Низька Середня Висока

NN

NN

NN

Будь-яка діяльність, у тому числі управлінська, повин­на бути спрямована на отримання конкретних резуль­татів. Основними завданнями управлінців усіх рівнів є розроблення дієвих способів та прийомів впливу на пра­цівників, вибір найоптимальніших управлінських важе­лів та створення механізмів впровадження їх у життя.

Зміст методів менеджменту–специфіка прийомів і способів впливу.

Головне завдання керуючої системи –створення методів менеджменту, за допомогою яких вона впливатиме на працівників, забезпечуючи їхню активність, керуючи та координуючи їх діяльність.

Головна мета методів менеджменту – забезпечення гармонії, органічного поєднання індивідуальних, колективних та суспільних інтересів.

Методи менеджменту діалектично пов'язані з функціями менеджменту, оскільки основним завданням функцій менеджменту як видів управлінської діяльності, є формування методів менеджменту.

Рисунок 2.1 – Класифікація методів менеджменту

Таблиця 2.3 – Класифікація методів за характером впливу

Продовж. табл. 2.3

Методи менеджменту є результатом реалізації функ­цій менеджменту, тобто апарат управління будь-якої ор­ганізації у процесі своєї діяльності повинен створити усі необхідні способи впливу на керовану систему.

Завдання управлінців і полягає в тому, щоб сформувати необхідні методи менеджменту, здатні забезпечити ви­робничо-господарську діяльність, досягнення цілей та мі­сії організації.

2.3 ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

“Фірма не може існувати без інформації, оскільки ні одна функція не може здійснюватись, якщо не буде забезпечене відповідне надходження інформації до особи, що відповідає за прийняття рішень.”

До появи і розвитку кібернетики, обчислювальної тех­ніки та інформатики поняття "інформація" трактували як відомості, які передаються усним, письмовим чи іншим способом, у тому числі за допомогою технічних засобів. Тепер, зберігаючи первинний зміст, інформацію тракту­ють як загальнонаукове поняття (спільне для всіх наук), яке охоплює обмін відомостями між людьми, людиною і автоматом (наприклад, ЕОМ), автоматом і автоматом, пе­редавання ознак від клітини до клітини, від організму до організму.

Таблиця 2.4 - Трактування інформації

Науково-технічна

Правова

Історична

За характером Політична

Ідеологічна

Побутова

Виробничо-управлінська

Художньо-публіцистична

 

Рисунок 2.2 – Класифікація інформації за своїм характером

Рисунок 2.3 – Класифікація інформації за різними ознаками

Схеми надходження інформації:

- Централізована – вся документація прямує в певний єдиний центр організації.

- Децентралізована – документи надходять за призначенням у підрозділи.

- Змішана – поєднання централізованої та децентралізованої.

 

Від своєчасності, ефективності, якості інформації значною мі­рою залежить прийняття рішень по тому чи іншому питанню в організації або її структурах. Причому один і той же неінформаційний матеріал може сприйматись та оцінюватись по-різному: в залежності від кваліфікації керівництва, організаційного рівня правління, функціональних обов'язків керівника. У зв'язку з цим необхідно визначити основні вимоги до інформації.

 

Об’єктивність

Лаконічність

Актуальність

Цілеспрямованість

Своєчасність

Комунікативність

Наочність

Рисунок 2.4 – Вимоги до інформації

Процес обміну інформацією в організаціях умовно поділяють на дві категорії:

- формальну (або таку, що планують)

- неформальну (або таку, що не планують).

 

Формальна передача інформації

Одним із найважливіших засобів формалізації передачі відомостей є використання стандартних форм (бланків), в які заноситься інформація. В багатьох організаціях доповненням до форм звітності є різні види бланків, форми особистих анкет, бланки заяв і офіційних листів.

Обмеження формальної системи обміну інформацією:

- не задовольняє повністю потреб організації — неможливо формалізувати все, що проходить в організації.

- формальний обмін інформацією часто не може виразити реальні потреби організації через свою повільність і негнучкість.

 

Неформальна передача інформації

Неформальна передача інформації — це в деякій мірі незаконні всередині організації розмови та чутки. Вони охоплюють будь-яку інфор­мацію поза офіційними каналами.

Неформальна передача інформації будує свої головні канали на ос­нові соціальних груп, які визначаються структурою організації. Часте спілкування і ототожнення себе з організацією є одночасно причиною і наслідком структури соціальних груп, які забезпечують засоби для ефек­тивної передачі інформації.

Внутрішні та зовнішні канали обміну інформацією

Урядові установи повинні підтримувати постійний потік інформації не тільки між своїми штатними співробітниками, а й іншими установами, організаціями і населенням.

При використанні внутрішніх і зовнішніх каналів обміну інформація інколи накладається одна на другу, що викликає ряд адміністративно-управлінських проблем.

 

2.4 КОМУНІКАЦІЇ В УПРАВЛІННІ

 

„Комунікації – це процес передачі

інформації, а інформація – це цілеспрямовані знання”

Практично неможливо переоцінити важливість комунікацій в управлінні. Все, що робить керівник для досягнення цілей, потребує безперервного обміну інформації. Якщо люди не обмінюються інформацією вони не зможуть працювати разом.

Однак, будь-які комунікації – це дуже складні процеси, які складаються із взаємопов'язаних кроків. Кожний такий крок дуже важливий, для того щоб зробити наші думки зрозумілими іншім, а якщо ми будемо неуважними в цих діях, можемо втрати зміст, порушити комунікацію, що приведе до неефективного управління.

Комунікаційний процес — це процес обміну інформацією на засадах використання певних складових та реалізації відповідних етапів з ме­тою розв'язання конкретної проблеми.

Мескон, Альберт та Хедоурі виділяють такі складові еле­менти процесу комунікацій (рис. 2.5):

Рисунок 2.5 – Складові елементи процесу комунікацій

В комунікаційних процесах постійно виникають шуми.

Шум— це те, що деформує зміст повідомлення (відхилення, помилки тощо). Отже, слід враховувати можливі неточності при передачі інформації.

З метою забезпечення високої якості комунікаційних проце­сів слід орієнтуватись на два види комунікацій:

- міжособові, які виникають між конкретними особами (працівниками);

- організаційні, які визначаються характером діяльності, побудовою, можливостями організацій (підприємств).

Ефективна комунікація має чотири стадії:

1 забезпечення уваги адресата (забезпечення готовності адресата прийняти інформацію);

2 забезпечення розуміння суті повідомлення. Багато комунікацій на цій стадії терплять крах, тому менеджер, використовуючи канали зворотного зв'язку, повинен переконатися у розумінні підлеглими суті повідомлень;

3 виконання. Цей етап передбачає забезпечення готовності адресата підкоритися (виконувати те, що від нього вимагається у зв'язку з отриманими повідомленнями);

4 дія. Завершальний етап ефективної комунікації, який передбачає виконання адресатом певних дій на основі повідомлених вимог.

Вертикальні комунікації – сюди належать комунікації зверху вниз і знизу вгору. Завдання вертикальних комунікацій:

1 ознайомлення з цілями для усвідомлення важливості виконуваної роботи;

2 викладення конкретних інструкцій щодо виконання робіт;

3 забезпечення розуміння роботи та її зв'язку з іншими завданнями;

4 надання інформації про процедури і методи виконання роботи;

5 забезпечення інформацією зворотного зв'язку про результати.

Недоліки вертикальних комунікацій:

1 створення умов для формування авторитарної системи;

2 значне завантаження підлеглих;

3 постійні втрати інформації внаслідок викривлень, помилкової інтерпретації.

Метод подолання цих проблем – організація потоків інформації знизу в гору, налагодження ефективного зворотного зв'язку.

Горизонтальні комунікації – здійснюються між особами, які знаходяться на одному рівні ієрархії.

Діагональні комунікації – здійснюються між особами, які перебувають на різних рівнях ієрархії (наприклад, лінійні та штабні підрозділи).

"П'ять "С" ЕФЕКТИВНОЇ КОМУНІКАЦІЇ (Р. Фалмер):

1 ясність;

2 повнота;

3 лаконічність;

4 конкретність;

5 коректність.

Канали комунікацій. Ефективність будь-якого спілкування залежить від того, як воно здійснюється, через який канал. Канадський вчений Маршал МакЛюен вказував, що "засіб є повідомлення".

Най­частіше дослідники зосереджують увагу на мові, яка є вищою формою спілкування. Вербальний, (словесний) компонент будь-якого людсько­го повідомлення супроводжують як тон і сила голосу (паравербальний компонент), так і рухи, жести того, хто надсилає повідомлення, і того, хто його отримує, що є невербальним компонентом повідомлення.

Серед методів поліпшення системи комунікацій виділяють дві групи:

1 вдосконалення міжособових комунікацій;

2 вдосконалення організаційних комунікацій.

Вдосконалити міжособові комунікації можна на основі:

- Розуміння потреб і настроїв підлеглих.

- Вдосконалення персональних стосунків.

- Використання зрозумілої мови та повторів.

Знання видів комунікацій в організації та поза її ме­жами дає змогу менеджеру ефективно будувати процес спілкування, максимізуючи його корисність.

2.5 УПРАВЛІНСЬКІ РІШЕННЯ

„Рішення – сьогодні, результат – завтра”

Кожен з нас щодня приймає десятки, а протягом життя тисячі рішень. Очевидно, що прийняття рішень становить основний зміст діяльності керівника, для якого це постійна й досить відповідальна робота. Останні постійно змушені аналізувати і давати відповіді на запитання, які у віршовій формі сформулював Редьярд Кіплінг, а саме:

Есть у меня шестерка слуг, проворных, удалых,

И все, что вижу я вокруг, – все знаю я от них.

Они по знаку моему являются в нужде.

Зовут их: Как и Почему, Кто, Что, Когда и Где.

У комплексних потребах слід визначати різницю між фактичними і бажаними станами об’єкта по його параметрам, структуруючи проблеми шляхом побудови для її рішення дерева цілей.

Якість управлінського рішення – сукупність параметрів рішення, що задовольняють конкретного споживача.

Компоненти “чорного ящика” системного підходу до прийняття рішення представлені на рисунку 2.6:

Зовнішнє середовище

Вхід Вихід

Зворотній зв’язок

Рисунок 2.6 – Компоненти “чорного ящика”

“Вхід” системи – проблема, яку потрібно вирішити.

“Вихід” системи – кількісно чи якісно виражене, з відповідним степенем адекватності та вірогідності реалізації , рішення.

“Зовнішнє середовище” – фактори мікро- і макросередовища фірми, що впливають на якість управлінського рішення.

“Зворотній зв’язок” – інформація, що потрапляє від споживачів до того, хто прийняв рішення, чи до того, від кого надійшла інформація по рішенню проблеми.

Що ж стосується процесу прийняття рішень, то він складний та багатосторонній, тому важливо, щоб, враховуючи ситуацію та свій стиль управління, кожен керівник міг прийняти найбільш ефективне рішення.

Класичний підхід до прийняття управлінського рішення полягає у виконанні певної процедури та виконанні обов’язкових дій, а саме – проходження шести етапів.

Стосовно загальних рішень, рішень на вищому рівні управління, перспективи рішень радять використовувати алгоритм вироблення раціональних рішень за Янгом. Даний підхід складається з 10 етапів:

1 Визначення цілей організації.

2 Виявлення проблем в процесі досягнення цих цілей.

3 Дослідження проблем та постановка діагнозу.

4 Пошук розв’язання проблеми.

5 Оцінка всіх альтернатив та вибір найліпшої з них.

6 Узгодження рішень в організації.

7 Затвердження рішення.

8 Підготовка до задіяння рішень.

9 Управління застосуванням рішення.

10 Перевірка ефективності рішення.

Рисунок 2.7 – Умови ухвалення рішення

Згідно з положенням американського менеджменту, наука управління як механізм оптимізації рішень може реалізуватися за допомогою:

- застосування наукового методу;

- використання системної орієнтації;

- застосування моделей.

Модель – це відображення в схемі, формулі, взірці характерних ознак об'єкта, який досліджується. Вона є спрощеним зображенням конкретної життєвої (управлінської ) ситуації.

Таблиця 2.5 – Способи моделювання

Продовж. табл. 2.5

В таблиці є виділені два способи моделювання, якими переважно користуються в менеджменті, – це лінійне програмування та прогнозування.

Прогнозування відіграє важливу роль, оскільки поєднує досвід, отриманий в минулому, транспортуючи його на майбутнє.

Наступним кроком розглянемо, якою є методика ухвалення рішень в залежності, чи вони приймаються індивідуально, чи групою осіб.

Існує три відомих методи групового ухвалення рішень, оскільки саме останні, як прийнято вважати, виникають при розв'язанні складних, істотних проблем.

Перший метод групового ухвалення рішень – колективне обговорення проблем за умов вільного висування проектів рішень. Метод передбачає послабити структурованість групи. Тут висувати ідеї може будь-хто з учасників. Здійснюється метод в такому порядку:

- стисле пояснення ситуації;

- ознайомлення учасників з проблемою;

- викладення власної думки кожним членом групи;

- реєстрація кожної ідеї;

- критика чи дискусія з приводу варіантів вирішення проблеми.

Другим методом групового ухвалення рішень є номінальний груповий спосіб.Метод зводить до мінімуму проблеми міжособового спілкування, тому базується на наступних принципах:

- з'ясувати суть проблеми та висловити лише одну ідею у письмовій формі кожним учасником групи;

- дискусія розпочинається тоді, коли всі сформулювали думку;

- групове обговорення підсумовує висунуті ідеї;

- на основі більшості голосів приймається рішення – найдосконаліша ідея.

Коли члени групи не можуть бути присутні в одному місці, використовують дельфійський спосіб.

Виділяють також моделі групових методів вибору рішень. До них відносяться моделі мозкового штурму; синектики; морфологічного та функціонально-вартісного аналізів. Детальніше розглянемо вищенаведені моделі у таблиці.

Таблиця 2.6 – Моделі групових методів вибору рішень

МОДУЛЬ 3. ПРОЦЕС УПРАВЛІННЯ

НАВЧАЛЬНА МЕТА:

ОЗНАЙОМИТИСЬ:

- зі стадіями та етапами виконання управлінської роботи;

- із взаємопов‘язаними елементами і послідовністю виконання управлінської роботи;

- з різними типами процесу управління.

ЗНАТИ:

- як розподіляються операції по етапах процесу управління;

- різні типи процесу управління;

- як і в чому відображається вплив керуючої системи на керовану;

- знати функції процесу управління та їх основні ознаки.

ВМІТИ:

- правильно вибирати тип процесу управління;

- правильно розбивати процес управління на етапи;

- виділяти спеціальні функції менеджменту.

КЛЮЧОВІ ТЕРМІНИ:

процес управління (ПУ), управлінська процедура, операція, інструкція, ціль ПУ, засоби ПУ, предмет ПУ.

ЛІТЕРАТУРА:

ОСНОВНА:

1 Мартиненко М.П. Менеджмент фірми: книга для предпринимателя. — К.: МП "Леся",1995р.— 368с.

2 Тарнавська Н.П., Пушкар Р.М. Менеджмент: теорія та практика: Підручник для вузів. - Тернопіль: Карт - бланш, 1997. - 458 с.
3 Хміль Ф.І. Основи менеджменту: Підручник, К.: Академвидав, 2003. - 610 с.

ДОДАТКОВА:

1 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. II Основы менеджмента. - М.: Дело, 1992.

2 Нємцов В.Д., Довгань Л.Є., Сініок Г.Ф., Менеджмент організацій: Навчальний посібник, - К.: Товариство УВПК "Ексоб". 2000. - 392 с.

3 Рудінська О.В., Яроміч С.А., Молоткова І.О.Менеджмент: К.: Ельга Ніка-Центр, 2002. - 335 с.
4 Стадник В.В., Йохна М.А. Менеджмент: Посібник. - К.: Академвидав, 2003. - 463 с.

ПРОБЛЕМАТИКА:

3.1 Що таке процес управління?

3.2 Процес та структура управління.

3.3 Основні функції менеджменту.

3.4 Планування як функція менеджменту.

3.5 Організація як функція менеджменту.

3.6 Мотивація як функція менеджменту.

3.7 Контроль як функція менеджменту.

3.1 ЩО ТАКЕ ПРОЦЕС УПРАВЛІННЯ?

"Правильно спроектований процес

управління забезпечує успіх (раціональне досягнення цілей"