Служебное письмо

Служебные письма являются одним из наиболее распространенных видов документов и служат средством общения — установления служебных контактов, обмена информацией между организациями.

По функциональному признаку служебные письма делятся на такие, которые требуют письма ответа, и такие, которые его не требуют.

К письмам, которые требуют ответа, относятся:

• письма-просьбы; • письма-обращения; • письма-запросы: • письма-предложения; • письма-требования.

Среди писем, которые не требуют ответа: • письма-подтверждения; • письма-напоминания; • письма-уведомления; • письма-предупреждения; • письма-отказы; • сопроводительные письма; • гарантийные письма; • информационные письма.

Служебные письма рекомендуется оформлять только в том случае, когда невозможно решить вопрос в устном общении (при личной встрече или по телефону).

Служебные письма пишут на специальных бланках, которые так и называются — «угловой бланк письма организации» и «продольный бланк письма организации» в зависимости от размещения реквизитов и границ зон на бланке, или оформляют на чистом листе бумаги. В последнем случае оставляют место вверху слева для оттиска углового штампа адресанта. В зависимости от объема текста используют листы или бланки формата А4 или А5.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации содержит реквизиты: 01; 02; 03; 04; 06; 07; 08; 09.

Кроме того, на бланке письма рекомендуется размешать ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.

Реквизиты (01) - (09) печатаются типографским способом.

Служебное письмо является единственным документом, на котором не ставится реквизит «название вида документа (то есть слово «Письмо»).

Реквизиты служебного письма: 11; 12; 13; 15; 16; 18; 19; 20; 21; 22; 23; 25; 26; 28; 29; 30; 31.

Текст письма должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть дела, содержать убедительные аргументы. Все аспекты рассматриваемого вопроса необходимо излагать сжато, но в достаточной мере полно.

Письмо в основном должно быть посвящено одному вопросу, поскольку это значительно упрощает и ускоряет все операции по обработке, поиску, исполнению и хранению документа. Несколько вопросов в одном письме можно затрагивать тогда, когда они взаимосвязаны.

Текст письма, как правило, состоит из двух взаимосвязанных частей: вступительной и основной.

Вступление должно содержать изложение причин или непосредственного повода, обусловивших появление письма. Часто вступлением служит ссылка на решение вышестоящего органа.

В доказательной части приводятся факты, цифровые данные, ссылки па нормативные акты, излагается история вопроса, которые должны побудить адресата к рассмотрению высказанной просьбы (предложения) и принятию определенного решения.

Вывод (его также называют основной частью письма) является главным логическим элементом письма, в котором излагаются суть вопроса, основная цель в форме просьбы, предложения, гарантии, согласия или отказа и др.

В письме должны быть выражены и такие аспекты: ожидаемый результат и готовность к дальнейшему сотрудничеству.