Оліфіров О.В. 8 страница

Останнім часом спостерігається тенденція створення бездротових точок доступу для домашніх мереж. Радіус дії стандартної точки доступу – приблизно 100-250 метрів на відкритій місцевості, однак кожна стіна на шляху сигналу зменшує його на 1-20 метрів. Найпопулярнішими стандартами для точок доступу є Wi-Fi (802.11a/b/g/n) і Bluetooth.

Wi-Fi (англ. Wireless Fidelity — «бездротова точність») — стандарт на обладнання для організації бездротових мереж. Wi-Fi роутер (маршрутизатор) – це мережний пристрій, що пересилає пакети даних між різними сегментами мережі та приймає рішення на основі інформації про топологію мережі та визначені правила, задані адміністратором. Звичайно маршрутизатор використовує адресу отримувача, вказану в пакетах даних, і визначає за таблицею маршрутизації шлях, за яким слід передавати дані.

Bluetooth— виробнича специфікація бездротових персональних мереж (англ. Wireless personal area network, WPAN). Bluetooth забезпечує обмін інформацією між такими пристроями як персональні комп’ютери (настільні, КПК, ноутбуки), мобільні телефони, принтери, цифрові фотоапарати, мишки, клавіатури, джойстики, навушники, гарнітури на надійній, безплатній, повсюдно доступній радіочастоті для ближнього зв'язку.

Bluetooth дозволяє цим пристроям сполучатися, коли вони знаходяться у радіусі до 200 метрів один від одного (дальність сильно залежить від перешкод та завад), навіть у різних приміщеннях.

Принцип дії оснований на використанні радіохвиль. Радіозв’язок Bluetooth здійснюється у ISM-діапазоні (англ. Industry, Science and Medicine), який використовується в різних побутових приладах і бездротових мережах (вільний від ліцензування діапазон 2,4-2,4835 ГГц).

2.3 Мультимедійні технології

Появлення мультимедійних технологій знайшло швидке застосування і у галузі соціально-культурного сервісу і туризму.

Мультимедіа — це взаємодія візуальних і аудіо ефектів під управлінням інтерактивного програмного забезпечення з використанням сучасних технічних і програмних засобів, вони об’єднують текст, звук, графіку, фото, відео у одному цифровому представлені.

Мультимедійні продукти поділяються на енциклопедії, навчальні та розвиваючі програми, ігри і програми для дітей, рекламні програми і презентації.

Одно з найпоширеніших напрямів використання мультимедійних технологій в області туризму - це розробка енциклопедичних, довідникових і рекламних дисків. Багато підприємств сфери туризму, найчастіше музеї, турфірми і готелі, створюють власні диски, які містять довідкову та рекламну інформацію, наприклад, країнознавчі огляди з описом екскурсій, розважальних заходів, готелів тощо.

Web-конференція (або вебінар) — це проведення презентацій або он-лайн зустрічей у мережі Інтернет у режимі реального часу. Під час такої конференції кожний з учасників знаходиться біля свого комп’ютера, а зв’язок між ними підтримується через Інтернет за допомогою спеціального додатку, встановленому на комп’ютері кожного учасника, або через веб-інтерфейс. В другому випадку, щоб приєднатися до конференції, потрібно просто ввести URL адресу сайту у вікні браузера.

Вебінари можуть бути сумісними і включати у себе сеанси голосування і опитувань, що забезпечує повну взаємодію між аудиторією і ведучим. Звичайно учасники конференції бачать на екрані заздалегідь підготовлену презентацію, ведучий коментує інформацію, що відображається на екрані, а слухачі можуть ставити питання та отримувати відповідь у режимі чату. Вебінари можуть мати функцію анонімності користувачів, завдяки чому учасники однієї конференції можуть не знати про присутність один одного.

У теперішній час брати участь у Web-конференціях можна використовуючи смарфони під управління Android за допомогою безкоштовної програми GoToMeeting (компанія Citrix). Додаток дозволяє підключатися до он-лайн зустрічі, переглядати список учасників, спілкуватися з учасниками через VoIP зв’язок (по Wi-Fi), масштабувати зображення (до 200%), приглушати свій аудіопотік, якщо навколо дуже голосно.

Також використання мультимедійних технологій використовуються при створені різного роду презентації. Форми презентації можуть бути найрізноманітніші: на виставковому стенді, при контакті з покупцем при особистій зустрічі або в агентстві, в лекційній аудиторії, по телебаченню та ін. В будь-якому випадку презентація (від лат. praesentatio — представлення, пред’явлення) це комунікаційний процес зі всіма його основними компонентами. Якщо презентація створена програмними засобами, то презентація - це набір слайдів, що об’єднанні можливістю переходу від одного слайда до другого і зберігаються в одному файлі.

Термін “слайд” використовується для позначення одиниці візуальних матеріалів презентації незалежно від того, чи буде ця сторінка демонструватися на екрані дисплею, роздруковуватися на принтері або виводитися на 35-міліметрову фотоплівку.

Слайд - логічно автономна інформаційна структура, що містить різноманітні об’єкти, які представляються на загальному екрані монітора, листі паперу або на листі колірної плівки у вигляді цілісної композиції.

У складі слайда можуть бути такі об’єкти: заголовок і підзаголовок, графічні зображення (рисунки), таблиці, діаграми, організаційні діаграми, тексти, звуки, маркіровані списки, фон, колонтитул, номер слайда, дата, різні зовнішні об’єкти.

Процес розробки презентації може бут розбитий на декілька етапів:

1. Розробка структури презентації

2. Створення окремих слайдів

3. Складання зв’язаної послідовності слайдів

4. Створення допоміжної підтримки презентації

5. Планування демонстрації

У відповідності до розділення роботи над презентацією на етапи в PowerPoint передбачені різні режими роботи. Кожний з цих режимів забезпечує відповідну роботу з презентацією. При цьому зміни, що вносяться в одному режимі, відбиваються у всіх інших.

В режимі структури PowerPoint відображає текстовий зміст презентації, дозволяючи вводити новий текст або редагувати існуючий, не відволікаючись при цьому на деталі оформлення, присутні в інших режимах. Оскільки робота йде тільки над текстом, користувач може цілком сконцентруватися на смисловому наповненні слайдів і на словесному викладі своїх ідей. Цей режим добре пристосований для вибору оптимальної послідовності подачі матеріалу, а дизайн та інші елементи оформлення зовнішнього вигляду презентації опрацьовуються після перемикання в інші режими.

В режимі слайду зручно конструювати або коригувати окремі слайди презентації. Тут можна вводити і редагувати текст, вставляти графічні об'єкти, діаграми (графіки) і таблиці. Крім того, слайд можна доповнити власним фоном і текстовими коментарями.

В режимі сортувальника мініатюрні копії слайдів всієї презентаційної послідовності розташовуються рівномірними рядками у вікні перегляду. Користувач може прослідити вплив будь-якого загального параметра, такого як оформлення фону слайдів або вибір колірної схеми, на вигляд презентації в цілому. В цьому режимі відсутня можливість зміни змісту конкретних слайдів, проте доступні засоби їх видалення, дублювання і зміни порядку проходження. За допомогою даного режиму можна перед друком або демонстрацією презентації перевірити її на наявність суперечливих слайдів або грубих помилок в представленні інформації. Режим сортувальника слайдів також використовується для завдання і зміни перехідних ефектів, що реалізовуються на екрані при зміні слайдів під час демонстрації презентації.

Режим заміток призначений для створення сторінок заміток, які можуть використовуватися доповідачем під час презентації або служити як роздавальний матеріал. В цьому режимі зменшена копія слайда розташовується у верхній частині сторінки, тоді як нижню, вільну частину сторінки, можна заповнити текстовим матеріалом, що містить пояснення до даного слайда. Вибравши відповідний масштаб відображення, можна одночасно бачити на екрані зменшений варіант слайда і мати можливість вводить супроводжувальний текст.

В режимі показу слайдів демонструється слайд або вся презентація в динаміці, слайд за слайдом. Демонстрація виконується точно так, як буде здійснюватися показ готової презентації - з використанням анімації, спеціальних ефектів і переходів від одного слайда до другого.

Процес створення презентації в Microsoft PowerPoint містить такі дії:

- вибір загального оформлення;

- додавання нових слайдів і їх змісту;

- вибір розмітки слайдів;

- зміна за необхідністю оформлення слайдів;

- зміна колірної схеми;

- застосування різноманітних шаблонів оформлення;

- створення ефектів анімації.

Не дивлячись на те, що додаток PowerPoint має широкі функціональні можливості, у користувачів під час роботи виникають деякі проблеми, наприклад: при роботі із звуком та відео, захисту презентацій від зовнішніх коригувань, перетворенні презентації в інші популярні формати (flash, video, dvd, html), впровадженні Flash-роликів в презентацію.

Тому зарубіжними і вітчизняними програмістами був розроблений ряд програм і додатків, що дозволяють розширити та удосконалити функціональні можливості PowerPoint. Зупинимося докладніше на розгляді декількох з них.

Програма Music Spane. Стандартні можливості MS PowerPoint 2000 дозволяють вставляти у презентацію звуковий файл, але звукове супроводження переривається при переході до іншого слайду. Програма Music Spane розширює настройку звукового супроводу як в цілому для презентації, так і для окремих слайдів.

При інсталяції утиліти в головне меню Сервис додається пункт Music Spane. За допомогою підпункту Configure Music Spane… можна вказати необхідні настройки слайда при його відображені під час слайд-шоу: завершити звукове супроводження, продовжити, розпочати звукове супроводження з вказаного джерела.

Утиліта Persector дозволяє вставляти, редагувати, а також створювати нові 3D-об’єкти в презентації. Особливостями програми є таке: велика бібліотека об’єктів, якісна анімація, підтримка стилів тексту.

При інсталяції програми у вікні PowerPoint з’являється нова панель Persector і відповідне вікно задач.

Persector дозволяє працювати з різноманітними об’єктами, такими як, діаграми, блок-схеми, зображення, шари, текст та інше.

Для кожного 3D-об’єкта можна змінити освітлення, перспективу, настроїти анімацію.

Launch iSpring Free 3 і Swiff Point Player 20. Важливим в PowerPoint є робота з флеш-об’єктами. Серед великої маси різних програм і утиліт найоптимальнішим варіантом є Launch iSpring Free 3 і Swiff Point Player 20. Обидві утиліти дозволяють вставляти в презентацію різні флеш-об’єкти: починаючи від простих анімацій і закінчуючи іграми. Також надають можливість перетворити створену презентацію у флеш, що робить саму презентацію меншою за об’ємом, захищає авторські права при використовуванні в маркетингу, а також робить більш простішою їх публікацію і передачу в Internet.

Також існує декілька додатків, що дозволяють встановлювати в якості фону для презентації відео файли (PowerPlugs: Video Backgrounds Player & Content), зменшувати розмір презентацій до 95% залежно від типу і змісту презентації (NXPowerLite або PowerShrink), додавати ефект прозорості в презентації (Office One Transparent Show) тощо.

Віртуальні екскурсії і подорожі – це презентації, які дозволяють туристам подивитися основні цікаві об’єкти (музеї, визначні пам’ятки) ще до реального їх відвідання. Це можуть бути довільно рухомі панорами об’єктів (експонати музеїв і картинних галерей, приміщення готелів, вулиці і будинки міст, алеї парків, види з висоти пташиного польоту тощо). Глядач може довільно міняти напрямки руху, використовувати функцію збільшення зображення, переміщатися вперед і назад, вправо і вліво. Є можливість озвучування презентації, вбудовування в неї пояснювальних написів, інтеграції у віртуальну подорож географічних карт і планів приміщень з можливістю орієнтації по сторонах світу.

З українських визначних пам’яток можна здійснити віртуальну подорож по музеях (Києво-Печерська Лавра - www.lavra.ua; Національний музей історії Києва - www.nmiu.org.ua та ін.), спортивними об’єктами (стадіон «Донбас Арена» - http://donbass-arena.com/ru/arena/virtual3dtour/) або закладами відпочинку (у Львові - http://lviv.virtual.ua). Такі подорожі здійснюють подвійний вплив на "віртуальних туристів" - вони не тільки піднімають їх інтелектуальний рівень, але і спонукають побачити в реальному світі те, що вони зустріли у мережі.

Більшість з описаних вище утиліт є широко доступними, оскільки їх можна безкоштовно закачати з мережі Internet. При інсталяції вони не вимагають багато місця на жорсткому диску і вбудовуються в PowerPoint у вигляді додаткових панелей інструментів або підпунктів головного меню програми.

Оптимальним інструментом для проведення презентацій, підготовка до яких пов'язана з переміщенням проектора в межах офісу, будівлі, міста, країни тощо, є портативні мультимедійні проектори. Портативні - це означає, вагою десь до трьох кілограмів, і з габаритами, що дозволяють переносити їх у невеликій сумці (рис. 2.8).

До ключових параметрів проекторів належать: вага, габарити і світловий потік.

Рисунок 2.8 – Портативний проектор HP MP3130

Презентації звичайно проводяться у незатемнених приміщеннях з включеним або в кращому випадку приглушеним освітленням, щоб глядачі бачачи доповідача могли робити позначки. Тому в умовах зовнішнього засвічення необхідно збільшити яскравість світлих частин зображення, яка при фіксованих розмірах екрану пропорційна світловому потоку, створюваному проектором, щоб зробити картинку контрастною і яскравою.

Світовий потік вимірюється у люменах (лм). Як правило, у офісах і конференц-залах використовуються проектори з високою яскравістю (2500-7000 люмен), які є достатньо громіздкими і важать 5 - 15 кг. Наведемо рекомендації щодо вибору проектора:

- 2500 люмен для аудиторії менш 100 осіб та денного освітлення;

- 3000 люмен для аудиторії 100 - 200 осіб та денного освітлення;

- 5000 люмен для аудиторії більш ніж із 100 осіб і яркого денного освітлення.

Найвища якість зображення може бути отримана, якщо розрішення проектору співпадає з роздільною здатністю, з якою виводить зображення відеоадаптер ноутбука або комп’ютера. Більшість сучасних проекторів має роздільну здатність XGA (1024x768).

Яскравість світлового потоку проектора у центрі зображення вища, ніж по боках. Рівномірність світлового потоку характеризує частину світлового потоку, що залишається постійною по всій площі зображення. Гарна рівномірність світлового потоку має бути 85% та вище.

Отже, портативний проект має важити від 1 до 5 кг. Площа, яку він займає на столі має бути меншою ніж площа, що займається ноутбуком. Зручною опцією є наявність пульта дистанційного управління для виконання функцій комп'ютерної миші. Щоб спростити процес підготовки проектора до презентації можна обрати модель проектора з бездротовим зв'язком або з можливістю підключення до мережі для віддаленого управління проектором і додаткової безпеки.

Таким чином, роль мультимедіа на підприємствах туристичної галузі значно збільшується. Власники туристичних фірм можуть демонструвати свої пропозиції, проводити презентації за допомогою мультимедіа. Область віртуальної реклами є класичним прикладом застосування мультимедіа. За допомогою таких вітрин клієнти мають можливість самостійно отримати цікаву для них інформацію.

Контрольні питання

1. Що таке материнська плата? Які компоненти персонального комп'ютера на ній розташовані?

2. В чому полягає виконання програм центральним процесором?

3. Які основні параметри процесора? Що характеризує тактова частота і в яких одиницях вона вимірюється?

4. Що таке кеш-пам'ять? Які є рівні кеш-пам'яті?

5. Для чого призначені шини? Які є типи шин?

6. Які шинні інтерфейси материнської плати ви знаєте?

7. Чим відрізняється оперативна пам'ять від постійної пам'яті?

8. В якій пам'яті зберігаються програми BIOS?

9. Яка інформація зберігається в енергонезалежній пам'яті?

10. Які ви знаєте типи оперативної пам'яті? Яка між ними різниця?

11. Поясніть технологію матричного (струменевого, лазерного) друку.

12. Наведіть основні характеристики скенерів.

13. Дайте визначення поняттю "комп’ютерна мережа". Які можливості надає об’єднання комп’ютерів у мережу для сучасного підприємства?

14. За якими ознаками класифікують комп’ютерні мережі?

15. Які засоби використовуються для організації комп’ютерних мереж?

16. Як організувати бездротову мережу у режимі “клієнт-сервер”?

17. Які властивості має підключення до мережі WiFi?

18. Які переваги та недоліки використання WiFi?

19. Дайте визначення поняттям «мультимедіа», «вебінар», «презентація» та «слайд».

20. З яких етапів складається процес розробки презентацій?

21. Як можна розширити та удосконалити функціональні можливості Power Point?

22. Якими рекомендаціями слід скористатися при виборі мультимедійного проектора?

Розділ 3
ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ В ТУРИЗМІ НА БАЗІ MICROSOFT OFFICE

3.1 Основи обробки, аналізу та презентації інформації з використанням пакету офісних програм Microsoft Office

Для автоматизації не тільки крупних, але і малих туристичних фірм використовуються програмні продукти фірми Microsoft - Microsoft Windows XP/7, Microsoft Office 2000/2003/2007. Це сімейство програмних продуктів Microsoft, яке об’єднує найпопулярніші у світі додатки у єдине середовище, ідеальне для роботи з найрізноманітнішою інформацією: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access. Особливостями Microsoft Office є: інтегроване сімейство потужних інтелектуальних додатків, що забезпечують максимальну продуктивність роботи та швидке отримання потрібного результату; середовище для ефективної організації щоденної роботи, що має вбудовану електронну пошту, список контактів, розклад зустрічей, подій; багатогранний інструмент для колективної роботи з документами та аналізу інформації; потужна база для зручної побудови оригінальних рішень, орієнтованих на потреби конкретного підприємства.

Microsoft Word — незамінний помічник у веденні туристичного бізнесу, створення документів будь-якої складності, підготовці інформаційних повідомлень, розсилки листів, складання прайсів послуг.

Серед різних програм, що входять до складу пакету Microsoft Office, особливе місце займають електроні таблиці Microsoft Excel, що служать для зберігання та обробки чисел і даних. За допомогою цього додатку здійснюються такі нескладні операції як створення та форматування електронних таблиць, сортування даних, представлення їх у вигляді діаграм.

Одночасно можливості програми Microsoft Excel дозволяють виконати з використанням формул і функцій різні, навіть найскладніші обчислення. Це дозволяє полегшити роботу персоналу турфірми з розрахунку вартості певної подорожі, визначення витрат на розміщення туристів і багато інших фінансових операцій.

Microsoft Access – являє собою комплекс програмних і мовних засобів, необхідних для створення, обробки баз даних і підтримки їх в актуальному стані. В базах даних зберігаються відомості про клієнтів, замовлення, довідники адрес і телефонів контрагентів, інформація про пропозиції тур агентств тощо. На основі цих статистичних даних робляться висновки про кількість та характер мандрівок туристів, якість роботи менеджерів агентства, популярність туристичних маршрутів, готелів та ін.

При представленні нового туристичного продукту або доповіді на конференції менеджеру з туризму необхідно концентрувати увагу слухачів на висловлюваній проблемі. Для цього доцільно скористатися програмою PowerPoint, яка є лідером серед систем для створення презентацій. За допомогою PowerPoint в презентації можна розміщувати не тільки текстову та табличну інформацію, а навіть мультимедійні об'єкти, створювати текст різних стилів, проводити настройку анімації по відношенню до об'єктів слайду і до самих слайдів.

Для обробки електронної пошти використовується програма Microsoft Outlook. Окрім функцій поштового клієнта для роботи з електронною поштою, Microsoft Outlook є повноцінним органайзером, що надає функції календаря, планувальника задач, записної книжки та менеджера контактів. Також Outlook дозволяє відстежувати роботу з документами пакету Microsoft Office для автоматичного складання щоденника роботи.

3.2 Основи форматування складних документів засобами текстового редактора MS Word

В процесі професійної діяльності (підготовка пакету документів, необхідних для оформлення туру, отримання візи, бронювання квитків, оформлення та контроль заявок та договорів тощо) менеджер підприємства туристичної галузі стикається з необхідністю підготовки різного роду и складності текстових документів, що вимагає досконалого володіння інструментами редагування та форматування текстового редактора MS Word.

Розглянемо процес створення складного документу на прикладі рекламного проспекту туристичного агентства «StarTour». У файлі example.doc зібрана інформація про туристичну компанію (рис. 3.1): основні напрями діяльності, ексклюзивні пропозиції, у тому числі, для корпоративних клієнтів, контактна інформація та інше. Вся інформація розміщується на восьми листах формату А4 шрифтом Times New Roman, 14.

Рисунок 3.1 – Вид текстового документу у вікні MS Word

Пронумеруймо сторінки окрім першої виконав команду Вставка ® Номера страниц. Номера сторінок розмістимо по центру, зверху (рис. 3.2).

Для усіх рисунків у документі встановимо автоматичне додавання назв. Для цього необхідно виділити рисунок, виконати команду Вставка ® Ссылка ® Название…, ввести відповідну назву рисунка.

Рисунок 3.2 – Параметри настройки нумерації сторінок

Форматування назв рисунків у документах за допомогою автоматичного додавання назв дозволяє автоматизувати нумерацію цих об’єктів по тексту, створити список ілюстрацій, уніфікувати їх вигляд та форматування.

Microsoft Word вставляє назви як поля. Якщо назва має вигляд типу {SEQ Table \* ARABIC}, то увімкнуто режим відображання кодів полів замість значень полів. Щоб переглянути значення полів, натисніть клавіші ALT+F9 або клацніть правою кнопкою миші код поля, а потім у контекстному меню виберіть команду Коди/значення полів.

Інформацію, сформовану у документів, розділимо на такі розділи:

1. Про туристичну компанію

2. Ексклюзивні пропозиції

3. Корпоративним клієнтам

4. Чому багато клієнтів вже обрали «Загор’є»?

5. Контактна інформація

Для розбиття документу на два розділи потрібно поставити курсор у кінці першого розділу (у рядку над фразою «Ексклюзивні пропозиції»), виконати команду Вставка ® Разрыв ® Новый раздел ® Со следующей страницы. Аналогічно для інших розділів.

Для створення до розділів документу різних колонтитулів з назвами розділів потрібно виконати таке.

1) включити відображення недрукованих знаків ();

2) перейти в область колонтитулів (Вид - Колонтитулы);

3) для розділу 1 створити верхній колонтитул «Про турфірму»;

4) перейти до другого розділу;

5) на панелі управління Колонтитулы відключити режим «Как в предыдущем»;

6) до розділу 2 створити верхній колонтитул «Ексклюзивні пропозиції»;

7) далі повторяти пункти 4)-6) для розділів, що залишилися.

Далі розглянемо процес створення автоматичного змісту за розділами на першому (титульному) листі документу, який складається з трьох етапів:

1. В області задач розкрити вікно настройки стилю: Формат ® Стили и форматирование…Змінити для стилів Заголовок 1 та Заголовок 2 шрифт тексту, розмір, колір тощо (виділити потрібний стиль заголовку та праворуч у списку, що випадає, вибрати «Изменить», здійснити необхідні налаштування).

2. Встановити для всіх назв розділів стиль Заголовок 1, а для назв підрозділів стиль Заголовок 2.

3. Перейти на першу сторінку. Додати автоматичний зміст командою Вставка ® Ссылка ® Оглавление и указатели ® закладка Оглавление (рис. 3.3).

Зміст повинен мати подібну структуру:

Рисунок 3.3 –Вікно додавання автоматичного змісту

Якщо у текст документу були внесені зміни, потрібно оновити зміст командою контекстного меню «Обновить поле», вказати режим оновлення «Обновить целиком» (рис. 3.4).

Рисунок 3.4 – Вибір параметрів оновлення змісту документу

Багато підприємств туристичної галузі спілкуються зі своїми клієнтами або партнерами за допомогою листування, розсилок та рекламних буклетів, які всім, хто знаходиться у списку розсилок. Найпростіший спосіб створити набір документів, повністю ідентичних, за виключенням певної частини інформації (наприклад, ім’я, адреса, звертання у листі) – використати інструмент, що має назву «злиття» (Mail Merge). Процес злиття полягає у об’єднанні основного документу з джерелом даних.

Злиття застосовується, коли потрібно створити набір документів, наприклад, наклейки з адресами або листи на бланках, які розсилаються великому числу клієнтів. Кожний лист або наклейка містять як загальні (текст повідомлення), так і індивідуальні відомості (звертання до клієнта за ім’ям та по-батькові). Індивідуальні відомості для кожного листа поступають із джерела даних.

Процес злиття документів об’єднує статичну інформацію із одного документу та змінну частину з іншого документу таким чином:

- основний документ - це такий документ як лист або електронне повідомлення, що містить статичний текст, який буде знаходитися у всіх документах для злиття, і спеціальні мітки (поля злиття), які визначають місце, де буде розміщуватися змінна інформація із джерела даних.

- джерело даних - це структурований документ (таблиця Word, робочий лист Excel, таблиця бази даних MS Access або список контактів MS Outlook).

Кінцевим результатом злиття є одна копія об’єднаного документу для кожного запису із джерела даних.

Розглянемо процес злиття на прикладі. В окремому документі створимо фірмовий бланк для листів такої структури, як показано на рисунку 3.5 (основний документ).

Рисунок 3.5 – Структура «основного документу»

Виконати злиття для заповнення відповідними даними (із файлу enterprise.xls (рис. 3.6), що містить інформацію про підприємства туристичної галузі та їх керівників) бланку листа-поздоровлення (Сервис ® Письма и рассылки ® Слияние).

1. Выбор типа документа – Письма. Далее.

2. Выбор документа – Текущий документ. Далее.

3. Выбор получателей – Использование списка. Обзор… Вказати шлях до файлу enterprise.xls. Виділити таблицю Лист – ‘перечень предприятий’. ОК. Далее.

Рисунок 3.6 – Структура «джерела даних»

4. Создание письма. Поставити курсор в області редагування після слова Уважаемый , вибрати опцію в області задач Другие элементы. Вставити поля «Ім’я», потім «По-батькові». Змінити позицію курсора, вставити поле «Наименование предприятия».

Видалити символи підкреслювання ____. Далее. Просмотр писем. На місці символів ____ з’являться імена директорів компаній і назви компаній.

Для перегляду всіх листів слід скористатися кнопками в області задач.

Створимо на документ Blank.doc гіперпосилання у документі Info_main.doc (виділить потрібне слово або фразу, виконати команду Вставка ® Гиперссылка… ® Вибрати необхідний файл).

Таким чином, з використанням інструменту Слияние можна створити візитки для співробітників підприємства (рис. 3.7) та конверти для розсилки інформаційних повідомлень клієнтам або партнерам (рис. 3.8).