· Создание таблицы путем ввода данных.

Мастер таблиц – це режим, за допомогою якого можна швидко створити структуру БД, але його використання можливе лише для тих типових БД, які є в переліку MS Access.

Найбільш універсальним способом створення БД є Конструктор. Ним і скористуємося, натиснувши на його назву в вікні „Новая таблица” (див. рисунок 16). В нього можна було ввійти і з основного вікна Access, вибравши режим Создание таблицы в режиме конструктора. Вікно конструктора складається із області проекту, розміщеній у верхній частині вікна, та області властивостей полів. Структура таблиці формується в області проекту, яка складається з трьох стовпців - Имя поля, Тип данных, Описание. Нижня частина вікна конструктора (Свойства поля) стає доступною лише після введення назви поля та вибору зі списку, який відкриється, його типу (рисунок 17).

У рядки стовпця Имя полявводять ідентифікатори полів майбутньої таблиці. За допомогою клавіші [Enter] або [Tab] переміщають курсор у наступний стовпець Тип данных, де за мовчазною згодою встановлюється тип поля Текстовый. Для зміни типу натискають кнопку, що з’являється в комірці зліва, і яка розгортає список типів полів.

Рисунок 17 – Створення таблиці в режимі Конструктор

У стовпчик Описаниеможна вводити пояснювальну інформацію, яка буде висвічуватись у вигляді підказки при введенні даних у це поле.

Трикутний маркер у першому стовпці верхньої частини конструктора (стовпці маркування) визначає активне поле. Переміщатися по області проекту в будь-якому напрямку можна за допомогою клавіш керування курсором. Активізувати потрібну комірку можна також клацнувши по ній мишею.

Кожне поле проекту таблиці володіє певною сукупністю властивостей, які відображаються в області Свойства поля. Активізуючи будь-яке поле у верхній частині конструктора, на вкладці „Общие” області властивостей з’являється множина значень параметрів, встановлених за мовчазною згодою. Переходячи від однієї властивості до іншої, користувач може змінити ці параметри, вибравши зі списку, який відкривається, або ввівши відповідне значення з клавіатури, тобто заноситься інформація поля Властивість таблиці розділу 3.3.

Щоб позначити поле як ключове, його активізують та натискають кнопку Ключевое полепанелі інструментів. Поле первинного ключа позначиться спеціальним маркером у вигляді ключа в стовпці маркування.

Після закінчення введення структури таблиці необхідно закрити вікно конструктора. З’явиться запитання про те, чи необхідно записувати створену таблицю, а потім ввести її ім’я.

Звернемося до прикладу, розглянутого вище. Після створення структур усіх потрібних таблиць одержимо такий вигляд робочого вікна режима Таблицы (рисунок 18).

Рисунок 18 – Структура БД „Університет”

Наступним етапом проектування бази даних є зв’язування таблиць.

3.5 Встановлення зв’язку між таблицями

Для створення зв’язку між таблицями потрібно скористатися командою Сервис=>Схема данныхабо натиснути на кнопкуСхема данных панелі інструментів. Одночасно відкриваються два вікна „Схема данных” та „Добавление таблицы”. В останньому вікні висвічуються імена усіх таблиць БД. Мишкою потрібно відмітити всі ті таблиці, які підлягають з’єднанню, кнопкою Добавить перенести їх структури в перше вікно і натиснути кнопку Закрыть(рисунок 19)

Рисунок 19 – Діалогові вікна ”Схема данных” і „Добавление таблицы”

У вікні „Схема данных” установлення зв’язку між кожною парою таблиць проводиться „буксируванням” ключового поля головної таблиці у відповідне поле підпорядкованої таблиці. При цьому відкривається вікно „Изменение связей” для визначення параметрів зв’язку (рисунок 20).В ньому потрібно установити „галочку” в прапорці „Обеспечение целостности данных” і натиснути кнопку Создать.

Рисунок 20 – Діалогове вікно „Изменение связей”

Опція Обеспечение целостности данных забезпечує перевірку на цілісність зв’язків між таблицями; вона дозволяє уникнути помилок при знищенні або при доповненні даних у зв’язаній таблиці. Такі помилки трапляються тоді, коли:

· додають у зв’язану таблицю записи, для яких відсутній ключ у головній таблиці;

· знищують записи та вносять зміни у головній таблиці, в результаті чого у зв’язаній таблиці будуть незв’язані записи.

Зв’язок встановлюється лише між однаковими за типом полями таблиць бази даних, проте не обов’язково, щоб ці поля мали однакову назву.

Для багатотабличних баз даних можна встановити такі типи зв’язку: „один-до-одного”, „один-до-багатьох”, „багато-до-багатьох”.