Друкування форм

Створення форм за допомогою Майстра

Для оперативного конструювання форми, а також створення багатотабличної форми доцільно використати Майстра форм. У цьому режимі форма створюється системою поетапно з урахуванням відповідей на запитання, заданих користувачем.

На першому етапі необхідно в діалоговому вікні «Новая форма» клацнути лівою клавішею миші на рядку «Мастер форм», а зі списку таблиць і запитів у разі створення багатотабличної форми вибрати те поле, яке використовується як первинне джерело даних. Внаслідок цього на екрані з’явиться перше діалогове вікно Майстра форм.

Це вікно за допомогою кнопок дає змогу відібрати потрібні поля у вікно «Выбранные поля:» з таблиць або запитів, імена полів яких відображаються у вікні «Доступные поля:».

Після відбирання полів і клацання лівою клавішею миші на кнопці „Далее” на екрані з’являється друге діалогове вікно Майстра форм, склад якого залежить від кількості таблиць та запитів, відібраних на першому етапі.

За допомогою елементів керування одного з цих вікон проводиться вибір основної таблиці й одного з режимів: «Подчиненная форма» або «Связанная форма». У першому режимі створюється одна форма, яка міститиме один запис головної форми і відповідні записи підпорядкованої. У другому режимі створюється додаткова форма, пов’язана з головною. При цьому діалогове вікно змінює свою структуру.

Після клацання лівою клавішею миші на кнопці «Далее» на екрані з’являється третє діалогове вікно, за допомогою якого встановлюється один із 10 стилів форми (Диффyзный, Кaмeнь, Meждyнapoдный та ін.).

Примітка. Чим барвистіший стиль, тим більшу ємність пам’яті займатиме база даних і повільніше працюватиме система.

Якщо на першому етапі роботи з Майстром форм вибрано одну таблицю (запит), то на другому етапі на екрані з’являється діалогове вікно, за допомогою якого може бути вибраний один із варіантів зовнішнього вигляду форми: «в один столбец», «ленточный», «табличний» або «выровненный».

На третьому, останньому етапі, коли діалогове вікно з’являється на екрані після клацання лівою клавішею Миші на кнопці «Далее», формуються заголовки основної ізв’язаної таблиць.

Після завершення всіх етапів конструювання форма може бути відкрита або, якщо в цьому є необхідність, змінена за допомогою Конструктора. Під час відкривання форми на екрані відображається головна форма, а за допомогою відповідної кнопки може бути викликана підпорядкована форма.

Якщо необхідно друкувати значення полів одного запису, то можна роздрукувати вміст форми. Для друкування даних у вигляді форми треба її відкрити, знайти потрібний запис і клацнути лівою клавішею миші на селекторі форми (він розташований у вигляді вертикальної лінійки ліворуч запису) або виконати команду Правка— Выделить запись.Після цього слід виконати команду Файл—Печать,внаслідок чого на екрані з’явиться діалогове вікно «Печать».

Для друкування вибраного запису необхідно ввімкнути альтернативний перемикач «выделенная запись» у групі «Печатать», а для друкування всіх записів — перемикач „Все”. Після цього потрібно клацнути лівою клавішею миші на кнопці «ОК».

Іноді може виникнути необхідність сконструйовану форму зберегти як звіт, якщо він схожий за конструкцією форми. Для цього треба у вікні бази даних при активній вкладці «Формы» клацнути правою клавішею миші на потрібній формі. В контекстно-залежному меню, що з’явиться, слід вибрати команду Сохранить как отчет,ввести у вікні, яке з’явиться, ім’я звіту і клацнути лівою клавішею миші на кнопці «ОК» для його збереження.

4. Звіти. Типи звітів.

Звіт є кінцевим результатом виконання багатьох процедур із базою даних і забезпечує видачу даних у будь-якому форматі з різними рівнями деталізації. В нього можуть бути включені лінії рамки, рисунки, графіки та ін.

У процесі конструювання звіту визначаються склад і зміст його розділів, оформляються заголовки, підписи реквізитів і розміщення реквізитів, що визначаються. В разі необхідності мати висновок у звіті відомостей з кількох таблиць в основу його конструювання може бути покладений багатотабличний запит.

Усі звіти, що створюються в MS Access, поділяють на три категорії:

§ рядкові, в яких дані відображаються рядками в кожному окремому стовпці;

§ стовпцеві, в яких усі поля відображаються одним стовпцем і вирівнюються по лівому краю;

§ поштові наклейки, призначені для друкування поштових наклейок у різноманітних форматах.

Для створення звіту необхідно у вікні бази даних вибрати вкладку «Отчеты» і клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Создать», внаслідок чого на екрані з'явиться діалогове вікно «Новый отчет».

За допомогою цього вікна можна вибрати один із режимів конструювання звіту: «Конструктор», «Мастер отчетов», «Автоотчет», «Мастер диаграмм».

5. Розроблення багатотабличного звіту в режимі «Мастер отчетов».

Конструювання звітів за допомогою Майстра зводиться до діалогового режиму його створення, коли система задає ряд запитань про звіт і на підставі відповідей конструює його. Майстер використовується для створення звітів з групуванням і без нього, а також підсумкових, багато- й однотабличних звітів і т. д.

Для створення звітів у цьому режимі необхідно в діалоговому вікні «Новый отчет» клацнути лівою клавішею миші на пункті «Мастер отчета», а в списку джерел даних вибрати таблицю або запит, дані з яких будуть застосовуватися у звіті. Якщо в ньому треба використати дані з кількох таблиць, то слід вибрати первинну таблицю (наприклад таблицю «Проекти»).

Після клацання лівою клавішею миші на кнопці «ОК» відкривається перше діалогове вікно «Создание отчетов» у режимі «Мастер отчетов».

У цьому вікні відображаються список таблиць, що розкривається, і запитів для вибору їх як джерело даних, а також списки «Доступные поля:» та «Выбранные поля» для додання у звіт потрібних полів. Відбирання цих полів здійснюється за допомогою кнопки > або >>. Якщоу процесі відбирання була допущена помилка і виникла необхідність вилучити поле зі списку «Выбранные поля» то треба клацнути лівою клавішею миші на кнопці > або >>.

Якщо у звіті використовуються дані більш як однієї таблиці або одного запиту, то необхідно зі списку таблиць та запитів вибрати потрібні і додати у відповідні поля. Набравши таким чином усі необхідні для звіту поля, треба клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Далее». Вигляд діалогового вікна, що відображається, залежить від того, з однієї або кількох таблиць вибрано поля. Якщо це зроблено з кількох таблиць, то на екрані з'являється друге діалогове вікно «Создание отчетов».

За допомогою елементів керування цього вікна проводиться вибір поля таблиці, яке використовується для групування даних (наприклад, «Наименование проекта»).

Після цього слід клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Далее», внаслідок чого на екрані з'являється третє діалогове вікно «Создание отчетов».

Це вікно дає змогу задати порядок сортування даних у групах звіту. При цьому записи можна сортувати в кількох полях у зростаючому або спадному порядку. Вибравши поля і порядок сортування, потрібно клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Далее», що забезпечить відображення на екрані четвертого діалогового вікна.

Це вікно дає змогу вибрати макет звіту (ступеневий, блок, структура 1 і т. д.), його орієнтацію (книжкова або альбомна) і вказати, чи треба автоматично настроювати ширину полів для їх розміщення на одній сторінці. Після встановлення потрібних значень параметрів необхідно клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Далее», що забезпечить виведення на екран п'ятого діалогового вікна.

Зі списку у правій частині цього вікна можна вибрати стиль звіту. Якщо це зроблено, то в лівій частині вікна з'являється зразок стилю. Після цього треба клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Далее», що забезпечить виведення на екран останнього, шостого діалогового вікна «Создание отчетов».

У цьому вікні необхідно вказати заголовок звіту і, використовуючи його елементи керування, можна перейти в режим «Конструктор отчета» для зміни в разі необхідності його структури та додання потрібних елементів керування. Для цього треба ввімкнути альтернативний перемикач, перевівши його в стан «изменение структури отчета».

На будь-якому етапі роботи в режимі «Конструктор» звіт може бути заздалегідь переглянутий і підготовлений до друку в такому вигляді, як потрібно користувачу.

6. Створення звіту за допомогою Конструктора. Режими роботи зі звітами.

У режимі Конструктора надаються більш могутні засоби, що вимагають більше знань і часу для розробки звіту.

Техніка роботи з Конструктором звітів мало чим відрізняється від роботи з Конструктором форм. Зокрема, при цьому використовується така ж панель елементів. Зупинимося на найважливіших особливостях розробки звітів у порівнянні з формами.

При роботі над звітом використовуються ті ж області, що і при створенні форм: області заголовка і примітки, області верхнього і нижнього колонтитулів, а також область даних. Крім того, у звіти можна включати області угруповання записів.

Заголовок звіту і примітка виводяться один раз: на початку і кінці звіту відповідно. Верхній/нижній колонтитули містяться в початку/кінці кожної сторінки звіту. Вміст області даних виводиться один раз для кожного запису вихідної таблиці або запиту. Якщо користувач задав угруповання записів звіту, то по кожному полю, по якому проводиться угруповання даних, Access формує заголовок і примітка групи. Для створення в звіті області угруповання потрібно при відкритому в режимі Конструктора звіті вибрати пункт меню Вид/Сортировка и группировка або натиснути однойменну кнопку на панелі інструментів.

Істотне розходження між звітом і формою полягає в тім, що звіти призначені винятково для висновку даних на печатку. Тому в них можна відмовитися від використання (доступних для включення в звіт) керуючих елементів для введення даних: списків, полів зі списком, перемикачів і т.п.

Звіти можуть знаходитися в двох режимах: Конструктора або Перегляду. Переглянути готовий звіт можна після виділення потрібного звіту при натисканні кнопки Просмотр у вікні БД, виборі пункту меню Файл/Предварительный просмотр або натисканні однойменної кнопки на панелі інструментів.

Контрольні запитання

1. Для чого в базі даних використовуються форми?

2. Як можна створити форму в Access?

3. Які елементи можна додати до форми при створенні в режимі Конструктора?

4. Скільки кроків включає в себе майстер стовщення форм?

5. Перерахуйте кроки створення форми за допомогою майстра.

6. Як роздрукувати форму?

7. Для чого використовується звіт в базі даних?

8. Як можна створити звіт в Access?

9. Які типи звітів Ви знаєте?

10. Які складові бази даних можуть бути основою для створення звіту?

Лекція 12. Створення простих та складних запитів в БД. Фільтрація даних