Организация документооборота на предприятии

Обработка документов. Способы устранения ошибочных записей

Все документы должны пройти несколько этапов обработки.

1.Документы должны быть проверены в момент составления и в момент отражения в учете. Проверка осуществляется на предмет целесообразности, законности, наличия определенных реквизитов и арифметической правильности. При обнаружении ошибок могут использоваться корректурный метод их устранения и метод дополнительных проводок. Корректурный способ используется, если ошибка не затрагивает корреспонденции счетов. При этом, неправильную запись зачеркивают и пишут правильно. Кроме того, пишут «исправленному верить», ставят число и подпись.

Метод дополнительных проводок применяют, если операции на счетах записаны в сумме, меньшей по сравнению с правильной. Если сумма операции больше, чем правильная или обнаружена ошибка в корреспонденции счетов, используют метод «красного сторно». При этом неправильную запись повторяют отрицательным числом, которое пишется красными чернилами, и затем делают правильную запись. Суммы, записанные красными чернилами, при подсчете итогов исключаются и, таким образом, неправильная запись уничтожается. .

2.На втором этапе должна быть проведена расценка документов, т.е проставление на них денежных расценок.

3.Документы должны быть сгруппированы, т.е. подобраны в однородные по содержанию группы.

4.На документах должна быть проставлена корреспонденция счетов, т.е. должна быть произведена разметка (контировка).

После разметки данные документов отражают в учете, а сами документы сдают в архив.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете и за их достоверность несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Создание и передача документов для отражения в учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Документооборот– это порядок, сроки и этапы прохождения документов от места их составления до передачи их в архив. Организация документооборота предполагает создание:

- табеля отчетности (перечень всех установленных на предприятии форм отчетности с указанием сроков и адресов представления);

- плана документации (альбом образцов всех бланков, используемых документов, инструкций, используемых на предприятии);

- рабочего плана счетов (перечень синтетических и аналитических счетов, используемых предприятием при отражении своих финансово-хозяйственных операций);

- формы ведения бухгалтерского учета (совокупность первичных документов и учетных регистров во взаимосвязи и взаимозависимости);

- графика выполнения учетных работ (схемы движения документов и сроки представления их в бухгалтерию);

- бухгалтерского архива (место хранения бухгалтерских документов).

Все бухгалтерские документы должны храниться в хронологической последовательности в соответствии с нормативным сроком хранения. Сроки устанавливаются Федеральной архивной службой. Большинство документов хранится 5 лет.

5.4. Инвентаризация: организация, порядок проведения и оформление результатов

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия хозяйственных средств данным бухгалтерского учета. В результате выявляется соответствие фактических данных показателям бухгалтерского учета, а так же излишки или недостаток имущества организации.

Инвентаризация может быть полной или частичной. В зависимости от цели различают вступительную инвентаризацию, текущую, ликвидационную и инвентаризацию, проводимую при передаче ценностей.

Этапы проведения инвентаризации

Рис. 8. Этапы проведения инвентаризации

Порядок и сроки инвентаризации определяются руководителем организации. Наличие имущества по факту проверяют в присутствии материально-ответственных лиц. Данные заносят в инвентаризационные описи, которые подтверждаются материально-ответственным лицом. На поврежденные или утраченные ценности составляются акты. Результаты инвентаризации регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. Если в ходе инвентаризации выявляются излишки или недостачи, то эти данные записывают в сличительные ведомости. По окончании инвентаризации составляется акт типовой формы, который является основанием для отражения результатов инвентаризации в учете.

Для любой группы учетных объектов определяется время плановых инвентаризаций. Кроме того, могут быть проведены и внеплановые инвентаризации.То естьсуществуют случаи, когда ее проведение обязательно. Внеплановые инвентаризации проводятся:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене материально-ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотреблений или порчи имущества;

· в случае стихийных бедствий, пожаров или других чрезвычайных ситуациях;

· при реорганизации или ликвидации предприятия;

· и другие случаи, установленные законодательством.

Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующие суммы зачисляются на финансовые результаты у коммерческих организаций и на увеличение доходов у некоммерческих.

Недостачи имущества в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства и обращения, сверх норм – на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на финансовые результаты у коммерческих организаций и на увеличение расходов у некоммерческих.

Результаты должны быть отражены в учете в течение 10 дней после ее проведения.

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ ПО ТЕМЕ

Документ – это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции. То есть хозяйственные операции должны быть обязательно подтверждены первичными документами, чтобы быть отраженными в учете. Документы устанавливают ответственность за совершение операции и позволяют осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль. Документы классифицируют по различным признакам и содержат обязательные и дополнительные реквизиты.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете и за их достоверность несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Создание и передача документов для отражения в учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия хозяйственных средств данным бухгалтерского учета. В результате выявляется соответствие фактических данных показателям бухгалтерского учета, а так же излишки или недостаток имущества организации.

Порядок и сроки инвентаризации определяются руководителем организации.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон РФ “О бухгалтерском учете” от 21.11.96 г. № 129-ФЗ

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н

3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.00 №94н.

4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР).

5. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»

6. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов. – М.: ЮНИТИ–ДАНА, 2003.

7. Глушков И Е. Бухгалтерский учет на современном предприятии. – М. КНОРУС,2002.

8. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2007.

9. Кутер М.И. Теория и принципы бухгалтерского учета: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2004

Тестовые вопросы:

1. По назначению документы делятся на: