Реєстрація заявок

Перед тим як створювати заявки на тури, що надаються турагентством, необхідно занести дані про готелі у розділ «Готелі».

Внесемо дані про готелі, з якими співпрацює туристичне агентство, згідно таблиці 5.16.

На панелі інструментів необхідно обрати кнопку Готелі (або пункт меню Файл → Додаткові функції…→ туристична версія (v. 5.4) → Готелі). В лівій частині вікна створіть такі підрозділи: «Австрія», «Греція», «Іспанія». В правій частині вікна внесіть інформацію про готелі (див. табл. 5.16).

Таблиця 5.16 - Ціни на проживання в номерах готелів з 1.09.2011 р. до 27.12.2011 р.

Головне вікно розділу «Заявки» містить дерево каталогів, батьківську таблицю «Заявки» та дві дочірні таблиці «Учасники» та «Послуги». Формування структури дерева каталогів дозволяє класифікувати заявки за різними ознаками.

У таблиці «Заявки» міститься список зареєстрованих замовлень обраного підрозділу за встановлений період часу (за замовчуванням – на поточну дату).

Для обраної курсором заявки в «дочірніх» таблицях відображається інформація про учасників туру та послуги, що пропонуються. За допомогою умови відбору можна згрупувати або відібрати заявки за якою-небудь ознакою, наприклад, за періодом початку туру, країною, туроператором тощо.

Заведіть категорію заявок: «Туризм». Для реєстрації заявки необхідно у таблиці «Заявки» вибрати пункт контекстного меню «Додати» (або клавіша Insert). На екрані з’явиться форма реєстрації заявки (рис. 5.9). Вкажіть в ній необхідні значення.

Розглянемо найсуттєвіші моменти заповнення цієї форми.

Закладка «Основні дані»:

Поле «Номер заявки» складається з двох частин. У першій частині вказуються літерно-цифрові значення номеру. Другу частину номеру система автоматично заповнює наступним вільним за порядком значенням. Порядок нумерації ведеться з урахуванням значення, що вказане у перші частині поля.

У полі «Найменування туру» задається найменування туристичної поїздки, наприклад, «Ділова поїздка», «Новий рік у Варшаві», «Печерні місця Криму» тощо.

Поле «Покупець» заповнюється за допомогою списку можливих значень. У цьому списку відображаються учасники поїздки, що зареєструвалися у поточній заявці.

Оскільки при реєстрації заявки учасники ще не визначені, тому дане поле заповнюється в формі виправлення заявки (функція контекстного меню «Виправити» або клавіша F8).

Рисунок 5.9 – Вікно оформлення заявки

У полі «Організація» вказується замовник туру (реквізити юридичної або фізичної особи). Значення обирається із словника «Організації та МВО».

У полі «Туроператор» задається туроператор або перевізник, з яким здійснюються грошові розрахунки. Поле заповнюється у тому випадку, коли всі послуги за заявкою надаються одним оператором. Інакше туроператор вказується за кожною послугою окремо у відповідних закладках форми реєстрації учасника.

Поля «Номер дисконтної картки» і «Знижка за карткою» заповнюються за наявністю у клієнта дисконтної карточки туристичного агентства.

У полях «Мета поїздки» і «Ініціатор» указуються причина виїзду (наприклад, ділова поїздка) та джерело інформації, за яким даний клієнт звернувся в агентство. Значення задаються за допомогою словника «Загальні поняття».

Закладка «Додаткові дані»:

У групі полів «Документи» відображаються назви документів, що підготовлені на основі заявки: рахунок, договір, ПКО, РКО (пункт контекстного меню «Підготовка документів»). За допомогою кнопки можна перейти у відповідний розділ системи «Договірні документи», «Вихідні рахунки на оплату», «Платіжні документи». За необхідності документ можна виправити, роздрукувати та сформувати звіт за документами.

У групі полів «Суми» відображаються підсумкові суми за заявкою: вартість, оплата, суми націнок та знижок, код валюти, які задаються при реєстрації учасників заявки та послуг, які надаються.