Процедура торгів

Забезпечення заявки на участь у торгах

Як уже зазначалося, для участі в торгах претендент подає до тендерного комітету комплект документів, у тому числі заявку на участь у торгах і певне забезпечення заявки.

Основним зобов’язанням сторін у торгах є укладання договору між переможцем і замовником. Усі можливі види забезпечення мають гарантувати саме укладання договору.

Способом забезпечення конкурсної заявки може бути задаток, банківська гарантія, застава або поручительство. Розгляньмо різні способи забезпечення заявок з погляду ефективності результатів торгів і відповідних витрат, під якими варто розуміти не пряме грошове вираження відповідних витрат, а час і зусилля всіх діючих осіб конкурсного процесу і можливі неприємні наслідки, пов’язані з вибором того чи іншого способу забезпечення. Важливо дотримати обов’язкову умову: забезпечення і його оформлення, по можливості, не повинні містити потенціалу до порушення цивільного законодавства і заважати досягненню головної мети торгів – вибору найкращої сторони майбутнього договору (відповідно до критеріїв, обраних заздалегідь).

Підрядні торги на об’єкти, розташовані на території України, проводяться за місцем перебування організатора торгів. Датою відкриття торгів є:

· для відкритих торгів – дата офіційної публікації оголошення в засобах масової інформації;

· для закритих торгів – дата розсилання офіційних запрошень учасникам торгів поштою, телефаксом і т. ін.

Усі зареєстровані оферти мають бути вчасно доставлені на місце торгів, де перед їх розкриттям тендерний комітет пересвідчується в цілості конвертів.

Секретаріат тендерного комітету розкриває оферти і проводить експертизу внутрішніх конвертів у присутності його повноважного складу, в результаті чого тендерний комітет за допомогою експертів пересвідчується у повноті поданих документів у внутрішньому конверті, а також у відповідності їх основним вимогам тендерної документації.

Якщо подана оферта не відповідає вимогам, що містяться в тендерній документації, і виправлення недоліків змінює пропозицію оферента, ця оферта не розглядається, що фіксується у протоколі засідання тендерного комітету.

При виявленні недоліків у розглянутій оферті, що не змінює пропозиції оферента, тендерний комітет має право вимагати приведення поданих документів у відповідність до умов, зазначених у тендерній документації. Якщо оферент не виконує ці вимоги, подана ним оферта не підлягає розгляду, що знаходить висвітлення в протоколі засідання тендерного комітету.

Залежно від складності об’єкта і предмета торгів тендерний комітет установлює відповідний термін експертизи оферт, що не може перевищувати шести місяців з моменту розкриття внутрішнього конверта.

Тендерний комітет у процесі розгляду оферт експертними групами має право запрошувати оферентів для роз’яснень, запитувати в них і з інших джерел додаткові відомості, що підтверджують надіслану інформацію.

Оференти не вправі самостійно вносити зміни у свої оферти в процесі торгів і після прийняття їхніх оферт для розгляду. Якщо оферент відкликає власну оферту після її реєстрації, йому не повертається внесений задаток.

Вибір переможця визначається критеріями, що містяться в тен­дерній документації.

Затвердження результатів торгів

Результати торгів тендерний комітет у формі протоколу подає організаторові торгів на затвердження у триденний термін після ухвалення відповідного рішення. Організатор торгів протягом тижня розглядає подані документи і приймає рішення про затвердження резу­льтатів торгів. У разі незатвердження результатів торгів організатор приймає мотивоване рішення і надсилає його в тендерний комітет.

Замовник при розгляді протоколу про результати торгів може прийняти рішення:

· про проведення повторних торгів;

· про затвердження переможця торгів і запрошення його на підписання протоколу про наміри після укладення підрядного договору;

· про затвердження переможця торгів і запрошення його на процедуру підготовки й укладання договору.

Завершення торгів

Оферент, що виграв торги, зобов’язаний внести другий задаток на розрахунковий рахунок замовника в термін, установлений тендерним комітетом; у противному разі організатор торгів може скасувати присудження замовлення даному переможцеві.

Після внесення другого задатку переможець торгів укладає із замовником договір на умовах, що передбачені в тендерній документації й оферті переможця торгів.

Замовник не має права вести будь-які переговори щодо предмета торгів як з учасниками торгів, так і з іншими особами, починаючи з моменту оголошення про проведення торгів, аж до висновку договору.

Якщо в ході переговорів з переможцем торгів претендент висуває умови, не передбачені в тендерній документації, тендерний комітет за узгодженням із замовником вправі розпочати переговори з претендентом, що зайняв наступне місце.

Останнім етапом проведення торгів є підписання договору (контракту) з фірмою, що виграла торги. Умови договорів, що укладаються за результатами торгів, мало або зовсім не відрізняються від умов звичайних договорів. Однак іноді вони містять деякі специфічні умови. Угода за результатами торгів може укладатися також із застосуванням акцепту пропозиції оферента без наступного підписання договору обома сторонами.

Запитання для самоконтролю:

1. Стисло охарактеризуйте процедури закупівель.

2. Чи можна ділити необхідну закупку на менші частки?

3. Чи можна відкликати подану раніше тендерну пропозицію?

4. У який термін учасників торгів інформують про їх результати?

5. Яким є мінімальний термін подання тендерної пропозиції за процедурою відкритих торгів?

Література:

1. Батенко Л..І.. Управління проектами: Підручник. – К.: КНЕУ, 2003. – 231 с.

2. Н.И. Ильин, И.Г. Лукманова, А.М. Немчин, С.Н. Никешин, С.Н. Петрова, К.Г. Романова, В.Д. Шапиро. Управление проектами – СПБ.: «ДваТрИ» 2000.- 610с.

3. Горбунов А.Р. Проект «Сборка холдинга». Управление финансовыми потоками. Архитектура проекта. Контроллинг проекта. – СпБ: «Глобус», 2003. – 624с.

4. Дайле А. Практика контроллинга: Пер с нем. – М: Финансы и статистика, 2001.– 336с.

Тема 11. Формування і розвиток проектної команди

11.1 Основні підходи до формування команди

11.2 Організація ефективної діяльності команди

11.3 Управління персоналом команди

11.1 Формування та розвиток команди

Використання методології управління проектами передбачає створення спеціальної групи (команди проекту), яка стає самостійним учасником проекту і здійснює управління інвестиційним процесом в рамках проекту. Ця група створюється на період реалізації проекту і після його завершення розпускається.

Команда проекту – це група співробітників, підпорядкованих менеджеру проекту, яка безпосередньо працює над здійсненням реалізації проекту. Команда проекту є основним елементом організаційної структури проекту.

Організаційна структура управління проектом – це сукупність взаємопов’язаних органів управління проектом та взаємовідносин між учасниками проекту.

Існує два основних підходи до формування команди проекту:

1. Провідні учасники проекту (замовник та підрядник) створюють власні групи, які очолюють керівники проекту – відповідно від замовника та від підрядника. Ці керівники, в свою чергу, підпорядковуються одному проектному менеджеру.

2. Для управління проектом створюється єдина команда на чолі з проектним менеджером. В цю команду включаються представники всіх учасників проекту у відповідності до затвердженого розподілу зон відповідальності.

Організація роботи команди проекту характеризується:

· чітким закріпленням прав та обов’язків кожного члена команди;

· послідовною орієнтацією на кінцевий результат;

Основними характеристиками команди є:

Склад – це сукупність характеристик членів команди, важливих для її аналізу як єдиного цілого. Наприклад, чисельність, віковий склад, кваліфікація тощо.

Структура – розглядається з точки зору функцій, які виконує кожен член команди, а також з точки зору міжособистісних відносин.

Фактори, що визначають принципи формування команди проекту:

1. Специфіка проекту. Вона визначає формальну структуру команди, рольовий склад, перелік знань, вмінь, навичок, якими повинні володіти члени команди.

2. Організаційно-культурне середовище. Зовнішнє середовище – це всі фактори, які не залежать від команди проекту, але впливають на її роботу. Внутрішнє середовище - це організаційна культура команди, вона включає способи розподілу влади, способи організації взаємодії між членами команди, способи розв’язання конфліктів, організція зовнішніх зв’язків тощо.

3. Особистий стиль взаємовідносин керівника з членами команди. Цей стиль залежить від типу лідера. Сучасна концепція лідерства виділяє такі типи керівників:

· лідер, який може організувати роботу команди на принципах самокерівництва є найбільш цінним, його називають сверхлидером (рус);

· сильний лідер, він впливає на членів команди шляхом застосування сили, санкцій, формального авторитету;

· транзактор – лідер, який організує ефективну роботу команди шляхом створення особливих форм комунікацій та інформаційних систем в команді;

· герой-візіонер – лідер, який впливає на людей силою власного переконання;

· пассіонарні особистості – лідери, які в змозі запропонувати іншим високі цілі та переконати членів команди в необхідності досягнення цих цілей.

Специфіка управління командою полягає в тому, що вона не є традиційною організацією, відповідна організаційна форма повинна бути індивідуально підібрана під конкретний проект. В цілому організаційні структури управління проектами належать до гнучких, органічних структур управління. Для них характерним є відсутність детального розподілу обов’язків по видах робіт, невелика кількість рівнів управління, децентралізація прийняття рішень, індивідуальна відповідальність кожного члена команди за результати діяльності.

Під час формування команди існують два варіанти:

1. Проект реалізується в рамках підприємства. При цьому є такі можливості:

А) Робота над проектом, як додаткова задача. Це означає необхідність включення роботи команди в звичайний ритм роботи підприємства. Складність такої моделі управління полягає в тому, що через необхідність виконання поточної роботи, робота над проектом виконується в останню чергу. Менеджер проекту має обмежений вплив на членів команди через наявність жорсткої ієрархії на підприємстві.

В) Організація окремої структури в рамках оргструктури підприємства. При цьому проект знаходиться під безпосереднім патронажем керівництва, і робота над проектом має пріоритетне значення.

Г) Змішані форми. Для роботи над проектом залучається досвідчений менеджер, який займається тільки керівництвом проекту. Він може, в міру необхідності, залучати для роботи також інших співробітників, які, в той же час займаються своєю поточною діяльністю.

Рис.11.1. Приблизний склад команди проекту

11.2.Організація ефективної діяльності команди

Існує декілька типів спільної діяльності в команді:

1. Спільно-взаємодіючий тип– він характеризується обов’язковістю участі кожного члена команди в розв’язанні загальної задачі. Інтенсивність праці приблизно однакова для всіх, особливості діяльності визначаються керівником, ефективність діяльності рівною мірою залежить від всіх членів команди. Для осіб, які схильні працювати в командах такого типу, характерні орієнтація на колективні цілі, групову мораль, повага авторитету лідера.

2. Спільно-індивідуальний тип – він характеризується мінімальною взаємодією між учасниками процесів. Кожен виконавець здійснює свою роботу та представляє результат власного труда. Членів команди об’єднує тільки предмет труда, який кожен з них обробляє особливим чином. Для учасників цього типу діяльності характерні висока ініціативність, орієнтація на результат та індивідуальні досягнення. Такі працівники головними вважають свої власні цілі і схильні самостійно розробляти способи досягнення цілей в умовах внутрішньої конкуренції.

3. Спільно-творчий тип , в якому кожен з членів команди є рівноправним співавтором нового продукту чи послуги. При цьому кожен співробітник намагається підвищити власну професійність за рахунок участі у колективній праці. Учасники цього типу організації діяльності орієнтуються на професійний розвиток, мають схильність до співробітництва з спеціалістами інших областей діяльності. Основною цінністю для них є досягнення нових знань, створення умов для індивідуального розвитку, повага прав кожного члена колективу.

Характеристика того, як приймаються управлінські рішення в організації (команді) називається управлінською формою.

Характеристика способу реалізації управлінських рішень називається важелем управління.

Існують такі управлінські форми:

1. Колективістська- передбачає одноособове прийняття рішень лідером колективу, а співробітники є слухняними виконавцями. Для такої форми характерним є сімейний тип взаємовідносин. Головним важелем управління при цьому є авторитет керівника. Якщо дії керівника відповідають традиціям колективу, його нормам, то він сприймається як ефективний кервник.

2. Ринкова управлінська форма– передбачає прийняття рішень у відповідності до вимог ринку. Основним важелем впливу на персонал є гроші. Керівник буде сприйматися як сильний, ефективний, якщо він може забезпечити співробітникам відповідну винагороду, більш вигідні фінансові умови, ніж інший керівник. Ця управлінська форма відповідає підприємницькій організаційній культурі.

3. Демократична управлінська формапов’язана з використанням закону, як головного важеля управління. В таких командах можуть працювати професіонали, орієнтовані на досягнення результатів ( на отримання нових знань) та професійний розвиток.

4. Діалогова управлінська формахарактеризується розподіленням управлінських функцій, які можуть бути ефективно виконанні тільки за умов активної участі всіх суб’єктів управління Головним важелем управління є унікальні знання членів колективу.

Табл. 11.1. Зв’язок організаційних культур, управлінських форм і типів спільної діяльності

Інтегральною характеристикою команди є її організаційна культура.

Організаційна культура включає:

· розуміння свого місяця в команді;

· цінності та норми поведінки;

· комунікаційну систему та культуру спілкування;

· критерії та правила повноважень та відповідальності, статусу та влади;

· правила неформальних відносин;

· існуючи в команді звички та традиції;

· трудова та ділова етика.

Приклад зовнішніх ознак організаційної культури команди

· Всі співробітники дотримуються в одязі “офісного стилю”. На п’ятницю не призначаються ніякі переговори, тому що традиційно в цей день всі одягаються “вільно”.

· У всіх однакові, дороги ручки однієї фірми;

· Впроваджується принцип: “Працюєш на здоровий образ життя – не пали”.

· День створення компанії – свято у колективі.

· Якщо співробітники затримуються на роботі – за рахунок фірми їх пригощають обідами.

· За кожен відпрацьований рік сплачується визначена премія.

· Всі звертаються на “ти”- це настанова.

· Ніякого запису до президента – його двері завжди відкриті.

11.3. Управління персоналом команди

Сучасна концепція управління персоналом проекту полягає у підвищенні ролі особистості працівника, у необхідності врахування його мотиваційних установок, вмінні спрямовувати їх на вирішення завдань управління проектом. Головними задачами системи управління командою проекту , у сучасних умовах є:

· визначення загальної стратегії формування команди проекту;

· планування набору персоналу;

· відбір та оцінка персоналу;

· підвищення кваліфікації та перепідготовка персоналу команди проекту;

· управління кар’єрою;

· ефективна організація робіт, забезпечення умов праці та соціальних умов;

· управління заробітною платою та витратами на персонал.

Слід відмітити, що інвестори вважають ефективне управління командою проекту, головним фактором успіху реалізації проекту.

Основна мета управління персоналом проекту полягає у забезпеченні досягнення ефективної реалізації проекту.

Однією з важливих функцій управління персоналом проекту є підбір та оцінка персоналу.

Мал. 11.3. Джерела залучення персоналу проекту

Методи оцінки персоналу поділяються на:

· прогностичний;

· практичний;

· імітаційний.

Прогностичний метод заснований на використанні анкетних даних, характеристик, рекомендацій, врахуванні думки членів колективу, вищіх менеджерів.

Практичний метод передбачає перевірку працівника на конкретному робочому місці, що дозволяє оцінити результати його діяльності. Для реалізації цього методу використовуються пробні переміщення працівників.

Імітаційний метод – це експертна оцінка ділових та особистісних якостей на основі розв’язання імітаційної задачі.

Можна виділити два підходи до сприйняття персоналу проекту з боку замовника або інвестора:

· персонал як витрати;

· персонал як ресурс.

Табл.11.2 Характерні риси основних підходів до сприйняття персоналу.

Під час організації діяльності персоналу команди необхідно враховувати наступну специфіку людських ресурсів:

1. в управлінні людьми пріоритет надається психологічним факторам, мотивації та стимулюванню діяльності;

2. реакція людей на управлінські рішення емоційна;

3. людські ресурси здатні до постійного розвитку;

4. процес взаємодії між організацією та людським ресурсом є двостороннім;

5. людська діяльність потребує мотивації, цілеспрямованості та самореалізації;

6. ефективність використання людських ресурсів при неправильній організації знижується швидше ніж ефективність інших ресурсів;

7. вкладення в людський ресурс дають набагато більший ефект ніж вкладення в інші види ресурсів.

Система управління командою не буде працювати ефективно, якщо не буде розроблена ефективна модель мотивації. Позитивним підходом до мотивації проектної команди є наступне:

1. Встановлення набору індивідуальних факторів мотивації.

2. Позитивний клімат в команді.

3. Можливість реалізації творчого потенціалу.

4. Чітке визначення цілей в роботі.

5. Винагорода за внесок в спільний результат.

6. Однакові можливості розвитку кар’єри.

Запитання для самоконтролю:

1. Якими є основні сфери управління персоналом у проектах?

2. Які риси мають бути притаманні менеджеру проекту і за якими критеріями оцінюється ефективність його діяльності?

3. Якими є етапи розвитку проектної команди та у чому полягає їхній зміст? Які з них, на Вашу думку, є найскладнішими та найвідповідальнішими?

4. Які існують інструменти для добору виконавців до проектної команди?

5. У чому причини складності мотивації проектної команди?

6. Нижче наводяться декілька проблем, які є загальними при виконанні проекту. Спробуйте навести наслідки кожної з проблем з погляду стосунків у команді:

а) люди схильні чинити опір розглядові нових пропозицій;

б) люди схильні до самозахисту;

в) функціональні працівники більше прагнуть зосереджуватися на поточній діяльності, ніж працювати на перспективу;

г) як функціональні працівники, так і персонал команди частіше очікують на індивідуальне, ніж на групове визнання.

Література:

1. Н.И. Ильин, И.Г. Лукманова, А.М. Немчин, С.Н. Никешин, С.Н. Петрова, К.Г. Романова, В.Д. Шапиро. Управление проектами – СПБ.: «ДваТрИ» 2000.- 610с.

2. Методичні вказівки до виконання курсового проекту з курсу “Управління проектами”/ Колосок В.М., ПГТУ. – Маріуполь: ПГТУ, 2004.

3. Горбунов А.Р. Проект «Сборка холдинга». Управление финансовыми потоками. Архитектура проекта. Контроллинг проекта. – СпБ: «Глобус», 2003. – 624с.

4. Дайле А. Практика контроллинга: Пер с нем. – М: Финансы и статистика, 2001. – 336с.

5. Ендовицкий Д.А. Комплексный анализ и контроль инвестиционной деятельности: методология и практика. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 400с.