Умови надходження товару в аптеку
Важливою складовою діяльності аптек є процес постачання матеріальних цінностей, у першу чергу - товару. Характеристика і критерії вибору постачальників лікарських засобів і виробів медичного призначення подані в темі 3.
Основними контрагентами аптек при закупівлі товару є постачальники - фармацевтичні підприємства-виробники та аптечні склади й аптечні бази оптових фармацевтичних підприємств. Крім того, аптека може поповнювати запаси товару шляхом закупівлі у населення лікарської рослинної сировини, а також за розподілом товару з головної (центральної) аптеки аптечної мережі.
У процесі діяльності аптеки відбуваються певні операції, зумовлені виробничою потребою, при яких відбувається збільшення суми товарного залишку, а саме: переведення у товар малоцінних і швидкозношуваних предметів, тари.
Порядок та форми розрахунків між постачальником та аптекою обумовлюються в господарських договорах (угодах), що є важливою підставою виникнення зобов’язань та основною формою реалізації товарно-грошових відносин у ринковій економіці.
Обов’язковою умовою укладання договорів є максимально точне відображення зобов’язань обох сторін. В договорі (угоді) купівлі-продажу повинні бути вказані такі реквізити: дата укладання договору, інформація про постачальника і покупця, предмет і сума договору, термін та умови поставки, вимоги до якості товару, умови розрахунків, відповідальність сторін за невиконання умов договору і порядок розгляду суперечок, термін дії, юридичні адреси сторін. Договір набирає сили після погодження з усіма відповідальними особами. Якщо сторони бажають змінити початкові умови, договору, повинна бути підписана додаткова угода. Порушення договірних зобов’язань тягне за собою значні економічні наслідки для обох сторін договору.
Організація обліку розрахунків з постачальниками повинна забезпечити:
· своєчасну перевірку розрахунків з постачальниками;
· попередження прострочення кредиторської заборгованості.
Джерелом інформації для контролю розрахункових відносин про товарні операції служать первинні документи: накладні, рахунки-фактури, податкові накладні, товаротранспортні накладні, а також документ, що підтверджує якість товару. В разі невідповідності одержаних товарно-матеріальних цінностей умовам договору виставляється претензія.
Для лікарських засобів у договорі обов’язково необхідно передбачити маркування на упаковці, яке дозволяє встановити підприємство-виробника, назву лікарського засобу, номер серії та інші характеристики якості медичної продукції, передбачені нормативно- технічною документацією.
Як зазначено у підтемі 3.1, лікарські засоби аптеці повинні відпускатися з залишковим терміном придатності не менше 60 %, а бактерійні препарати - не менше 40 %. При цьому лікарські засоби з терміном більше 2 років повинні мати залишковий термін придатності не менше 1,5 року. Лікарські засоби з меншим залишковим терміном придатності постачальник може відпустити лише за згодою аптеки, що обумовлюється в угоді. При прийманні медикаменти з залишковим терміном придатності менше одного року обов’язково реєструються в журналі обліку лікарських засобів з обмеженим терміном придатності або шляхом ведення відповідної картотеки.
Облік виконання договорів здійснюється в спеціальному журналі реєстрації договорів, укладених з постачальниками. В журналі відмічають номер і дату договору, назву постачальника, номенклатуру товарів, характер договору, суму, наявність протоколу розбіжностей, термін дії договору Договори на постачання товарів аптечного асортименту зберігаються в окремих папках, що заводяться на кожного постачальника.
Схематично облік розрахункових операцій при договірних зобов’язаннях зображено на рис. 11.1.
Оплата товару згідно з договором купівлі-продажу може проводитись у різних формах (рис. 11.2).
В умовах інфляції для аптек актуальні перша і третя форми розрахунку. Продавець та покупець зобов’язані забезпечити зберігання товару під час перевезення. З цією метою доцільно застрахувати вантаж шляхом укладення договору страхування із страховою компанією.