Внутрішнє і зовнішнє середовище організації

Будь-яка організація має внутрішнє і зовнішнє середовище, в умовах яких вона функціонує.

Внутрішнє середовище організації є сукупністю внутрішніх чинників (об’єктів, процесів), так званих внутрішніх змінних, що надають організації визначених, властивих тільки їй особливостей.

Внутрішнє середовище включає такі внутрішні змінні: цілі, завдання, ресурси, горизонтальний і вертикальний розподіл праці, культуру, технології, структуру організації, організаційну структуру управління, систему комунікацій та обміну інформацією.

Господарськими товариствами є підприємства або інші суб’єкти господарювання, створені юридичними особами та/або громадянами шляхом об’єднання їх власності, а також участі у підприємницькій діяльності товариства з метою отримання прибутку (Господарський кодекс України, Гл. 9, ст. 79).

До господарських товариств належать: акціонерні товариства, товариства з обмеженою відповідальністю, товариства з додатковою відповідальністю, повні товариства і командитні товариства.

Внутрішні змінні частково виникають в організації під час її створення, а частково − в результаті прийняття попередніх управлінських рішень і можуть, хоча і не повністю, контролюватися.

Розподіл праці є якісним розмежуванням і відокремленням різних його видів, а також закріпленням цих видів за окремими виконавцями і підрозділами. Це служить основою для подальшої спеціалізації діяльності.

Практично в усіх організаціях, за винятком найдрібніших, існує горизонтальний розподіл праці за видами діяльності, що здійснює організація відповідно до свого призначення. Якщо організація є досить великою, працівників групують за функціональним призначенням.

Вертикальний розподіл праці служить основою структури управління і спрямований на утворення ієрархії, тобто підлеглість одних ланок організації іншим. Створення рівнів управління використовується для диференціації і координації управлінської діяльності.

Одним з важливих напрямів розподілу праці в організації є формулювання завдань.

Завдання − це наказана робота, серія робіт або частина роботи, яка має бути виконана заздалегідь встановленим способом у певні терміни. З технічної точки зору, завдання наказують не працівникові, а його посаді.

За зв’язком між окремими видами робіт, спрямованих на перетворення ресурсів організації у кінцевий продукт та послуги, визначають такі технології:

- що складається,

- послідовна,

- взаємопов’язана,

- групова.

Технологія, що складається, характеризується тим, що усі роботи у рамках організації хоча й спрямовані на досягнення кінцевого результату, проте виконуються практично незалежно, а завершеності набувають завдяки останній операції.

Послідовна технологія передбачає, що роботи в організації виконуються одна за одною, жодна не починається раніше, ніж закінчиться попередня. Взаємопов’язана технологія об’єднує роботи, які взаємно обумовлюють одна одну, при цьому необов’язково суворо послідовно. Групова технологія полягає у тому, що роботи виконуються на одному стаціонарному об’єкті послідовно або паралельно залежно від ситуації.

Внутрішнє середовище характеризується також ступенем диференціації та інтеграції виробничих і трудових процесів. Диференціація передбачає такий розподіл між окремими елементами організації виконуваних робіт, при якому кожна з них отримує певний ступінь завершеності у конкретному результаті, що має самостійну цінність, проте з точки зору організації не є закінченим цілим. Для забезпечення цілісності диференціація повинна доповнюватися інтеграцією, що передбачає об’єднання зусиль та співпрацю виконавців.

Організацію можна розглядати як засіб досягнення цілей, який дає можливість персоналу виконувати колективно те, чого вони не могли б виконати індивідуально. У ході процесу планування керівництво розробляє і задає цілі організації, які стають невід’ємною частиною її внутрішнього середовища. Мета є конкретним станом або бажаним результатом.

Найважливішим елементом внутрішнього середовища є організаційна упорядкованість, тобто сукупність постійно автоматично діючих соціальних зв’язків, стосунків і норм, відповідно до яких підлеглі можуть діяти самостійно, не звертаючись кожного разу за вказівкою і роз’ясненнями до керівника. Така упорядкованість є результатом механізму взаємодії учасників, що спонтанно склався, проте найчастіше він створюється штучно, особливо на низових рівнях організації, де його основи визначаються технологією та відображаються у відповідних документах (маршрутна карта, технологічний процес та ін.).

Організаційна упорядкованість є важливою складовою організаційної культури. Персонал (трудові, людські ресурси) є найбільш значущим елементом внутрішнього середовища організації. Цілі організації досягаються через працю її учасників.

Динаміку внутрішнього середовища організації визначають взаємовідносини між її учасниками, виконання взаємопов’язаних і взаємозалежних робіт, що виникають. За змістом ці відносини можуть бути діловими, партнерськими, такими, що встановлюються відповідно до розподілу праці й організаційного порядку, емоційні, та засновані на симпатії та антипатії. Зміна будь-якого елементу внутрішнього середовища організації (цілей, завдань, технології, персоналу) впливає на усі інші аспекти.

Зовнішнє середовище організації − це сукупність зовнішніх чинників, що впливають на неї, та які вона повинна враховувати у своїй діяльності. Організація взаємодіє з середовищем для отримання ресурсів в обмін на продукти власної діяльності.

Більшість сучасних теорій управління визнає зовнішнє середовище як найважливішу характеристику функціонування організації.

Зовнішнє середовище надає діяльності організації невизначеності, особливо у перспективі. У той же час, невизначеність діяльності організації залежить також від внутрішніх випадків, серед яких необхідно виокремити непередбачуваність поведінки персоналу і менеджерів.

Іноді зовнішнє середовище називають також оточенням організації, яке буває діловим і фоновим.

Ділове оточення – це явища, процеси та інститути середовища, з якими організація безпосередньо взаємодіє і впливає на них (наприклад, постачальники, споживачі, посередники, а також конкуренти).

Фонове оточення − це процеси, що відбуваються у зовнішньому середовищі, на які організація не впливає, а лише пристосовується до них (політика держави, стан ринку та інші, непідвладні організації обставини).

Сукупність чинників зовнішнього середовища поділяють на чинники прямої та непрямої дії. Зовнішнє середовище характеризується рухливістю, взаємопов’язаністю окремих чинників зовнішнього середовища, невизначеністю, складністю, передбачуваністю, темпами змін та ступенем звичності подій (табл. 3.3.). На різні елементи організації ці чинники впливають по-різному.

Таблиця 3.3.