Экспорт проекта

Совместная работа

Средства совместной работы предназначены для обмена информацией между сотрудниками, работающими над проектом. С помощью этих средств можно автоматизировать сбор данных о трудозатратах и обеспечить более точное отслеживание выполнения проекта. Особенно это важно при отслеживании крупных проектов. Перед использованием средств совместной работы их необходимо настроить (см. гл. 1).

Когда для совместной работы используется электронная почта, обмен данными между людьми, работающими над проектом (например, руководителем проекта и сотрудниками), происходит посредством писем с вложенными файлами в специальном формате.

Для организации совместной работы необходимо установить программу для чтения электронной почты, совместимую с интерфейсом MAPI. Такие программы, как Microsoft Outlook и Outlook Express, поддерживают MAPI. Microsoft Outlook Express поставляется вместе с системой Windows, a Microsoft Outlook есть в пакете Office.

Кроме того, необходимо установить специальную программу Microsoft Workgroup Message Handler, которая поставляется вместе с Microsoft Project. Для установки этой программы необходимо запустить файл \Files\Support\Wgsetup.exe, расположенный на компакт-диске, с которого устанавливается Microsoft Project. Установка этой программы выполняется без указания каких-либо настроек (кроме папки на диске, в которую следует устанавливать программу).

Для отправки данных проекта получателям следует выбрать в меню Collaborate > Publish (Совместная работа > Опубликовать) пункт All Information (Все данные) для отправки всех введенных данных, пункт New and Changed Assignment (Новые и измененные назначения) для опубликования только новых и измененных назначений ресурсов задачам, пункт Project Plan (План проекта) для опубликования плана проекта или Republish Assignments (Опубликовать назначения) для отправки назначений. Проект следует предварительно сохранить.

Каждый ресурс, входящий в рабочую группу, при опубликовании проекта получает письмо, к которому прикреплен файл с данными проекта. Если попытаться открыть этот файл, то запустится программа Microsoft Workgroup Message Handler, которая отобразит присланные данные на экране.

В Microsoft Project существует возможность экспортировать данные в файлы форматов других программ. Для экспорта проекта в файлы различных форматов следует воспользоваться командой меню File > Save As (Файл > Сохранить как). В раскрывающемся списке Save as type (Тип файла), расположенном в нижней части окна Save As (Сохранение документа) (рисунок 39), можно выбрать один из форматов, поддерживаемых Microsoft Project.

Ниже приведен список форматов, в которых можно сохранить файл проекта (в скобках указаны расширения файлов).

- Проект (МРР) – обычный файл проекта. По умолчанию сохранение происходит именно в этом формате.

- Шаблон (МРТ) – шаблон проекта может содержать представления, календари, формы, отчеты, таблицы, фильтры, панели инструментов, строки меню, макросы и параметры настройки. Полезно сохранять проект в качестве шаблона, когда нужно использовать созданные представления, календари и другие элементы в дальнейшем в других проектах. Файл шаблона Global. mpt содержит настройки проектов по умолчанию.

- База данных проекта (MPD) – позволяет хранить данные о проекте в структуре, доступной в Microsoft Access.

- Web-страница (HTML, HTM) – страница, предназначенная для опубликования данных в Интернете. Если необходимо разместить проект в Интернете, то сохранение в виде web-страницы может избавить от утомительного форматирования.

Рисунок 39 – Список доступных форматов в окне Save As (Сохранение документа)

- Microsoft Project 98 (МРР) – если требуется, чтобы проект можно было открыть на компьютерах, где установлена старая версия Project, то следует сохранить проект в этом формате.

- База данных Microsoft Access (MDB) – формат баз данных, который предназначен для СУБД Access.

Задание

1.Создать план предложенного ниже проекта.

Свойства проекта:

Список задач с указанием длительностей: