Аутсорсинг управління проектами

Аутсорсинг управління проектами є поширеним і перевіреним підходом середніх і великих компаній до реалізації проектних за­вдань у всьому світі.

Для України аутсорсинг управління проектами - нова і унікаль­на послуга, в рамках якої завдання по управлінню проектами замов­ника реалізуються зовнішньою компанією, яка, спеціалізуючись саме на професійному управлінні проектами, представляє інтереси замов­ника. Реалізація проектів силами компанії не завжди приводить до запланованих керівництвом результатів. Основні причини можли­вих невдач - різке зростання кількості проектів і нестача власних фахівців, що справді добре вміють управляти проектами.

Необхідність передачі функцій по управлінню проектами на аут­сорсинг може бути викликана такими причинами:

- в компанії виникла потреба реалізації одного великого й значу­щого для компанії проекту, при цьому впровадження комп'ю­терної системи управління проектами не потрібно, а постановка системи управління проектом також вимагає додаткового часу;

- вже було ухвалене рішення щодо впровадження проектно-орі­єнтованого управління в компанії, але на це потрібно мати до­датковий час, протягом якого проекти будуть реалізовуватися старими методами, які виявлялися малоефективними;

- компанія постійно виконує певний обсяг проектних робіт, при цьому вона несе занадто високі видатки як на управління про­ектами (залучення співробітників компанії із частковим або повним відривом від основної діяльності, або утримування спеціального підрозділу для управління проектами), так і на вдосконалювання системи управління проектами (доробку ме­тодології, зміна настроювань інформаційної системи, навчання персоналу, задіяного в керуванні проектами);

- у компанії виникло завдання, пов'язане з розробкою конкрет­ного набору документів по проекту/програмі, при цьому пла­нується продовжити самостійне управління проектом/програ­мою після виконання цих робіт.

Окрім перерахованих причин до аутсорсингу управління проек­тами організації звертаються за таких умов:

1. Стрімке зростання кількості проектів при недостатності влас­ного персоналу.

2. Неуспішна реалізація або провал проектів.

3. Стратегія передачі непрофільної діяльності на аутсорсинг.

4. Стратегічна важливість проектів (строки, бюджет).

5. Впровадження корпоративної системи управління проектами через аутсорсинг.

Залежно від потреб комианії-замовника й особливостей її проек­тної діяльності, виділяються два види аутсорсингових послуг проек­тного управління:

1) аутсорсинг фахівців;

2) аутсорсинг функцій.

Аутсорсинг фахівців є кращим вибором для компанії, що вперше передає управління проектами на аутсорсинг.

Такий порядок взаємодії може застосовуватися й у випадку, коли налагоджена система управління проектами ще не вибудувана. Ре­зультативність робіт при аутсорсингу фахівців залежить не тільки від компетенції найнятих фахівців, а й від того, наскільки ефективно замовник забезпечує її використання.

При аутсорсингу фахівців на етапі укладання договору визнача­ється набір функцій і завдань, які повинні будуть вирішувати фахів­ці аутсорсера, визначається кількість фахівців, час їхньої роботи й їх компетенція. Замовник виділяє своїх представників, які забезпечу­ють взаємодію консультантів зі співробітниками й службами замов­ника, координують роботи й, при необхідності, деталізують, уточню­ють, коригують склад і/або пріоритети робіт, виконуваних фахівцями аутсорсера. Вартість послуг розраховується, виходячи з реально відпрацьованого часу консультантів, підтвердженого замовником.

При аутсорсингу фахівців аутсорсер бере на себе відповідальність за надання необхідної кількості фахівців з необхідними компетенціями замовникові, при цьому замовник самостійно забезпечує їхнє ефективне застосування на завданнях проекту.

Завдяки такому підходу можливо передавати різні функції проектного управління на аутсорсинг:

- загальне управління проектом - аутсорсинг менеджерів про­ектів;

- адміністративне, методичне й технологічне забезпечення проекту - аутсорсинг фахівців проектного офісу адмініструван­ня проектів.

Даний підхід дозволяє замовникові гнучко коригувати склад робіт, на які залучаються фахівці аутсорсера, перерозподіляючи за­вдання між фахівцями. Це є перевагою в умовах, коли реальний склад робіт і трудомісткість оцінити складно, тому що часто одні роботи спираються на результати інших.

При аутсорсингу функцій аутсорсер бере на себе відповідальність за виконання конкретних функцій управління проектами замовника. За мовник, у свою чергу, забезпечує дотримання залежних від нього умоп виконання цих функцій і їхню інтеграцію в інтересах проекту/програм.

Приклади функцій, які часто передаються на аутсорсинг (їхнє виконання здійснює проектний офіс):

- складання й контроль виконання календарного плану проекту;

- моніторинг/контроль виконання проекту/програми;

- загальне адміністрування проекту (протоколи нарад, контролі, виконання доручень, контроль виконання планів, ведення архіву документів по проекту).

При аутсорсингу функцій також можуть вирішуватися завдання, пов'язані з розробкою конкретного набору документів по проекту/ програмі.

Наприклад, аутсорсинг функцій управління проектами може передбачати створення реєстру проектів, календарний план, І або завдання, пов'язані з виконанням функцій, що носять разовий характер, наприклад запуск/рестарт проекту.

Основною перевагою даного підходу є краща прогнозованість результатів робіт, але потрібно формалізувати процеси управління проектами в замовника для визначення й забезпечення регламенту виконання функцій, що передаються на аутсорсинг.

Аутсорсинг проектних функцій доцільно застосовувати для сталих процесів, попередньо нагромадивши досвід аутсорсингу фа­хівців або забезпечивши істотну автономність реалізованої функції.

При аутсорсингу функцій на етапі укладання договору повинні бути визначені не тільки набір функцій, що передається на аутсорсинг, а й регламент взаємодії з підрозділами замовника при виконанні цих функцій. При виконанні функцій проектного управління консультан­ти враховують і використовують, на вимогу замовника, напрацьовані стандарти, шаблони документів й іншу методологію компанії-замовника. Вартість послуг зазвичай є фіксованою й визначається договором.

Переваги аутсорсингу управління проектами такі:

1. Ефективне проведення тендерів (мінімізація затрат, деталізація пропозицій підрядників).

2. Використання при управлінні проектами кращих практик, ме­тодологічних підходів і міжнародних стандартів (практики РМІ).

3. Ретельне планування і моніторинг проектів (песимістичні й оптимістичні плани, контроль базових планів, моделювання розвитку проекту, контроль змін і ризиків).

4. Ефективне вирішення комунікаційних проблем, організація і підготовка звітності про хід проекту для всіх рівнів управління.

5. Ефективне управління персоналом замовника (чіткий розпо­діл відповідальності, контроль виконання робіт, формування єдиної команди).

Майже третина компаній використовують аутсорсинг, перш за все, аутсорсинг управління проектами, не тільки для того, щоб пере­будувати певні внутрішні процеси, а й серйозно поліпшити ключові можливості бізнесу. Менеджери проектів і керівники підприємства, які вирішують звернутися до аутсорсингу, починають зі сміливої стратегічної програми робіт, щоб отримати конкретні вигоди від змі­ни формату діяльності компанії.