Порядок оформления первичных данных.
Автоматизированное документирование.
Целевым назначением автоматизированного документирования является документированное оформление первичной информации и подготовка её к автоматизированной обработке.
Автоматизированное документирование выполняется человеком с использованием технических средств и может, осуществляется в двух вариантах:
1)с получением двух носителей информации, один из которых человекочитаемый, является первичным документом, а другой – машиночитаемый, является его копией;
2)с формированием только машиночитаемого носителя, который является первичным документов.
Персонал, участвующий в автоматизации документации, неоднороден по содержанию выполняемых им функций и подразделяется на две категории:
1)персонал, структурных подразделений, непосредственно осуществляющий сбор и документирование первичной информации;
2)персонал, осуществляющий функции управления и контроля процесса автоматизированного документирования.
Персонал первой группы выполняет следующие функции:
· регистрацию первичной информации;
· визуальную проверку набранной информации на экране ЭВМ;
· передача информации.
Персонал второй группы обеспечивает возможность нормального выполнения функций документирования и всех последующих работ, связанных с подготовкой первичной информации к дальнейшему использованию.
С точки зрения этих требований в установленном порядке очень важны следующие характеристики процесса документирования:
1) свойства носителя, используемого в качестве первичного документа;
2) условия регистрации первичной информации в документе (должны обеспечить установление персональной ответственности бухгалтера за составленный документ:
· авторизация;
· ограничение доступа);
3) условие формирования первичного документа (маршрут формирования; состав информации в каждом пункте маршрута; сроки формирования);
4) условия передачи первичного документа (обеспечивают сохранность информации);
5) состав информации первичного документа.
Информационное содержание первичного документа во многом определяется условиями выполнения основных функций документирования. Содержание первичного документа также должно отвечать и обеспечивать удобство последующего аудита, ревизии и хранения.
В состав информации первичного документа обязательно должна входить содержательная информация, т.е. характеристика учетного объекта, а так же вспомогательная информация (идентификация документа → название, форма, должностные лица).
Порядок оформления машиночитаемых первичных документов должен обеспечивать установление персональной ответственности за их юридическую правомочность, а также достоверность и точность информации.
Условия оформления машиночитаемых первичных документов должны позволять:
1) однозначно определять лиц, ответственных за регистрацию хозяйственных операций в документе;
2) ограничение доступа к техническим средствам;
3) выявлять незаконные хозяйственные операции;
4) контролировать правильность информации документа, исправлять ошибки;
5) восстанавливать информацию документа.
Машиночитаемый первичный документ должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать документ (наименование, №), условия его составления (дата, место), хозяйственные операции, лиц, составляющих документ.
В машиночитаемом документе допускается не фиксировать характеристики хозяйственных операций, представляющие собой производную информацию, полученную на основании НСИ.
На предприятии должен быть установлен и зафиксирован соответствующими нормативными документами порядок создания машиночитаемых документов каждого вида.
Нормативные документы должны регламентировать:
1. состав информации, которая регламентируется в каждом пункте маршрута, и порядок её регистрации;
2. порядок контроля правильности информации и порядок исправления ошибок при составлении документа;
3. лиц, которым разрешено оформление документа;
4. способы авторизации информации документа:
5. порядок хранения и передачи.
Вопросы для самоконтроля:
1. Раскройте особенности организации комплекса сбора и документирования первичного учета.
2. Сколько существует способов формирования первичных данных?
3. В чем особенности автоматизированного документирования?
4. Каков порядок оформления первичных данных с помощью ЭВМ.
Литература: [1, 2, 3, 4, 5, 10, 12]