Характеристика інформаційних систем у сфері готельного господарства
Лекція №6
План
1. Автоматизовані інформаційні системи.
2. Автоматизовані інформаційні системи у сфері готельного господарства.
3. Система автоматизації FidelioFront Office.
4. Система автоматизації діяльності готельних служб HOTEL 2000.
Суб’єкти туристичної діяльності – це відкриті системи, які залежать від зовнішнього оточення і вимушені пристосовуватися до них, щоб вижити в конкурентних умовах.
Оскільки інформаційні технології є детермінантом зовнішнього середовища, туристична фірма – системою, на яку вони здійснюють вплив, необхідно вивчити існуючі форми їх взаємодії. Інформаційні технології впливають на туристичну сферу в цілому та її суб’єкти. Найбільший вплив інформаційні технології чинять на процес просування туристичного продукту, насамперед у сфері реклами.
Управління у сфері туризму – це складна система з великими потоками інформації. Забезпечити якісний рівень управління підприємствами туристичного бізнесу можливо при застосуванні автоматизованих інформаційних систем.
Оскільки в основу інформаційних системи покладено автоматизацію, створення і впровадження в діяльність підприємства інформаційних систем є запорукою їх успішної діяльності.
Автоматизована інформаційна система (АІС) – це взаємозв’язана сукупність даних, обладнання., програмних засобів, персоналу, стандартів процедур, призначених для збору, опрацювання, розподілу, зберігання, видачі інформації відповідно до вимог, що випливають з діяльності організації.
Автоматизована інформаційна система призначена для використання комп’ютерних інформаційних технологій з метою підтримки прийняття рішень і виробництва інформаційного продукту. Впровадження таких систем може позитивно вплинути на досягнення конкурентних переваг за рахунок збільшення швидкості виконання замовлень, покращення узгодженості в роботі з віддаленими агентами, полегшення виконання рутинних операцій та систематизації інформації.
У діяльності підприємств туристичного бізнесу важливим є надходження інформації в зручній формі, систематизація інформації, яка надходить із різних підсистем, забезпечення стратегічного планування з ефективним контролем. Тобто, для успішного функціонування і розвитку підприємствам, що функціонують у туристичні галузі, необхідно впроваджувати ефективні інформаційні системи.
На базі розвитку індустрії інформатики, а також використання сучасних традиційних технічних засобів у поєднанні з новими комп'ютерними комплексами розроблено пропозиції з підвищення ефективності управління готельним господарством.
Сучасне готельне господарство у всьому світі стало на індустріальну основу і є самостійною галуззю економіки майже кожної країни.
Основними напрямками автоматизації інформаційно-управлінської діяльності у готельному комплексі є:
- автоматизація обробки текстів завдяки введенню електронних друкарських машин і систем для обробки тексту, автоматизація обміну інформацією (комунікації), які містять внутрішню АТС, "електронну пошту", відеотермінальні системи, локальну мережу, телекопіювальні апарати, відеоінформаційні системи;
- автоматизація діяльності керівників на базі комп'ютерних систем, які надають допомогу в прийнятті рішень, електронних секретарів, створення і впровадження інтегрованої системи підприємств, які входять до складу готельного комплексу і потребують докорінної перебудови організації робіт керівників усіх рівнів.
До сучасних технічних засобів автоматизації інформаційно-управлінської діяльності належать персональні комп'ютери, електронні друкарські машини, копіювальні машини, комунікаційна техніка, телефонна техніка, "електронна пошта", інтегровані мережі готельного комплексу.
Зв'язок цього обладнання у складі однієї системи здійснюється через центральну ЕОМ, локальну мережу, цифрові АТС підприємства, звичайну телефонну мережу.
Деякі готелі та готельні комплекси України мають добре організовану комплексну систему централізації та управління.
Комплексна система передбачає наявність трьох взаємопов'язаних підсистем:
- диспетчеризації інженерного обладнання;
- оперативно-диспетчерського зв'язку;
- обліку і бронювання вільних місць.
Готельна індустрія використовує системи РМЗ (Property Management System), у той час як підприємства громадського харчування використовують системи RMS (Restaurant Management Systems).
Традиційний готельний цикл (прибуття-розміщення-виїзд) еволюціонував у послідовність подій, за своїм характером поділених на три етапи:
- перший етап до укладення контракту на розміщення;
- другий етап укладення контракту на розміщення;
- третій етап після укладення контракту на розміщення.
Готельний цикл охоплює проміжок часу від того моменту коли потенційний клієнт зв'язується телефоном чи іншим чином з готелем, і до оплати готельного рахунку. Цикл розпочинається з подій, які передують розміщенню гостя (бронювання, попередня оплата, відкриття рахунку тощо), переходить у події, пов'язані з укладанням контракту, розміщення (номер, харчування, напої тощо), і завершується розрахунками з підприємством (виїзд, уточнення суми рахунку, закриття файлу по розміщенню гостя тощо).
За умов ринкових відносин, для забезпечення конкурентоспроможності, винятково важливе значення має перебудова технічної і технологічної бази управління. Але важливо не переоцінити роль інформаційно-управлінської техніки. Вона виконує здебільшого забезпечуючі функції. Головні напрямки робіт здійснюються у сфері організаційної, соціальної, кадрової перебудови управлінської діяльності.
Працювати по паперах, не мати оперативної статистики і контролю, підтверджувати бронювання в режимі off-line і бути конкурентоспроможними на ринку – сьогодні вже неможливо. Цю істину зрозуміли майже 50 українських готелів, які цілком перевели свою діяльність на комп'ютерні рейки. Об'єкти розміщення, що залишились, можуть вибрати придатну систему автоматизації з різноманіття ПО, представленого на ринку.
FidelioFront Office – одна з найпопулярніших у світі систем автоматизації служби прийому і розміщення гостей. Програмний комгшекс Fidelio Front Office здійснює взаємозв'язок практично всіх відділів готелю і дозволяє автоматизувати бронювання номерів (у тому числі приймати бронювання з міжнародних центрів бронювання готелів та Інтернету), реєстрацію розміщення і розрахунок гостей, управління номерним фондом, дозвіллям гостей, складання прогнозів роботи готелю на майбутнє.
До основних модулів комплексу Fidelio Front Office відносяться:
модуль бронювання, який цілком автоматизує процес бронювання номерів готелю, що дозволяє працювати з індивідуальними, корпоративними, груповими замовленнями;
модуль керування тарифами – дозволяє досягти оптимальної структури тарифів, беручи до уваги такі фактори, як рівень заповнюваності готелю, типи номерів, пакети послуг, корпоративні угоди;
модуль прийому і розміщення – дозволяє гнучко організувати і реалізувати поселення гостей та ефективно здійснювати операції з обслуговування проживаючих;
модуль ведення рахунків і розрахунку з клієнтами – дозволяє вести індивідуальні рахунки гостей, компаній, реєструвати послуги, зроблені гостю (як вручну, так і автоматично) за допомогою інтерфейсів різними системами;
модуль керування номерним фондом (модуль господарського відділу) – дозволяє отримувати оперативну інформацію про стан номерів, видавати персональні завдання покоївкам на прибирання номерного фонду готелю (відображає поверховий план та історії кімнат);
модуль головного інженера – дозволяє реєструвати заявки на ремонт обладнання гостьових номерів, службових приміщень та простежувати їх виконання;
модуль керування дозвіллям – дозволяє ефективно бронювати центри дозвілля готелю як для гостей, так і для відвідувачів, які не проживають у готелі;
модуль звітів включає більш 500 стандартних звітів (бронювання, проживання, профайли, фінансові звіти, звіти нічного аудиту, статистика, звіти змін тощо), а також генератор звітів, що дозволяє створювати власні звіти;
модуль роботи з дебіторами дозволяє оперативно відслідковувати заборгованості контрагентів / замовників;
модуль постійного гостя – дозволяє працювати з програмами заохочення постійних клієнтів (як існуючі програми авіакомпаній, так і власні програми готелю);
модуль роботи з турагентами дозволяє оперативно розраховувати комісійні для туристичних фірм.
Комплекс Fidelio Front Office забезпечує зв'язок майже з 500 різними системами, використовуваними в готелях, - телефонними станціями, ресторанними системами, системами контролю доступу, платного телебачення, міні-барів, авторизації кредитних карток, енергозабезпечення, централізованого бронювання і багатьма іншими. У найближчий час готелям запропонується новий інтерфейс з фіскальним реєстратором, що дозволяє замінити використання касових апаратів.
До переваг Fidelio Front Office слід віднести легкість в експлуатації, обумовлену досить простою логікою побудови системи та зручністю інтерфейсу; підвищений рівень безпеки використовується суворе розмежування доступу користувачів, гнучкість настроювання; як показала практика, Fidelio Front Office може з успіхом використовуватися як у готелях, що належать міжнародним мережам з суворим стандартами роботи, так і в незалежних готелях і пансіонатах із зовсім різною технологією роботи.
Вартість придбання комплексу складається з 2-х частин – плати за його встановлення, настроювання, навчання персоналу й оплати поточного обслуговування.