Таблично - перфокартная форма.

Организация учета с использованием машинных форм учета.

Помимо традиционных форм ведения учета при использовании ВТ можно применять и машинные варианты организации бухгалтерского учета:

· Таблично - перфокартная форма;

· Таблично - автоматизированная;

· Диалогово - автоматизированная.

Другой подход в организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации был разработан в условиях применения перфорационных вычислительных машин (ПВМ), а форма бухгалтерского учета получила название таблично – перфокарточная. В основу комплексной механизации учета при данной форме положен принцип непрерывности обработки учетной информации на ВТ в условиях полного охвата механизации всех учетных работ. При этом происходит перераспределение работ, и значительная часть операций учетного процесса выполняется персоналом ВТ. Существенная особенность этой формы состоит в том, что в ней объединяются использование двух видов информации, занесенных на перфокарты:

· переменной (разовой);

· постоянной.

Переменная информация (на перфокартах) содержит данные о хозяйственных операциях и отражает выходные показатели, полученные из первичных документов.

Постоянная информация, занесенная на перфокарты, содержит нормативные и расценочные показатели, что дает возможность значительно сократить содержание первичных документов, исключая из них справочные данные, и уменьшить объем учетных работ.

Документы о хозяйственных операциях, оформленные в пачки, проверенные и принятые для обработки, регистрируются в специальном журнале приема документов и регистрации контрольных чисел, который используется для контроля по сохранности этих документов, а также для полноты записей в табуляграммах.

Зарегистрированные документы передаются на перфоратор для составления перфокарт. Перфокарты, созданные по документам о хозяйственных операциях, передаются на вычислительные машины, где осуществляется их группировка, систематизация ведомостей о хозяйственных операциях по счетам бухгалтерского учета. Регистрами синтетического и аналитического учета является табуляграммы дебетовых и кредитовых оборотов, которые составляются по каждому счету. В аналитических табуляграммах указываются данные первичных документов, которые систематизировались в разрезе аналитических счетов каждого корреспондирующего счета. По итогам табуляции синтетического учета составляется оборотный баланс с расшифровкой субсчетов по каждому синтетическому счету. Эти ведомости используются для заполнения отчетности.

Основными приемами механизации учета при таблично - перфокарточной форме является:

1. создание человекочитаемых документов;

2. использование единой номенклатуры кодов синтетических счетов и объектов их аналитического учета;

3. наличие в первичных документах кода корреспондирующего счета, объектов его аналитического учета (это дает возможность автоматически создавать полную бухгалтерскую запись);

4. организация поточной технологий обработки учетной информации;

5. использование табуляграмм вместо ручных учетных регистров;

6. автоматическая взаимосвязь аналитического и синтетического учета;

7. создание по всем первичным данным бухгалтерского учета, зафиксированным на машинных носителях, контрольных табуляграмм и журналов контрольных чисел для сверки машинограмм аналитического и синтетического учета;

8. организация автоматической взаимосвязи выходных документов аналитического и синтетического учета.

Таблично – автоматизированная форма (ТАФ).

В данной форме используется самостоятельная структура подразделения - вычислительная машина с использованием перифирифной техники в условиях функция АСУП.

К основным признакам ТАФ относятся:

1. Любое использование технических средств для организации комплексной автоматизации обработки учетной информации;

2. Широкое использование универсальной документации и машинных носителей;

3. Применение системы кодов учетной информации, что дает возможность получить на ЭВМ все необходимые учетные регистры;

4. Сохранение принципа двойной записи при использовании одного комплекта носителей информации и программное группирование дебетовых и кредитовых оборотов;

5. Автоматизация логических операций по ведению бухгалтерского учета;

6. Наличие системы регистров, полной последовательности их составления, средства записи и хранения информации, а также возможность использования запросного режима по отдельным хозяйственным и расчетным операциям;

7. Организация системы контроля и исправления ошибок;

8. Сохранность первичной информации, машиночитаемых носителей и машинограмм - регистров.

В ТАФ обработка и ведение информационной базы может осуществляется на ПК. В этих условиях появляется возможность автоматизировать процессы сбора, регистрации первичной информации и передачи её по каналам связи в центральный ЭАМ (ВЦ). В условиях ТАФ первичные данные могут фиксироваться не только на обычных, но и на машинных носителях, благодаря чему автоматизируется сбор первичной информации. На машинных носителях ЭВМ создается НСИ, предназначенная для многоразового использования, а также сохраняется текущая, НСИ и выходная информация.

Одним из важнейших принципов ТАФ является использование запросного режима с целью получения ведомостей. Для этой цели бухгалтер заполняет стандартный документ, где указывается вид запроса. После введения информации в ПК необходимая информация распечатывается в виде таблицы.

Основными преимуществами ТАФ является:

1. использование периферийной техники на месте возникновения информации;

2. применение переменный и постоянной информации;

3. автоматизация ведения и выдачи ведомостей;

4. автоматизация контроля и расчета информации;

5. использование информации, созданной в других подсистемах предприятия;

6. быстродействие выполняемых учетных работ;

7. регламентное формирование и получение информации;

8. незначительный процент подготовки и получения выходной информации.

К основным недостаткам ТАФ относят:

1. оторванность ВТ и вычислительных ресурсов от бухгалтерского аппарата;

2. сложность оперативного взаимодействия всех служб по принятию управленческих решений;

3. высокая стоимость вычислительного носителя и значительные затраты по его ведению.

Диалогово – автоматизированная форма (ДАФ).

Современные технические средства, использованные для автоматизации ведения бухгалтерского учета, обуславливают новый подход для формирования учетной информации, снижают трудоемкость обработки информации, повышают оперативность доступа бухгалтерского аппарата к обрабатываемой информации.

ДАФ характеризуется полной автоматизацией обработки и систематизаций учетной информации и дает возможность отражать любые данные в учете непосредственно после введения их в информационную базу данных.

Систематизация и обобщение учетных данных, содержащихся в информационной базе, осуществляется автоматически и отражаются в полученных машинным способом выходных данных учета, контроль а анализа. ДАФ предполагает автоматизированное выполнение задач учета в запросном и регламентированном режимах.

При реальном запросном режиме повышается оперативность учета, контроля и анализа, появляется возможность получения неотъемлемых справочных и аналитических данных в течение отчетного периода, а не только по его окончании. При ДАФ объем информации, выдаваемой получателем регламентно, значительно сокращен и ограничен только неотъемлемыми и достаточными для выполнения управленческих работ данными. Справочные данные выдаются по запросу.

В случае потребительской проверки правильности расчетов есть возможность получения расшифровки каждого результата показателя по запросу пользователя с указанием проведенных в машине расчетов и всей выходной информации. ДАФ предполагает выдачу пользователю информации не только в виде печатных документов, а и виде видеограмм. Контроль правильности ведения учета в значительной мере также автоматизируется, что ведет к повышению достоверности данных бухгалтерского учета. При этом на бухгалтерский аппарат накладывается контроль выполнения указанных работ. Бухгалтерам предоставляется возможность осуществлять проверку показателей выходных бухгалтерских документов. При этом обеспечивается связь аналитического и синтетического учета с данными первичных документов.

ДАФ обеспечивает ограниченный доступ к учетной информации введением пароля. При использовании ДАФ есть возможность анализировать информацию с использованием базы знаний, которая обеспечит бухгалтера не только автоматизированным отражением управленческих решений, но и в диалоговом режиме осуществит подсказку о наличии отклонений и изменений от установленных нормативных документов. В диалоговом режиме в случае потребности информационная система осуществляет самообразование пользователя и предоставляет помощь в методологическом плане отображения информации о действиях бухгалтера.

Вопросы для самоконтроля:

1. В чем особенности традиционных форм учета в условиях применения ЭВМ?

2. Перечислите основные характеристики таблично-перфокарточной формы учета.

3. В чем основные достоинства таблично-автоматизированной формы бухгалтерского учета?

4. Укажите особенности диалогово-автоматизированной формы бухгалтерского учета.

Литература: [1, 2, 3, 4, 5, 10, 12]