Документальне оформлення надходження товару

Організація приймання лікарських засобів і виробів медичного призначення в аптеці подана у підтемі 3.1.

З моменту прийняття товару виникає матеріальна відповідальність (див. підтему 2.2). При прийманні товару може бути встановлена недостача (при перевірці ваги нетто чи кількості одиниць у певних місцях) або брак. Тоді приймання припиняється і забез­печується подальше зберігання отриманого товару та повідомляється представник постачальника.

Представник постачальника, який перебуває в одному населеному пункті з аптекою, повинен прибути не пізніше наступного дня після одержання виклику, а якщо товар

відноситься до категорії, що швидко псується, - то протягом 4-х годин. Представник, який знаходиться в іншому населеному пункті, повинен прибути протягом 3-х днів. Якщо у встановлений термін представник не прибув, то приймання товару проводиться

в присутності представника незацікавленої сторони, або самостійно, якщо постачальник дає згоду на одностороннє приймання товару.

Для одержання товару матеріально відповідальним особам видається доручення, яке оформляється на спеціальних бланках, підписується керівником і головним бухгалте­ром. Доручення видається тільки працівникам аптеки. Термін дії доручення - 10 днів.

Лікарські засоби та вироби медичного призначення надходять в аптеку безпосеред­ньо від заводів-виробників або від оптових фармацевтичних посередників, які повинні мати чинні ліцензії на право оптової торгівлі, копії яких додаються до договорів поставки і зберігаються в аптеці.

При відвантаженні товарів постачальник зобов’язаний надати сертифікати якості на всі лікарські засоби з описом зовнішнього вигляду та відміткою кількісного вмісту діючих речовин, виписує супровідні документи (рахунок-фактуру, товаротранспортну накладну (бланк 11.1) і податкову накладну (бланк 11.2), на підставі яких товар в аптеці приймають за кількістю і якістю.

Виписування податкової накладної є вимогою податкового обліку навіть у випадку отримування товару без податку на додану вартість.

Порядок реєстрації надходження товару у місячному звіті аптеки

Основним документом управлінського обліку в аптеках є звіт про фінансово-госпо­дарську діяльність (місячний звіт), який є одним із накопичувальних документів і скла­дається з дев’яти розділів:

· І розділ - Реєстр руху грошових коштів та інкасації виручки;

· II розділ - Товарний звіт;

· III розділ - Звіт про рух тари та інших матеріальних цінностей;

· IV розділ - Звіт про рух основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних пред­метів',

· V розділ - Лікарська рослинна сировина',

· VI розділ - Оборотна відомість по особових рахунках покупців та інших розрахун­ках',

· VII розділ - Реєстр виписаних покупцям (лікувальним закладам та іншим устано­вам) рахунків-фактур на відпущені з аптеки товари',

· VIII розділ - Реєстр роздрібних оборотів]

· IX розділ - Рух товару в структурному підрозділі.

Записи у місячному звіті робляться на підставі первинних документів, а розрахунок залишків на кінець місяця базується на формулі товарного балансу:

Залишок₁+Надходження = Видаток+Залишок₂

Підставою для записів у прибутковій частині товарного звіту є рахунки, накладні постачальників, за якими товари та інші цінності надійшли в аптеку і прийняті нею (від­ділами). Всі графи у прибутковій частині звіту заповнюються окремо за кожним прибут­ковим документом на товар в оптовій та роздрібній вартості. При цьому вартість товару оприбутковується в повній сумі товаротранспортної накладної (рахунку), незважаючи на те, що на частину товару може бути складений акт, який відображається в облікових реєстрах. В кінцевому результаті приводяться у відповідність дані про фактичну наяв­ність товарів. Отримані товари, за якими складається акт про псування, бій, оприбутко­вуються за результатами звіту аптеки на позабалансовому рахунку 02 “Активи на відпо­відальному зберіганні” до розпорядження, що з ними робити. Лише в тих випадках, коли в рахунку (накладній) виявлено арифметичну помилку в підрахунку вартості товару при таксуванні, останню дозволяється виправити і оприбуткувати товар за фактичною сумою надходження, повідомивши про це постачальника.

Облік внутрішньоаптечних операцій, які збільшують товарний залишок

Крім реєстрації в хронологічній послідовності товарів, які надходять в аптеку, у при­буткову частину місячного звіту заносять суми, що збільшують запаси товарів, їх зали­шок по аптеці. До таких сум відносяться:

· такса ляборум на лікарські засоби індивідуального виготовлення;

· дооцінки з фасувальних робіт - на підставі довідок, що складаються в кінці місяця працівником, відповідальним за ведення лабораторних та фасувальних робіт;

· вартість води очищеної, яка відпускається населенню, лікувально-профілактич- ним та іншим закладам - на підставі довідок, які складаються в кінці місяця (див, рішення завдання 3 до теми 7);

· надлишки товарів, виявлені при інвентаризації, - на підставі актів;

· оприбуткування лікарської рослинної сировини, прийнятої від населення чи заго­товленої працівниками аптеки - відповідно до актів переведення лікарської сиро­вини в товар;

· оприбуткування тари, допоміжних та інших матеріалів, переведених аптеками в товар для наступної реалізації, - на підставі актів.

Вартість наведених операцій облікується у прибутковій частині товарного звіту тільки за роздрібними цінами.

Відображення надходження товару в бухгалтерських рахунках

Відповідно до Плану рахунків у бухгалтерському обліку товарів, що надійшли в аптеку, використовуються рахунки:

· активний рахунок 282 “Товари в торгівлі”, за дебетом якого відображається над­ходження товару, за кредитом - вибуття;

· пасивний рахунок 285 “Торгова націнка”, за кредитом якого відображається збіль­шення суми, за дебетом - зменшення суми.

Кореспонденція рахунків з обліку надходження товару наведена в табл. 11.1

Таблиця 11.1

Кореспонденція бухгалтерських рахунків з обліку надходження товару

Характеристика цін, що використовуються в обліку діяльності аптеки

Основним вимірником у господарському та бухгалтерському обліку діяльності аптек є грошовий. На різних етапах діяльності аптек використовуються роздрібні, оптові, середньооблікові та інші види цін.

Взаємозв’язок між основними видами цін, які використовуються у роботі аптек, показано на рис. 3.4 (підтема 3.3).

При цьому, як видно з даних, наведених у табл. 11.2, у роботі аптек ширше викорис­товуються роздрібні ціни.

Таблиця 11.2

Порядок відображення у первинних, накопичувальних і бухгалтерських документах руху товару за різними цінами

Роздрібні ціни на лікарські засоби та вироби медичного призначення встановлю­ються самостійно аптекою на основі даних у супровідних документах (оптово-відпускні та закупівельні ціни) і є важливим фактором надання населенню належного лікарського забезпечення.

11.2. Облік руху інших матеріальних цінностей аптеки

Облік тари та допоміжних матеріалів в аптеках

Тара - самостійна облікова група об’єктів. Вона має важливе значення при транс­портуванні товарів, їх зберіганні та реалізації. За характером використання, функціо­нальним призначенням розрізняють одноразову, багаторазову та інвентарну тару.

Одноразова тара призначена для одноразового обслуговування товару в ході його просування від постачальника до споживача: пакувальний та обгортковий папір, шпагат, стружка, картонні коробки, ящики, пакети тощо. Вона в обліку аптек не відображається, оскільки не підлягає реалізації чи поверненню постачальнику. Якщо ця тара виділена в рахунку, накладній із зазначенням ціни та суми, вона може бути реалізована або знищу­ється з оформленням акта, на підставі якого її вартість відноситься на витрати аптеки. Тара одноразового використання, яка не враховується за даними обліку, підлягає опри­буткуванню як товар.

Багаторазова тара (ящики дерев’яні, фанерні, бочки, мішки тощо) - це тара бага­торазового використання. В аптеку багаторазова тара надходить за тими ж докумен­тами, що й товар. При її надходженні необхідно звертати увагу на якість, відповідність кількості даним супровідних документів. Багаторазова тара, прийнята з товаром без зазначення її вартості в супровідних документах, підлягає оприбуткуванню за середньообліковими цінами відповідно до акта, який складається у двох примірниках: один додається до товарного звіту, другий зберігається у справах аптеки (у матеріально відпо­відальної особи). Оборотна тара обліковується в грошовому і натуральному вираженні в картках складського обліку, в звіті відображається у третьому розділі місячного звіту за середньообліковими цінами.

Інвентарна (постійна) тара призначена для зберігання товарів (металеві бочки, балони для зберігання вогненебезпечних речовин, кисневі балони, бідони для спирту тощо) обліковується в аптеці як майно. Залежно від вартості за одиницю інвентарна тара обліковується як інші необоротні матеріальні активи. Облік інвентарної тари ведеться у натурально-сумовому вираженні в інвентарних картках. Скляний аптечний посуд, в якому готують чи фасують лікарські засоби в аптеці, відноситься до товару.

Для упаковки і оформлення ліків у процесі їх виготовлення і відпуску, внутрішньоаптечних заготовок та фасування, для обробки рецептурного посуду, підтримання санітарного режиму в аптеках використовуються етикетки, пробки, капсули, сигнатури, резинові обхватки; папір пергаментний, вощаний, що миється; дезінфікуючі та інші допоміжні матеріали.

Підставою для оприбуткування допоміжних матеріалів є рахунки або накладні постачальників. Облік допоміжних матеріалів в аптеках відображають у картках склад­ського обліку матеріалів і оборотних відомостях, а їх рух - у товарному звіті в сумовому вираженні за цінами придбання.

Облік придбання аптекою лікарської рослинної сировини

Лікарська рослинна сировина (далі - ЛРС), одержана від постачальників згідно з рахунками-фактурами, облікуовється сумарно як товар і відпускається з аптеки за роз­дрібними цінами. ЛРС, прийнята від заготівельників, обліковується в аптеці за назвами. кількістю і сумою в заготівельних цінах, окремо від товару. Принесена заготівельником ЛРС піддається аналізу на відповідність вимогам нормативно-технічної документації. При позитивному висновку здійснюється факт кількісного оприбуткування сировини, а саме: зважування і оформлення приймальної квитанції у трьох примірниках. Перший примірник видається заготівельнику для одержання грошей в касі за заготівельними цінами і залишається в касі; другий примірник передається матеріально відповідальній особі як прибутковий документ на надходження сировини в аптеку; третій примірник, при необхідності, - для звіту особі, яка здала сировину. У квитанції проставляються тільки заготівельна ціна і вартість, тобто облік ЛРС ведеться за заготівельними цінами. Рух ЛРС можна відображати на активному рахунку 209 - “Інші матеріали” класу 2 "Запаси” (табл. 11.3).

Таблиця 11.3

Кореспонденція бухгалтерських рахунків з обліку надходження ЛРС

Облік руху малоцінних і швидкозношуваних предметів

До малоцінних та швидкозношуваних предметів (далі - МШП) належать предмети, що використовуються не більше 1 року або нормального операційного циклу, якщо він більше 1 року, вартістю до 1000 грн (цінова планка встановлюється в наказі про облікову політику аптеки). До них відносяться: інструменти, господарський і виробничий інвен­тар, аптечний посуд (нерецептурний), апарати та прилади, спеціальне оснащення, спеці­альний одяг, медичні халати.

Згідно з Планом рахунків бухгалтерського обліку МШП обліковуються на рахун­ку 22 “Малоцінні і швидкозношувані предмети”. Аналітичний облік МШП ведеться по видах предметів та однорідних групах. У дебеті рахунку 22 відображаються за пер­вісною вартістю придбані МШП, у кредиті - за обліковою вартістю відпуск МШП, в експлуатацію з одночасним списанням на рахунки обліку витрат, а також списання недостач і втрат від псування таких предметів.) Отже, в аптеці при відпуску МШП для подальшої експлуатації, повна вартість виключається зі складу активів і списується з балансу. Надалі за ними повинен бути організований оперативний кількісний облік в місцях експлуатації матеріально відповідальними особами протягом усього терміну їх фактичного використання. З метою забезпечення збереження МШП в експлуатації на місцях в аптеці організовується належний контроль за їх рухом, зокрема оперативний облік по видах предметів або однорідних групах.

Передача МШП в експлуатацію не означає вибуття предметів, і тому для забезпе­чення достовірності даних бухгалтерського обліку і фінансової звітності аптеки зобов’я­зані проводити інвентаризацію всіх МШП, які є в експлуатації.

Під час інвентаризації перевіряються і документально підтверджуються наявність, стан і оцінка МШП в експлуатації. Проведення з бухгалтерського обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів наведено у табл. 11.4.

Таблиця 11.4

Кореспонденція бухгалтерських рахунків з обліку МШП

Облік надходження основних засобів

Основні засоби є важливою частиною активів аптеки і займають особливе місце у складі його майна, а тому правильна організація їх обліку є важливою передумовою їх раціональної експлуатації. До основних засобів (03) відносяться матеріальні активи, які аптека утримує з метою використання їх у виробничому процесі, очікуваний строк використання (експлуатації) яких більше 1 року і вартість більше як 1000 грн.

Основні шляхи надходження необоротних активів в аптеку показано на рис. 11.3.

Усі витрати аптеки на придбання або створення матеріальних і нематеріальних нео­боротних активів, що включаються до їх первісної вартості, накопичуються на рахун­ку 15 “Капітальні інвестиції”.

На кожний об’єкт основних засобів відкривається інвентарна картка обліку.] При надходженні 03 зараховуються на баланс аптеки за первісною вартістю - історичною (фактичною) собівартістю у сумі грошових коштів, витрачених для придбання необо­ротних активів. Первісна вартість основних засобів збільшується на суму витрат, пов’я­заних з поліпшенням об’єкта; зменшується - у зв’язку з тимчасовою ліквідацією об’єкта. /Основні засоби відображаються по дебету рахунку 10 “Основні засоби” в момент їхнад­ходження аптеку у випадку, якщо об’єкт основних засобів не потребує монтажу і вво­диться в експлуатацію відразу (табл. 11.5). Якщо об’єкт основних засобів не відповідає вказаним умовам, тоді використовується рахунок 15 “Капітальні інвестиції”.

При створенні аптеки декларується розмір статутного капіталу по кредиту рахунку 40 “Статутний капітал” та одночасно відображається заборгованість кожного заснов­ника перед статутним капіталом по дебету рахунку 46 “Неоплачений капітал”. В міру погашення заборгованості рахунок 46 закривається.

Безоплатне отримання основних засобів відображається як збільшення додаткового капіталу по кредиту рахунку 424 “Безоплатно одержані необоротні активи”

Облік об’єктів інтелектуальної власності аптеки

Нематеріальні активи (НМА) - активи, що не мають матеріально-речової форми або нематеріально-речова форма яких не має істотного значення для їх використання, які виступають у вигляді інтелектуальної власності, довгострокових майнових прав, гуд­віла (ціни фірми, зумовленої добрим іменем, діловими зв’язками), що забезпечують його власникам певний прибуток або іншу користь протягом тривалого періоду.

Таблиця 11.5

Кореспонденція бухгалтерських рахунків з обліку основних засобів

Бухгалтерський облік нематеріальних активів здійснюється в розрізі груп, тобто сукупних, однотипних за призначенням і використанням активів. Нематеріальні активи відображаються на рахунку 12, який містить такі субрахунки:

121- Права користування природними ресурсами

122- Права користування майном

123- Права на знаки для товарів і послуг

124- Права на об’єкти промислової вартості

125- Авторські і суміжні з ними права

126- Гудвіл

127- Інші нематеріальні активи

Нематеріальні активи підприємства зараховуються за первісною вартістю і повинні підтверджуватися відповідними документами, в яких подається докладна характерис­тика об’єкта: первісна вартість, термін корисного використання, норма зносу.

Витрати на придбання нематеріальних активів накопичуються на рахунку 15 “Капі­тальні інвестиції”, субрахунок 154 - “придбання (створення) нематеріальних активів”.

Не визнаються активом витрати на:

11.3. дослідження;

11.4. підготовку і перепідготовку кадрів;

11.5. рекламу, просування продукції на ринку;

11.6. створення, реорганізацію підприємства;

11.7. підвищення ділової репутації підприємства.

Інтелектуальна власність в аптеці може обліковуватися як безкоштовно отримана, в результаті обміну (бартеру), в результаті розробки (табл. 11.6)

Таблиця 11.6

Кореспонденція рахунків з обліку надходження НМА

Контрольні питання

1. Товар як складова запасів аптеки.

2. Умови надходження товару в аптеку.

3. Документальне оформлення надходження товару.

4. Порядок реєстрації надходження товару у місячному звіті аптеки.

5. Облік внутрішньоаптечних операцій, які збільшують товарний залишок.

6. Відображення надходження товару в бухгалтерських рахунках

7. Характеристика цін, що використовується в обліку діяльності аптеки.

8. Облік тари та допоміжних матеріалів в аптеках.

9. Облік придбання аптекою лікарської рослинної сировини.

10. Облік руху малоцінних і швидкозношуваних предметів.

11. Облік надходження основних засобів.

12. Облік об’єктів інтелектуальної власності аптеки.

Умови завдань для практичного виконання

Завдання 1.Встановити роздрібні ціни на лікарські засоби, які надійшли в аптеку від фармацевтичної фірми ТзОВ “Фарм-Імперія”.

Рахунок-фактура(витяг)

Завдання 2.Зареєструвати у товарному звіті надходження товарно-матеріальних цінностей в аптеку і визначити суму збільшення товарного залишку. Врахувати, що на початок місяця за даними місячного звіту залишок основних засобів становив 50 000 грн, тари - 18 грн, лікарської рослинної сировини (ЛРС) - 40 грн, товару - 41000 грн у роз­дрібних цінах і 30000 грн в оптових. За звітний період отримано: малоцінних і швидко­зношуваних предметів (МШП) на суму 250 грн; товару - в роздрібних цінах - 35000 грн, в оптових - 21000 грн; основних засобів - 1500 грн; закуплено ЛРС у заготівельників на суму 112 грн; дооцінка з фасувальних робіт - 35 грн; тарифи за індивідуальне виготов­лення - 85 грн.

Товарний звіт(витяг)

за­­­­­­­­­­­­­­­_______________ 200Х р.