Контрольні запитання

 

1. Дайте визначення такому елементу методу бухгалтерського обліку, як рахунки.

 

2. З яких елементів складається будова рахунка?

 

3. Який порядок визначення сальдо на рахунках бухгалтерського обліку?

 

4. Класифікуйте бухгалтерські рахунки залежно від обліку активів чи джерел їх утворення.

 

5. У чому полягає різниця у визначенні кінцевого сальдо в активних і пасивних рахунках?

 

6. Розкрийте, в чому полягає тісний взаємозв'язок між балансом і рахунками.

 

7. Поясніть економічну суть подвійного запису.

 

8. У чому полягає значення подвійного запису?

 

9. Охарактеризуйте бухгалтерську проводку як певну модель взаємопов'язаних рахунків.

 

10. Дайте характеристику синтетичним і аналітичним рахункам.

 

11. Яке призначення синтетичного та аналітичного обліку?

 

12. Розкрийте взаємозв'язок між синтетичним та аналітичним обліком.

 

13. Якою є побудова оборотної відомості за синтетичними рахунками.


 


Тема 5. Первинне спостереження, документація та інвентаризація

 

1. Поняття бухгалтерських документів

 

2. Вимоги до складання бухгалтерських документів, їх значення.

 

3. Класифікація бухгалтерських документів.

 

4. Організація проведення інвентарізації, її значення і види.

 

Ключеві поняття: бухгалтерські документи, документація, обов'язкові реквізити, накопичувальні документи, документи бухгалтерського оформлення, документооборот, інвентарізація.

 

Поняття бухгалтерських документів

 

Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування.Документування є важливою ланкою в ланцюгуфункціонування бухгалтерського обліку. Це початок і основа бухгалтерського обліку. Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського за-пису, від нього залежать повнота і достовірність облікової інформації для користувачів.

 

У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйняття формі інформацію. Бухгалтерський документ—письмове свідоцтво певної форми і змісту,якемістить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення. Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документаціяє важливим елементом методу бухгалтерського обліку,оскількислужить для первинного спостереження за господарськими операціями, і обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.


 


Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час господарської операції.

 

Порядок документального оформлення господарських операцій і вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-ХІУ. Первинне спостереження, документування та документація відіграють важливу роль в управлінні діяльністю підприємства

 

Первинні документи мають бути складені на паперових або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів. Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, регістрів і звітів установлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

 

 

Вимоги до складання бухгалтерських документів, їх значення

 

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.

 

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов'язкові реквізити.Такими реквізитами для будь-якого первинногобухгалтерського документа є:

 

— назва документа (форми);

 

— дата і місце складання;

 

— назва підприємства, від імені якого складено документ;

 

— зміст та обсяг господарської операції;

 

— одиниця виміру господарської операції;

 

— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;


 


— особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

 

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

 

— ідентифікаційний код підприємства чи особи;

 

— номер документа;

 

— підстава для здійснення операції;

 

— дані про документ, що засвідчує особу;

 

— інші додаткові реквізити.

 

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку.

 

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

 

— первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

 

— документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

 

— записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

 

— вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

 

— у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

 

— кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;


 


— забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

 

— складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. В первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережено підписом "виправлено" і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;

 

— у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим зазначенням номера;

 

— відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

 

— первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України.

 

Велике значення у виконанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповід-них реквізитів.


 


Класифікація бухгалтерських документів

 

Суть документів і їх місце в господарській діяльності підприємства відображаються у їх класифікації. Документи класифікують за місцем складання, призначенням, порядком складання, способом використання, змістом.

 

За місцем складаннябухгалтерські документи поділяють на внутрішні йзовнішні. Внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо. Зовнішні документи складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. На вході обов'язково реєструють, оформляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

 

За призначеннямдокументи поділяють на розпорядчі,виконавчі,бухгалтерського оформлення і комбіновані. Розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо. Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін. Документи бухгалтерського оформлення складають на основі виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та ін. Документи комбінованіпоєднують функції перелічених вище документів(розпорядчих,виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти,


 


вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника про видачу готівки та підтвердження про її фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

 

За порядком складаннядокументи поділяють на первинні й зведені.Первиннідокументи складають у момент здійснення господарської

 

операції (прибуткові й видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та ін.). Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.).

 

За способом використаннядокументи поділяють на разові йнакопичувальні. Разові документи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.). Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх записів.

 

За змістомдокументи поділяють на грошові,розрахункові,матеріальні.Грошовимидокументами оформляють операції,пов'язані з грошовимикоштами. До них належать платіжні доручення, видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки та ін. Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та ін.). Матеріальними документами оформляються операції пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-наклад-на, лімітно-забірна картка та ін.).

 

Розглянуту класифікацію можна узагальнити схемою, наведеною на рис.10.


 

 


 

 

Рис. 10 – Класифікація бухгалтерських документів

 

 

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємства.

 

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацю-вання документів, або документооборотом. Документооборотом називаються

 

 


порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів. Головне завдання документообороту — прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

 

Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності й структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву.

 

 

Організація проведення нвентарізації, її значення і види

 

На підприємстві виникає об'єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік перелічені явища і процеси. Цього досягають за допомогою інвентаризації. Отже інвентаризація є способом спостереження наступної реєстрації господарських операцій, що не охоплюються в момент їх звершення; це спосіб підтвердження правильності й достовірності бухгалтерського обліку й звітності.

 

Інвентаризація проводиться шляхом перевірки в натурі наявності майна (господарських засобів) підприємства шляхом описування, перерахунку, зважування, вимірювання й оцінювання їх залишків і порівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дає змогу встановити розходження між даними о бліку і фактичною наявністю засобів, тобто лишки або нестачі, які оформляють відповідними документами і відображають в обліку. Слід розрізняти інвентаризацію як елемент методу бухгалтерського обліку і як технічний прийом перевірки даних бухгалтерського обліку. Основними завданнями інвентаризації є:

 

— виявлення фактичної наявності господарських засобів, зокрема матеріальних цінностей у натурі;

 

— встановлення лишку або нестачі цінностей і їх регулювання та відображення в обліку;


 


— виявлення товарно-матеріальних цінностей, які втратили свою первісну якість, застаріли і не використовуються;

 

— перевірка дотримання умов і порядку зберігання господарських засобів;

 

— перевірка достовірності й реальності вартості зарахованих на баланс активів і пасивів підприємства.

 

Інвентаризаціїпідлягають основні засоби,нематеріальні активи,товарно-матеріальні цінності, грошові кошти, документи та розрахунки. За повнотою охоплення перевіркою засобів, коштів і розрахунків, інвентаризацію поділяють на повну і часткову. Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всіх засобів та джерел підприємства. Часткова інвентаризація охоплює визначену частину засобів і джерел, наприклад, наявність грошей у касі, готової продукції на складі, незавершеного виробництва тощо. Повна інвентаризація, звісно, дає широку інформацію, проте не завжди доцільна через свою трудомісткість.

 

Залежно від характеруінвентаризацію поділяють на планову іпозапланову. Планова інвентаризація здійснюється за раніше складеним планом відповідно до розробленого і затвердженого графіка її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Позапланову інвентаризацію проводять за розпорядженням керівника підприємства, на вимогу слідчих або контролюючих органів, у разі ревізії або зміни матеріально відповідальних осіб. Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально відповідальних осіб щодо своєчасного оприбуткування й списання матеріальних цінностей, правильності їх зберігання, запобігають зловживанням.

 

Порядок і терміни проведення інвентаризації на підприємствах, організаціях і установах регламентуються статтею 10 ("Інвентаризація активів і зобов'язань") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-ХІУ Порядком надання фінансової звітності, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2000 р. № 419, та Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і


 

 


документів та розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів Україні від 11 серпня 1999 р. № 69.

 

Відповідно до цих нормативних актів об'єкти і терміни проведення інвентаризації визначає власник (керівник) підприємства, крім випадків, коли їх проведення обов'язкове, а саме:

 

— перед складанням річної фінансової звітності;

 

— при передачі майна державного підприємства в оренду, у разі приватизації державного підприємства, перетворення державного підприємства

 

в акціонерне товариство;

 

— у випадку зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

 

— у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, а також за приписом судово-слідчих органів;

 

— у разі пожежі, стихійного лиха або техногенної аварії;

 

— у разі ліквідації підприємства, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

 

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах за наказом керівника створюють постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бухгалтера, матеріально відповідальних осіб. Очолює комісію керівник підприємства або його заступник. Інвентаризацію проводять, як правило, на перше число місяця, що полегшує наступне порівняння її результатів з показниками обліку. До початку інвентаризації матеріально відповідальні особи проводять певну роботу щодо відображення всіх первинних документів з вибуття й оприбуткування цінностей і коштів у книгах і регістрах.

 

У процесі інвентаризації, яка відбувається шляхом підрахунку, зважування, обмірювання, визначають фактичну наявність об'єктів інвентаризації, дані про які записують в інвентаризаційному описі, який підписують усі члени комісії. При проведенні інвентаризації неодмінно повинна бути присутня матеріально відповідальна особа. Вона дає розписку, що всі прибуткові й видаткові документи стосовно обліку матеріальних цінностей здано до бухгалтерії. На час проведення інвентаризації діяльність підрозділу (комори, складу, сховища), як правило, припиняється. Інвентаризаційні описи


 


складають у декількох примірниках, один з яких передають матеріально відпо-відальній особі, при цьому матеріально відповідальна особа на кожному описі ставить свій підпис про матеріальну відповідальність за перелічені в ньому цінності.

 

Свої висновки й пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику підприємства, який у 5-денний термін розглядає і затверджує протокол. Затверджені результати інвентаризації відображають у бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію, але не пізніше грудня звітного року.

 

Таким чином, документація та інвентаризація є важливими складовими бухгалтерської методології, оскільки формують облікову інформацію, яку належним чином буде оброблено й представлено у звітності підприємства внутрішнім і зовнішнім користувачам для потреб управління.