Системна організація проекту. Етапи проекту

ТЕМА 2. Обґрунтування доцільності проекту

2.1. Системна організація проекту. Етапи проекту

2.2. Процеси проекту.

2.3. Ініціація проекту

2.4. Процеси планування проекту

2.5. Процеси виконання проекту

2.6. Процеси аналізу проекту

Системна організація проекту полягає в розбитті проекту на фази, етапи і процеси. Таким чином, досягається спрощення процесу управління проектом за рахунок виділення більш простих складових, за якими управлінські дії можуть здійснюватися менеджером менш високої кваліфікації. Систематизація і спрощення робіт дозволяють корінним чином змінити вплив ризиків на проект, оскільки дозволяють менеджеру проекту системно проводити аналіз джерел ризиків та ідентифікацію ризиків і надає процедурі протидії ризиковим подіям системність і цілісність.

Будь-який проект проходить чотири фази розвитку (життєвий цикл): початкова фаза, розробка, реалізація, завершення. Якщо будь-яку з цих фаз представити у якості самостійного проекту, то кожен такий проект, у свою чергу, буде мати ті ж чотири фази. Таке розбиття дозволяє виділити самостійні завдання, які мають тимчасові рамки, обмежені фінансовими та матеріальними ресурсами. Керівник проекту повинен добре розуміти цілі, що досягаються на кожній з цих фаз. Так на початковій фазі розробляється концепція проекту, здійснюється збір вихідних даних, уточнюються цілі роботи, обмеження, визначаються необхідні ресурси, проводиться порівняння альтернатив. На фазі розробки проект готується до реалізації: призначається керівник проекту, формується команда проекту, розробляється структура проекту, плануються основні роботи, визначаються необхідні ресурси, готуються календарні плани, кошторис і бюджет проекту, організується виконання базових проектних і досвідно-конструкторських робіт за проектом. На фазі реалізації, як випливає з назви, виконуються основні роботи проекту. На завершальній фазі забезпечується закриття проекту.

Однак, можуть бути й інші способи розбиття проекту на етапи. Так, у проектах реструктуризації підприємств часто виділяються такі великі етапи: аналіз ситуації, вироблення пропозицій, реалізація пропозицій.

Під час створення складної технічної системи управління підприємством робота може бути розбита на наступні етапи.

1. Передпроектні дослідження. На етапі передпроектних досліджень проводиться:

• обстеження підприємства;

• оцінка можливості створення системи;

• збір даних;

• опис існуючих систем та їх аналіз;

• збір пропозицій щодо створення системи, складу підсистем, розробка компонентів системи;

• формування технічних вимог до функцій і структури системи;

• вивчення видів забезпечення.

2. Технічне завдання. Здійснюється розробка, узгодження та затвердження. Є вихідним і обов'язковим елементом для створення, приймання і здачі системи і повинно містити всі вихідні дані та вимоги, необхідні для створення системи. ТЗ розробляє Виконавець з урахуванням результатів передпроектних досліджень.

Технічне завдання містить розділи:

• найменування і область застосування системи;

• підстава для створення;

• характеристика об'єктів проектування - відомості про призначення, склад, умови застосування об'єкта, що розробляється;

• мета і призначення - мета створення системи, призначення і критерій ефективності функціонування;

• характеристика процесу проектування (розробки, створення) - наводяться загальний опис процесу розробки, вимоги до вхідних і вихідних даних;

• вимоги до системи в цілому, до складу підсистем, до включення до складу раніше створених підсистем і компонентів;

• вимоги до взаємозв'язку з іншими системами, видами забезпечення;

• вимоги до можливості розвитку;

• техніко-економічні показники - оцінка витрат на створення системи, джерела економії, очікувана ефективність від застосування системи, вимоги до техніко-економічних показників об'єкта, які будуть досягнуті в результаті функціонування системи;

• стадії та етапи - стадії створення, черговість введення в дію, етапи по стадіях, терміни виконання робіт та виконавці;

• перелік документації, що пред’являється після закінчення стадії;

• обсяги робіт відповідно до діючих нормативно-технічних та методичних документів;

• порядок випробувань і введення в дію;

• джерела розробки - перелік науково-дослідних, дослідно-конструкторських і експериментальних робіт, нормативних документів, методичних матеріалів, що використаються при створенні системи;

• додатки - таблиці, схеми, розрахунки, бібліографія, обґрунтування, докази.

3. Технічна пропозиція. Здійснюється вибір та обґрунтування оптимального варіанту, відбувається узгодження та затвердження технічної пропозиції.

Метою технічної пропозиції (ТП) є вибір оптимальних варіантів системи, що враховують вимоги ТЗ. Під час розробки ТП виконуються наступні роботи: аналіз виробничих процесів, виявлення можливих варіантів структури, вибір раціонального варіанта структури, техніко-економічне обґрунтування варіанта, складання додаткових в порівнянні з ТЗ вимог, уточнення вимог до змісту робіт на подальших стадіях.

Технічна пропозиція містить розділи:

• загальні положення (мета розробки ТП, найменування і дата затвердження ТЗ, призначення і область застосування системи, опис об'єкта проектування - основні складові елементи проектування, їх взаємозв'язок, схема розподілу, результати аналізу об'єкта, характеристику і аналіз варіантів структури системи з виділенням підсистем і компонентів і зв'язків між ними, пропозиції з використання існуючих підсистем, компонентів і пристроїв);

• обґрунтування і опис вибраного варіанта з вказівкою взаємодії підсистем і компонентів і функцій, що виконуються ними;

• техніко-економічне обґрунтування (основні техніко-економічні показники створюваної системи);

• пропозиції щодо змісту та організації робіт на наступних стадіях (уточнені в порівнянні з ТЗ данні щодо черговості та змісту робіт).

4. Ескізний проект. На етапі ЕП розробляються принципові рішення щодо створення системи і документації, узгоджується і затверджується ескізний проект.

Ескізний проект містить:

• основні рішення по взаємодії створюваної системи з іншими системами;

• основні технічні рішення по структурі підсистем, розробку питань функціонування підсистем на рівні компонентів;

• опис вихідних даних на розробку компонентів підсистем.

5. Технічний проект. Розробляються остаточні рішення по створенню системи, відбувається узгодження і затвердження технічного проекту.

На стадії Технічного проекту виконуються роботи:

• прийняття рішень щодо процесу проектування з забезпеченням взаємодії і сумісності процедур;

• отримання остаточної схеми функціонування системи;

• розробка структури і складу підсистем;

• отримання остаточної структури всіх видів забезпечень;

• вибір математичних моделей об'єкта проектування і його елементів;

• розробка алгоритмів проектних операцій;

• формування загальносистемного програмного забезпечення;

• розрахунок продуктивності і вибір режимів роботи засобів технічного забезпечення;

• визначення вимог до подання вихідних даних, результатів проектування та проектних документів;

• оформлення і затвердження сукупності документів, що складають технічний проект.

Технічний проект включає наступні документи:

• відомість;

• пояснювальна записка;

• схеми процесів проектування;

• схеми підсистем і засобів забезпечення;

• специфікація компонентів всіх видів забезпечення;

• кошторис витрат на створення системи;

• ТЗ на розробку співвиконавцями окремих компонентів;

• розрахунок очікуваних техніко-економічних показників.

6. Робочий проект. Розробляється робоча документація. На стадії РП проводиться:

• розробка детальної структури системи, її підсистем, взаємозв'язку з іншими системами та її уточнення;

• розробка структурних схем процесів;

• розробка документації для монтажу, настройки та експлуатації системи;

• створення проектів програм і методик випробувань і дослідної експлуатації;

• оформлення та затвердження. У Робочому проекті міститься:

• відомість РП;

• пояснювальна записка;

• специфікація - перелік підсистем, специфікації видів забезпечень;

• документація технічного забезпечення - специфікація, комплект конструкторських документів;

• документація інформаційного забезпечення - специфікацію, опис бази даних, інструкція по її заповненню, інструкція щодо введення масиву даних;

• документація програмного забезпечення - специфікація, тексти програм, порядок та методика випробувань;

• програма і методика досвідченого функціонування системи і підсистем, дані забезпечують отримання і перевірку проектних рішень, виявлення причин збоїв, показників якості функціонування системи і підсистем;

• комплект експлуатаційних документів.

7. Виготовлення, налагодження, випробування. Виготовляються та налагоджуються компоненти системи, здійснюється підготовка до введення в дію. Виконуються роботи:

• підготовка організації до введення в дію системи, включаючи навчання персоналу;

• виготовлення та налагодження компонентів системи на машин них носіях;

• монтаж, налагодження та випробування системи і підсистем;

• організація робіт з оформлення та затвердження актів здачі компонентів системи;

• проведення досвідченого функціонування системи (перевірка працездатності та взаємодії підрозділів організації з підсистемами системи, виявлення несправностей і відмов, визначення фактичних техніко-економічних показників системи і коригування документації, усунення дефектів, оформлення протоколу);

8. Введення в дію. Проводиться дослідне функціонування та приймання випробування системи. Виконуються роботи:

• приймальні випробування (оцінка якості розробки системи, перевірка готовності організації до промислового функціонування системи, оцінка якості досвідченого функціонування, перевірка документації на систему);

• введення в дію системи (оформлення та затвердження протоколу досвідченого функціонування та акта приймання системи в промислове функціонування);

• коректування, доопрацювання та випуск експлуатаційних документів;

• промислова експлуатація та розвиток системи.

Інвестиційний проект може бути розбитий на фази (етапи):

1. Передінвестиційне дослідження.

2. Інвестиційна фаза.

3. Експлуатаційна фаза.

У свою чергу, кожна з фаз може бути розбита на підетапи. Для передінвестиційних досліджень розбиття може бути наступним:

1.1. Дослідження можливостей здійснення проекту. Етапи роботи:

• консультації з експертами;

• формування попереднього переліку потенційних учасників проекту з їх короткою характеристикою;

• підтримкові дослідження - уточнення технологічних, технічних та інших питань;

• юридичне забезпечення (податки, пільги), державна підтримка, ставлення місцевої адміністрації

1.2. Підготовчі або передпроектні дослідження. Етапи роботи:

• пошук і відбір можливих учасників проекту;

• проведення попередніх переговорів з потенційними учасниками проекту;

• формування таблиці переваг і вибір учасника проекту;

• підготовка техніко-економічного обґрунтування;

• офіційна згоду керівництва підприємства щодо участі в інвестиційному проекті (умови спільної роботи, особливості, можливі пільги інвестору).

1.3. Оцінка здійсненності або техніко-економічне походження. Етапи роботи:

• проведення маркетингових досліджень;

• матеріальні витрати (потреби, ціни та умови поставки сировини, допоміжних матеріалів та енергоносіїв);

• вибір технологій, специфікація обладнання і умови його постачання, обсяги будівництва;

• аналіз можливостей збуту своєї продукції, конкурентне середовище, перспективна програма продажів і номенклатура продукції, цінова політика;

• вибір фінансової схеми проекту;

• розроблення бізнес-плану;

• організація роботи з оцінки ефективності проекту (підготовка вихідних даних, виконання попередніх розрахунків, виявлення «вузьких місць» проекту, аналіз отриманої інформації, оцінка ефективності інвестицій та оцінка ризику);

1.4. Організаційна стадія. Етапи роботи:

• юридичне оформлення проекту (реєстрація підприємства, оформлення контрактів і т.п.);

• організація підприємства;

• емісія акцій та інших цінних паперів;

• вибір постачальників сировини та обладнання;

Розбиття проекту на етапи, фази, кожен з яких закінчується зрозумілим результатом, є найбільш простим засобом зменшення ризиків реалізації складного проекту.