Фильтрация данных

Основное отличие фильтра от упорядочивания - это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.

Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (его еще называют автофильтр) и расширенный фильтр

Для применения автофильтра нажимается та же кнопка, что и при сортировке – «Сортировка и фильтр». В Excel 2003 перед фильтрацией данных необходимо выделить заголовки списка и перейти на пункт «Автофильтр» в меню «Данные» – «Фильтр». В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками _. Это раскрывающиеся списки (рис. 7.26).

Рис. 7.26. Раскрывающиеся списки

Щелкнув по одной из этих стрелок, можно получить меню с перечнем значений данного поля (рис. 7.27).

Рис. 7.27. Перечень значений поля.

Щелчком выбирается какой-либо пункт из этого перечня. В списке отобразятся только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с выбранным значением, т.е. произойдет фильтрация данных. При этом пиктограмма со стрелкой будет изображена другим цветом. Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к полному списку, то нужно выбрать опцию «все» в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация.

При использовании расширенного фильтра критерии отбора задаются на рабочем листе. Расширенный фильтр удобно использовать в случаях, когда результат отбора желательно поместить отдельно от основного списка.