, якщо кошти не були перераховані ним, не відходячи від каси або в спеціальному приміщенні для перерахування грошей. Про це на видному місці біля видаткової каси має висіти оголошення.

Забороняються операції, в яких представник клієнта банку, не вносячи грошей, пред’являє одночасно чек на одержання грошей і оголошення про внесення готівки.
Прибуткова каса здійснює приймання готівки протягом усього операційного дня.
У разі внесення грошей за об’явами про внесення готівки для зарахування на рахунки операційні працівники перевіряють і оформляють документи відповідно до вказівок з ведення бухгалтерського обліку. Після цього об’ява з квитанцією і ордером передається в касу.

Касир, який одержав внутрішнім порядком прибуткові документи, зобов’язаний: перевірити наявність і відповідність підписів операційних працівників з наявними в нього зразками; звірити відповідність указаних у них сум цифрами і літерами; викликати особу, яка вносить гроші, і прийняти від неї гроші поаркушним перерахунком. Якщо клієнт здає гроші за кількома прибутковими ордерами, касир приймає їх за кожним документом. Усі прийняті раніше гроші повинні зберігатись у шухлядах стола або в металевих шафах, сейфах, які повинні замикатись. Робоче місце касира має бути обладнане так, щоб клієнт міг спостерігати за прийманням грошей.
На столі касира не може бути ніяких інших грошей, окрім тих, які приймаються від особи, котра вносить гроші.

Приймання платежів здійснюється за прибутковими документами, які складаються з двох частин — повідомлення та квитанції і містять обов’язкові реквізити одержувача платежу: назву юридичної особи, ідентифікаційний код, номер поточного рахунку, найменування банку, в якому відкрито рахунок одержувача, код установи банку, а також дані платника: прізвище, ім’я, по батькові та номер особового рахунка платника (за його наявністю), призначення платежу, суму, в тому числі ПДВ (за наявності), період, за який здійснюється платіж.
Якщо здійснюються платежі на суми, що перевищують 10 000 євро за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, обов’язково зазначаються прізвище, ім’я, по батькові клієнта, дані його паспорта або документа, що його замінює, дата народження, адреса і підпис одержувача про одержання готівки та платника про її внесення.
Виконуючи операцію з приймання платежу, касир:

- приймає від платника прибутковий документ і перевіряє правильність його заповнення та наявність на ньому всіх обов’язкових реквізитів;

- у разі здійснення платежів на суми, що перевищують 10 000 євро за офіційним курсом гривні до іноземної валюти або за сумнівними операціями, обов’язково здійснює індентифікацію особи (див. розділ 6.2.6);
- приймає від платника і перераховує готівку та звіряє суму готівки з прибутковими документами.
Якщо хоча б один із реквізитів, що передбачені формою прибуткового документа, не заповнено або заповнено з порушенням вимог, установлених Інструкцією № 1, або якщо сума наявних коштів менша, ніж сума платежу, операція не виконується, а документ і готівка повертаються платнику.

Слід зазначити, що часткова виплата (приймання) сум коштів, указаних у прибуткових (видаткових) документах, не допускається.

Під час приймання і обробки грошових білетів і монет касири зобов’язані стежити за їх платоспроможністю та відповідністю зразкам, керуючись Правилами визначення платіжності банкнот та монет НБУ, затверджених Постановою Правління НБУ № 152 від 31 березня 1999 р. (зі змінами).

Згідно з цими Правилами платіжними є введені в обіг НБУ банкноти і монети, що за ознаками платіжності повністю відповідають затвердженому зразку, а також ті, що за критеріями зношення, пошкоджень і дефектів відповідають установленим Правилами вимог.
Залежно від зовнішнього вигляду та ступеня зношення або пошкодження платіжні банкноти і монети поділяються на придатні та непридатні до обігу.
Непридатними до обігу вважаються банкноти і монети, які набули нижченаведених ознак зношення і пошкодження та зберегли всі ознаки платіжності або втратили чи змінили окремі з них, а також банкноти та монети з дефектами виробника.
За критеріями зношення, забруднення і пошкоджень, дефектів непридатні до обігу банкноти і монети, у свою чергу, поділяються на зношені, значно зношені та з дефектами виробника.

Зношені — банкноти та монети, що мають незначні ознаки зношення та пошкодження, а саме:

- банкноти без пошкоджень, але потерті, з ознаками фізичного зношення, із загальним та локальним забрудненням, що псують естетичний вигляд банкноти;
- банкноти, у будь-якому місці яких є плями, написи (включаючи видимі в ультрафіолетових або інфрачервоних променях), відбитки штампів (крім штампів про погашення);
- надірвані та надрізані банкноти незалежно від розміру надриву, надрізу, зі склеєними надривами і надрізами (склеєна ділянка не повинна заважати визначенню номіналу та справжності і склеюватись з іншими банкнотами);

- банкноти з проколами й дірками, відірваними краями і кутами;
- монети з подряпинами і зміненим початковим кольором, якщо вони зберегли зображення Малого герба України та номіналу, а також рельєфний гурт, якщо він є на затвердженому зразку.
Зношені банкноти і монети, якщо вони не викликають жодного сумніву щодо справжності та платіжності, повинні без обмежень прийматись банками до всіх видів готівкових платежів й обміну на придатні до обігу.
Значно зношені — банкноти і монети, що мають суттєві ознаки зношення чи (і) пошкоджень:
- банкноти з утраченими частинами, якщо збереглось не менше 55 % початкової площі банкноти;
- банкноти, розірвані й розрізані на дві або більше частин, крім розрізаних на вузькі смуги, та склеєні (склеєна ділянка не повинна заважати визначенню справжності та склеюватись з іншими банкнотами), у тому числі з утраченими частинами, якщо не менше 55 % загальної площі частин, що залишились, безумовно належать одній банкноті;
- банкноти, розірвані на вузькі смуги та склеєні, якщо всі смуги збереглися;
- банкноти, пошкоджені вогнем, водою, різними рідинами та хімікатами;
- банкноти, склеєні з двох половинок різних банкнот одного номіналу і дизайну, якщо ці половинки (частини) у місці склеювання за дизайном доповнюють одна одну, а їх сумарна площа не менше 75 % початкової площі банкноти;
- монети деформовані, але без дірок і надломів, якщо на цих монетах збереглися зображення Малого герба та номіналу.

З дефектами виробника — банкноти і монети, що не відповідають затвердженому зразку, включаючи зношені та значно зношені.
Значно зношені та з дефектами виробника банкноти і монети, справжність і платіжність яких не викликає жодного сумніву, банки зобов’язані приймати для обміну на придатні до обігу, зараховувати на вклади, поточні рахунки та в платежі.
Обмін непридатної до обігу готівки, справжність та платоспроможність якої не викликає сумніву, здійснює касовий працівник безпосередньо під час її приймання. Він не звільняється від визначення платіжності банкнот і монет, перерахованих на лічильно-грошових машинах, а також розсортованих безпосередньо здавальниками грошової виручки.

Банкам забороняється видавати клієнтам непридатні до обігу банкноти і монети, при цьому обмін таких банкнот і монет на придатні до обігу здійснюється за таких умов:

- якщо не виникає сумніву в їх справжності та в номіналі;
- якщо відсутня частина банкноти не може бути прийнята для обміну.
Банкноти і монети, що викликали сумнів щодо справжності і платіжності, банки в 10-денний термін передають на експертизу до НБУ.

Крім непридатних до обігу банкнот та монет за ознаками зношення та дефекту виробника, працівники кас особливо пильну увагу повинні приділяти виявленню фальшивих банкнот і монет та перероблених банкнот.

Фальшиві банкноти і монети — це такі, що виготовлені будь-яким способом, включаючи промисловий, всупереч установленому законодавством порядку, та імітують (фальсифікують) платіжні банкноти і монети, виготовлені на замовлення НБУ і введені ним в обіг.

Перероблені банкноти — це такі, на яких змінені шляхом наклеювання, малювання, друкування тексту і (або) цифр зображення, що визначають номінал, рік зразка (емісії), банк-емітент, інші реквізити, та які за зовнішнім виглядом можуть бути сприйняті як справжні вищого номіналу або іншого року зразка.
На виявлені працівниками кас неплатіжні, фальшиві та перероблені грошові білети і монети складається акт із зазначенням серії, номера і номіналу кожного білета, сум монети. Про виявлення фальшивих грошових білетів і монет, перероблених банкнот надсилається повідомлення правоохоронним органам.

Фальшиві та перероблені банкноти і монети вилучаються банками і передаються до НБУ для офіційного висновку, а останні, за результатами експертизи передають їх органам внутрішніх справ.

Відповідні дії також передбачені і міжнародними правовими актами. Так, згідно з Декларацією Міжнародної женевської конвенції 1992 р. (ст. 11, ч. 1) підроблені грошові знаки повинні бути відібрані і конфісковані, після чого передані на відповідну вимогу уряду або емісійному банку країни, про грошові знаки якої йде мова.
Приймання грошей після закінчення операційного дня здійснюють вечірні каси. Вечірнім касам забороняється проводити будь-які видаткові операції, за винятком операцій з вкладами та з цінними паперами.

Приймання грошей, видача вкладів і цінних паперів вечірніми касами здійснюються касиром під контролем бухгалтера-контролера, з яким укладається договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за схоронність грошей та інших цінностей.

У разі здійснення у вечірніх касах операцій без бухгалтера-контролера касир приймає гроші з використанням контрольного касового апарата. При цьому печатка вечірньої каси вилучається, а ключі до електронно-касового апарата видаються: а) від підсумовуючого лічильника — касиру, б) для погашення підсумовуючого лічильника — завідувачу каси. Касовий апарат у встановленому порядку пломбується.
Усі операції, що виконують касири видаткових, прибуткових, вечірніх кас, фіксуються в протоколі комп’ютерної системи автоматизації касової роботи (САКР) у формі, що не допускає зміни його змісту. Після закінчення роботи протоколи зберігаються у касових документах дня.

У разі проведення операцій за допомогою банківських індентифікаційних карток (картки, емітовані банками для здійснення індентифікації клієнтів, їх рахунків у банку), касир перед виконанням операції повинен методами, визначеними у відповідних інструкціях банку або у відповідних правилах платіжної системи, пересвідчитися, чи справжня картка клієнта. Якщо картка визнана недійсною з причин багаторазового неправильного набору клієнтом ПІН-коду або інших сумнівів щодо його особи, то касир має вилучити картку і вжити заходів щодо блокування її подальшого використання.

Гроші, які отримуються від інкасаторів в обов’язковому порядку, повинні бути у відповідний спосіб перевірені. Насамперед, необхідно пересвідчитись шляхом візуального огляду, чи немає слідів розпломбування та інших механічних пошкоджень інкасаторської сумки. При цьому касир перевіряє:

- чи не мають сумки з грошима зовнішніх пошкоджень та інших дефектів (латок, зовнішніх швів, розривів тканини, невідбитих і пошкоджених пломб, розриву шпагату або вузлів на ньому);

- виразність відбитків пломбірів і відповідність їх завіреним зразкам;
- відповідність номерів сумок номерам, указаним у накладних;
- відповідність кількості мішків з монетою, а також загальної суми, що приймається, записам у накладних.

Крім того, перевіряється відповідність кількості сумок, які здаються інкасаторами до каси, даним довідки про видачу їм сумок та даним явочних карток.
У разі виявлення дефектних сумок, невідповідності записів про суму грошей сумки повинні розкриватись, а гроші перераховуватись. Про це та результати перевірки складається відповідний акт.

Посадовими особами, відповідальними за схоронність грошей та цінностей, є керівник (заступник керівника), головний бухгалтер (заступник головного бухгалтера) та завідувач каси установи банку.

Усі гроші та інші цінності мають зберігатись у грошових сховищах в установленому відповідними нормативними документами порядку. Виноситись із грошових сховищ вони можуть тільки для проведення операцій щодо їх обробки, контрольного перерахування і ревізії тільки в приміщення каси.
Видача грошей і цінностей зі сховищ здійснюється під розписку у відповідній Книзі обліку.
Перед закриттям грошових сховищ посадові особи, відповідальні за схоронність готівки та цінностей, зобов’язані безпосередньо в грошових сховищах перевірити:
а) чи всі цінності, книги, документи, які підлягають зберіганню в сховищах, занесені в сховище;

б) чи відповідає фактична наявність готівки та цінностей операційної каси даним бухгалтерського обліку і залишкам, зазначеним у книзі обліку готівки операційної каси та інших цінностей;
в) чи всі шафи зачинені, а електроприлади і світло вимкнені.
Книги (журнали), які використовуються в касовій діяльності установи банку і передбачені у відповідних нормативних документах НБУ, повинні бути пронумерованими, прошнурованими та скріплені печаткою. Кількість аркушів у таких книгах (журналах) завіряється підписами керівника установи банку, головного бухгалтера і завідувача каси.

Замкнені та опечатані сховища здаються під охорону, про що робиться відповідний запис у контрольному журналі.

Вхід до грошового сховища дозволяється тільки посадовим особам, відповідальним за схоронність цінностей, інші працівники банку можуть входити в грошове сховище лише з дозволу керівника установи банку або його заступника, який відповідає за здійснення операцій із цінностями, обов’язково в присутності посадових осіб, відповідальних за схоронність цінностей.

У робочі дні грошові сховища підлягають обов’язковому відкриттю, огляду і перевірці посадовими особами, відповідальними за схоронність цінностей, незалежно від того, здійснюються операції з цінностями, чи ні.

Якщо виявлено пошкодження дверей, замків, шпагату або печаток, а також за наявності підозри у спробі проникнення в грошове сховище, про це негайно, до відкриття сховища, складається акт, який підписується всіма посадовими особами, відповідальними за схоронність цінностей, та представником охорони, вживаються необхідні заходи і робиться повідомлення керівництву банку. У разі порушення цілісності вікон, стін, підлоги, стелі необхідно негайно перевірити наявність цінностей і скласти про це акт.

У випадку втрати ключів від грошового сховища (сейфів, металевих шаф) замки або їх коди повинні в обов’язковому порядку змінюватись. Про таке складається відповідний акт, за фактами втрати ключів або печаток, якими опечатуються сховища, проводяться службові розслідування, особи винні у втраті ключів та печаток, притягуються до дисциплінарної відповідальності.

Усі працівники установ банків, залучені до роботи з цінностями та здійснення операцій з готівкою, зобов’язані знати встановлений Інструкцією № 1 НБУ порядок ведення й обліку касових операцій та правила зберігання цінностей і грошей. У разі виявлення допущених ними порушень вони не можуть посилатись на незнання вказаного порядку та правил.

Крім того, якщо цим працівникам дозволено носіння вогнепальної зброї та її застосування, вони повинні під час влаштування на роботу і надалі періодично (не рідше одного разу на рік) проходити медичні огляди.

Касовим та інкасаторським працівникам категорично забороняється:
- передовіряти виконання дорученої роботи з цінностями іншим особам, а також виконувати роботу, яка не входить до кола їхніх обов’язків;

- безпосередньо виконувати доручення клієнтів щодо одержання або внесення готівки на їхні рахунки в банку, а також приймати від них документи на внесення грошей або на одержання грошей, минаючи бухгалтерських працівників;
- зберігати свої гроші та інші цінності разом з грошима та цінностями банку.
Крім того, касирам категорично забороняється у разі тимчасової відсутності на робочому місці залишати гроші, цінності, пломбіри, печатки, іменні штампи, кліше з особистим кодом, ключі від грошових сховищ у відкритому вигляді, незамкненими сейфи, металеві шафи, візки або шухляди столів. Також категорично забороняється під час проведення операцій залишати ключі у шпаринах замків дверей грошових сховищ, сейфів, металевих шаф, візків, призначених для зберігання грошей і цінностей.
Власні гроші касирів, верхній одяг, їжа та інші предмети, що не стосуються здійснення касових операцій, повинні зберігатись у спеціально відведеній кімнаті або шафах, розташованих у касовому вузлі, але не в приміщеннях кас.
Касові працівники несуть повну матеріальну відповідальність за недостачу грошей і цінностей у сформованих ними пачках, корінцях та в іншій упаковці за їх підписами, а також за наявність серед відсортованих і запакованих ними грошей неплатіжних і фальшивих грошових білетів і монет та інші недоліки в роботі, які завдали матеріальної шкоди банку.

Інкасатори несуть повну матеріальну відповідальність за схоронність грошей та інших цінностей, прийнятих ними для доставки за призначенням.
Працівники каси у разі спроби нападу або крадіжки цінностей з боку клієнтів або інших осіб повинні подати встановленим порядком сигнал “Тривога”. У цьому випадку всі посадові особи каси та установи банку діють відповідно до вимог існуючих нормативних документів, які регулюють порядок таких дій.
Особливу увагу слід приділити забезпеченню безпеки роботи касирів територіально-відокремлених робочих місць та пунктів обміну валют. Як правило, такі спеціалісти повинні мати досвід роботи або пройти спеціальне стажування в операційних касах банку, отримати практичні навички виконання прибутково-видаткових операцій, у тому числі і валютно-обмінних. Територіально відокремлені робочі місця (ТВРМ) касирів доцільно розташовувати всередині будинків організацій, установ, магазинів і т. п., а їх конструктивний устрій має виключати можливість несанкціонованого проникнення в них.

Огороджувальні конструкції кабін мають бути непрозорими.
Робочі місця касирів повинні мати певне обладнання, зокрема сейфи, прилад для визначення справжності грошей, лічильну машину, комп’ютер, засоби тривожної сигналізації, телефонного чи радіозв’язку.

Доставка касирів та грошей до ТВРМ та пунктів обміну валют, а також їх повернення до банку здійснюється спеціальним транспортом з озброєною охороною. ТВРМ у години роботи касирів повинні охоронятись. Рішення про таку охорону приймає керівник установи банку залежно від наявності та обсягу цінностей на робочому місці касира, обігу готівки, технічної укріпленості робочого місця та його розташування.