Инструкции

4)Для указания порядка сортировки выберите ячейку в строке «Сортировка» для конкретного поля, нажмите кнопку раскрытия списка и выберите порядок сортировки.

В Microsoft Access записи сортируются сначала по значениям поля, расположенного в левом столбце бланка, затем по значениям поля, в следующем столбце справа и т.д.

5)Укажите искомое значение или введите выражение в строку «Условие отбора» для полей, включенных в бланк.

6)Для того чтобы применить фильтр, нажмите кнопку Применение фильтра на панели инструментов.

Обратите внимание, что только для этого типа фильтров можно выполнить сортировку.

Примечание. В отчетах нельзя создавать фильтр с помощью вышеперечисленных методов. Однако отчет (как и форма) может наследовать фильтр.

Влияние фильтра и порядка сортировки таблицы или запроса на новые формы или отчеты

При создании формы или отчета на базе таблицы или запроса с обозначенным фильтром или порядком сортировки, Microsoft Access включает этот фильтр и порядок сортировки в форму или отчет. Порядок сортировки применяется автоматически. Возможность автоматического применения фильтра зависит от способа создания формы или отчета.

В случае создания формы или отчета непосредственно на основе отобранных данных, выведенных на экран в открытой таблице или запросе, фильтр применяется автоматически при каждом просмотре отчета. Но в этом случае он применяется только при первом просмотре формы после ее создания. (При следующем открытии формы пользователь должен применять фильтр самостоятельно).

В случае создания формы или отчета на основе закрытой таблицы или запроса фильтр не будет автоматически применяться в новой форме или отчете. Пользователь имеет возможность самостоятельно указывать применение фильтра.

Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохра­ненный фильтр.

Фильтры можно загрузить из запроса и сохранить также в виде за-проса. Для этого нужно в окне фильтра щелкнуть правой кнопкой мыши.

Для удаления фильтра выберите команду Записи - Удалить фильтр.

Запросы по примеру

Создание и открытие запроса

Использование запросов позволяет осуществлять различные формы доступа к одной и той же информации. Запросы могут быть созданы как с помощью мастера, так и самостоятельно с помощью конструктора. Для создания нового запроса в окне базы данных выберите вкладку Запроси нажмите кнопку Создать. При этом появляются различные варианты создания QBE-запросов (запросов по примеру):

конструктор(создание запроса в ручном режиме)

простой запрос (мастер выборки из определенных полей по условиям);

перекрестный запрос (создание запроса на вывод данных

в компактной форме подобной формату электронной таблицы);

повторяющиеся записи (запрос на поиск повторяющихся

записей в простой таблице или запросе);

записи без подчиненных (запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице).

Все данные запросы являются запросами на выборку, необходимо выбрать интересующий вас способ создания запроса. Последовательное выполнение ряда запросов по примеру позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

Если вы выберите режим Конструктор, то в открывшемся окне Добавление таблицынужно выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку Добавитьи далее Закрыть.В появившемся окне

Запрос< номер>: запрос на выборкунеобходимо

заполнить бланк запроса:

В строку Полевключаются имена полей, используемых в запросе.

В строке Сортировкавыбирается порядок сортировки записей результата.

В строке Вывод на экранщелчком левой кнопки мыши выбираются поля, которые должны быть включены в результирующую таблицу.

В строке Условие отборазадаются условия отбора записей.

В строке или(or)задаются альтернативные условия отбора записей.

Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов, используемых для сравнения. В качестве операндов выражения могут использоваться литералы, константы, идентификаторы (ссылки).

В качестве литералов (значений, воспринимаемых Access так, как они записаны) могут быть использованы числа, текстовые строки, даты. Текстовые строки заключаются в двойные кавычки, даты - в символы #. Например, ”День рождения “,#22 марта2006 #.

Константами являются неизменяющиеся значения, например, Да, Нет, True, False, Null.

Идентификатор представляет собой ссылку на поле, элемент управления или свойство. Идентификаторами могут быть имена полей, таблиц, форм, отчетов и т.д. Они должны заключаться в квадратные скобки. Например, ссылка на поле в таблице примет вид:

[Имя таблицы]! [Имя поля], а ссылка на свойство “Без сертифика-

та” элемента управления “Особенности” в форме “Товар” –

Forms![Товар ]![Особенности ].Без сертификата.

Операторами сравнения и логическими операторами, использование которых допускается в выражении условий отбора, являются операторы, располагающиеся в порядке от большего приоритета к меньшему:

1) =, <>, <, >; 2)Not; 3) And; 4) Or; 5) Like; 6) Between, In.

Примеры выражений в условии отбора для запросов или фильтров

Выражение условия отбора может быть использовано в ячейке Условие отбора либо в окне расширенного фильтра, либо в режиме конструктора запроса.