Фільтрування засобами автофільтра

Фільтрування бази даних Excel

Поняття бази даних (списків ) в MS Ехсеl.

Фільтрування бази даних Excel.

Поняття баз даних і робота з ними засобами MS Excel

Функціональні можливості табличного процесора MS Excel для обробки інформації у сфері туризму.

Лекція №2

План

1. Поняття бази даних MS Ехсеl. Введення даних в базу даних MS Ехсеl.

3. Автофільтр та розширений фільтр.

В MS Ехсеl база даних (БД) – це спеціальним чином організована таблиця, що розміщається безпосередньо на робочому аркуші та задовольняє таким вимогам:

1. БДвідокремлюється від інших даних робочого аркуша щонайменше одним порожнім стовпцем та одним порожнім рядком.

2. БД не містить порожніх рядків чи стовпців.

3. Заголовки стовпців БД повинні бути розміщені в першому рядку БД та не повинні займати об'єднаних клітинок.

4. У кожному стовпці повинні бути дані одного типу.

Рядки цієї таблиці, починаючи з другого, трактуються як записи БД, а стовпчики – як поля. Перший рядок – рядок заголовків містить назви полів БД.

Обсяг БД в Excel обмежений розмірами одного робочого аркуша. БД може містити не більше 256 полів (стовпців) і не більше 65 535 записів (рядків). Один рядкок електронної таблиці відведено для заголовків полів. Область робочого аркуша, в якій розміщена БД, називають діапазоном БД.

Приклад бази даних в MS Ехсеl

 

Регіон України Кількість обслугованих туристів, осіб іноземних туристів, осіб Туристів, які виїжджали за кордон, осіб Туристів, охоплених внутрішнім туризмом, осіб
АР Крим
Вінницька
Волинська
Дніпропетровська
Донецька
Житомирська
Закарпатська
Запорізька
Івано-Франківська
Київська
Кіровоградська
Луганська
Львівська
Миколаївська
Одеська
Полтавська
Рівненська
Сумська
Тернопільська
Харківська
Херсонська
Хмельницька
Черкаська
Чернівецька
Чернігівська

 

Під час роботи з БД часто необхідно здійснювати вибір записів, що задо­вольняють деякій умові. Для цього Ехсеl пропонує засоби фільтрування БД.

Фільтрування БД — це операція, яка полягає у приховуванні тих записів БД, які не задовільняють заданому критерію. Таким чином здійснюється вибірка необхідних даних.

MS Ехсеl містить два засоби фільтрування: Автофильтр та Расширенный фильтр.Автофильтр дозволяє здійснювати фільтрування БД за простими критеріями. Якщо необхідно відфільтрувати записи за складними критеріями, що недоступні під час використання автофільтра,використовується Расширенный фильтр.

Щоб використати автофільтр, необхідно активізувати одну з клітинок списку та виконати команду Данные, Фильтр, Автофильтр (Data, Filter, AutoFilter). При цьому рядок з назвами полів перетвориться в групу списків, що розкриваються (рис.2).

Якщо клацнути на кнопці автофільтра у заголовку деякого поля, то розкриється список впорядкованих значень відповідного поля, доповнений спеціальними елементами. При виборі одного із значень поля буде виконано фільтрування всіх записів за заданим значенням. При цьому будуть прихованими всі рядки, крім тих, які містять у відповідному полі вибране значення.

Для відміни режиму автофільтра і вилучення його кнопок необхідно виконати команду Данные, Фильтр, Автофильтр(Data, Filter, AutoFilter) повторно. Після цього буде вилучений прапорець у пункті меню Автофильтр (AutoFilter) і список повернеться до початкового стану.

 

:

Критерій відбору встановлюється з використанням пункту меню Числовые фильтры або Текстовые фильтры. При цьому використовуються операціїї порівняння, подані у табл.1.

Таблиця 1

№ п/п Операція порівняння Опис
равно(еquals) перевірка на рівність заданому значенню
не равно(does not equal) перевірка на нерівність заданому значенню
больше(is greater than) перевірка на те, що значення більше від заданого
больше или равно(is greater than or equal to) перевірка на те, що значення більше або дорівнює заданому
меньше(is less than) перевірка на те, що значення менше від заданого
меньше или равно(is less than or equal to) перевірка на те, що значення менше або дорівнює заданому
начинается с(вegins with) перевірка на те, що текст починається з заданого фрагмента
не начинается с(does not begin with ) перевірка на те, що текст не починається з заданого фрагмента
заканчивается на(еnds with) перевірка на те, що текст завершується заданим фрагментом
не заканчивается(на does not end with) перевірка на те, що текст не завершується заданим фрагментом
содержит(сontains) перевірка на те, що текст містить заданий фрагмент
не содержит(does not contain) перевірка на те, що текст не містить заданий фрагмент
Числоые (текстовые) фильтры використання автофільтра користувача

Використовуючи автофільтр, можна фільтрувати список за значеннями у декількох полях. Для цього спочатку необхідно задати критерій фільтрування для одного поля та відфільтрувати список, а відтак встановити критерій фільтрування за іншим полем та відфільтрувати список ще раз і т.д.