Организация и контроль выполнения решений

Организовать выполнение решения - задача не из легких, требующая знания людей, их возможностей, сил, средств и методов исполнения. Организация выполнения решений - это специ­фическая деятельность руководителя, завершающая управлен­ческий цикл. И если на этапе подготовки и принятия решения руководитель оперирует идеальными отображениями предме­тов и явлений, то в процессе организации исполнения решения он сталкивается с реальной ситуацией, которая чаще всего от­личается от идеальной.

Недостаточно опытный руководитель, мысленно опериру­ющий вещами и событиями, привыкает к легкости манипулиро­вания идеальными представлениями и неосознанно допускает свободную манеру обращения с реальными ситуациями. В результате такого менеджмента принимаемые решения оказы­ваются непосильными и на практике не выполняются. Здесь следует учитывать, что руководитель организует не свою соб­ственную деятельность, а труд других людей.

Рис. 8.7. Цепочная структура коммуникаций

Это суть две разные вещи, ибо организацию выполнения решений также нужно организовывать. Исполнители должны получить четкую информацию о том, кто, где, когда и какими средствами должен осуществлять действия, соответствующие принятому решению. Необходимо разработать план его реали­зации, которым предусматривается система мер, обеспечива­ющих достижение целей решения с минимальными издержка­ми. Одним из механизмов, обеспечивающих успешное выполнение решений, является установление и структуризация коммуника­ций в фирме. Задача состоит в оптимальном построении структуры коммуникаций управленческих работников и исполнителей. Структуры таких коммуникационных сетей могут быть различными, а связи между передающей стороной (коммутатором-руково­дителем) и воспроизводящей стороной (исполнителем) могут существенно различаться. В связи с этим можно выделить наи­более часто встречающиеся в организации коммуникации: це­почную, многосвязную, звездную и иерархическую.

При цепочной структуре коммуникаций (рис. 8.7) реше­ние, передаваемое с одного конца на другой, становится из­вестно всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой коммуникации одинаковы, а командный стиль руко­водства отсутствует. Такая структура взаимоотношений рас­падается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.

В многосвязной структуре коммуникаций (рис. 8.8) все ее участники связаны между собой. Ее отличает достаточная ус­тойчивость и скорость передачи информации. Отношения коман­дования ярко выражены. В практике управления наиболее чаете встречается на уровне первичного коллектива.

Рис. 8.9. Звездная структура коммуникаций \

В звездной структуре коммуникаций (рис. 8.9) ярко выра­жен "коммутатор-руководитель", через которого передаются все задачи. Все связи замыкаются на нем (Р). Устойчивость и скорость передачи информации невысокие.

Рис. 8.10. Иерархическая структура коммуникаций 210

Для иерархической структуры коммуникаций (рис. 8.10) характерны ярко выраженные командные отношения. Проме­жуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.

Организационно-управленческие решения оформляют в виде приказа или распоряжения, после чего они приобретают силу закона. Однако великое множество решений мигрируют в организации в виде устных указаний, заданий, пожеланий и т.п. управляющих директив. Главная задача менеджера и состоит в том, чтобы организовать исполнение такого решения, обес­печить координацию и контроль выполнения.

Таким образом, организация исполнения решений немыс­лима без контроля. Контроль исполнения решений является заключительной (завершающей) стадией управленческого цикла. Он принимает форму обратной связи, посредством которой можно получить информацию об исполнении реше­ния, достижении организацией поставленных целей.

Главное назначение контроля состоит в своевременном обнаружении возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также своевременное принятие мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели орга­низации могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений. Т.е. основная задача контроля состоит в том, чтобы своевременно выявить и спрогнозировать ожидаемые отклонения от заданной программы реализации управленчес­ких решений.

С помощью контроля не только выявляются отклонения от заданий, сформулированных в решениях, но и определя­ются причины этих отклонений. Можно выделить и другие функции, которые решаются с помощью контроля исполне­ния (рис. 8.11).

{.Диагностическая функция - главная, ведущая функция контроля. Кто бы ни проверял, какие бы задачи ни ставились, в любом случае сначала нужно четко представить себе под­линное состояние дел, т.е. поставить диагноз.

2. Без функции обратной связи, поступающей руководи­
телю о ходе выполнения поставленных задач, он, по сути,
выпускает из рук бразды правления, лишается возможности
оказывать влияние на ход работы.

3. Ориентирующая функция контроля проявляется в том,
что те вопросы, которые чаще контролируются начальником,
как бы сами собой приобретают особое значение в сознании
исполнителей, направляют их усилия в первую очередь на
объект повышенного внимания руководителя. Вопросы, ко­
торые выпадают из поля зрения руководителя, не решаются
подчиненными.

Рис. 8.11. Функции контроля за выполнением принятых решений

4. Стимулирующая функция близка к ориентирующей, не
с ней не совпадает. Если ориентирующая функция контроля при
умелом руководстве держит в поле зрения работы, то стиму­
лирующая функция нацелена на выполнение и вовлечение в
процесс труда всех неиспользованных резервов и в первую очередь)
резервов человеческого фактора.

5. Корректирующая функция связана с теми уточнения­
ми, которые вносятся в решения на основе материалов кон­
троля. Здесь складывается сложная психологическая ситуа­
ция: руководитель полагает, что он проверяет работу подчиненного,
на самом же деле последний уже проверил на практике эффек­
тивность решения руководителя. Словом, контроль уже, можно
сказать, состоялся, причем по самому надежному критерию -
по соответствию решения практике.

6. Педагогическая функция. Контроль, если он построен умело, порождает у исполнителей сильные побуждения к доб­росовестному труду.

В практике управления организацией применяются три основные разновидности контроля:

1) предварительный - предшествует принятию оконча­
тельного решения. Его цель - дать более глубокое обосно­
вание принимаемому решению;

2) текущий - с его помощью вносятся коррективы в про­
цесс исполнения принятых решений;

3) последующий - служит для проверки эффективности
принятия решений.

Таким образом, контроль является объективной необхо­димостью, так как даже самые оптимальные планы не могут быть реализованы, если они не будут доведены до исполни­телей и за их исполнением не будет налажен объективный и постоянный контроль.

Задания

1.Сравните и проанализируйте стадии принятия известных Вам
управленческих решений. Поясните полученные результаты.

2. Смоделируйте процесс коллективного принятия решений, ис­
пользуя технику "мозговой атаки", методы Дельфы и японской систе­
мы "кингисё".

3. Определите и дайте описание структур коммуникации в Вашем
коллективе.