Документирование в управлении

ДОКУМЕНТАРНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ОПЕРАЦИЙ В РЕДАКЦИОННО-ИЗДАТЕЛЬСКОМ ПРОЦЕССЕ

Документированием называется регламентированный процесс запи­си (фиксации) информации на различных носителях по установленным правилам, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование является самостоятельной отраслью производственной деятельности, на­зываемой делопроизводством, обеспечивающей ведение любого произ­водственного процесса и обмен производственной информацией. Назна­чение документирования состоит в формировании системы организации, учета, планирования и контроля производственного процесса.

Исключением не является и редакционно-издательский процесс, также имеющий свое документарное обеспечение. Документооборот в издательском деле играет важную роль в организации планомерной работы издательского предприятия, бесперебойном снабжении произ­водства полиграфическими материалами, эффективном контроле за трудовой и производственной деятельностью, статистическом произ­водственном учете ее результатов.

Основой документооборота организации и предприятия выступает документ — зафиксированная на материальном носителе информация с соответствующими идентификационными элементами, представленная на естественных или искусственных языках. В зависимости от источника своего происхождения документы делятся на международные, государст­венные и отраслевые (как правило, соглашения, нормативы и стандарты), а также внутренние (стандарты, планы, договора, учетные документы и т.д.). Сокращение объемов государственного контроля над отечествен­ным книгоизданием в начале 90-х гг. придало внутреннему документо­обороту приоритетное значение во внутрииздательском управлении.

В зависимости от своего функционального назначения внутренние документы предприятия делятся на организационные, распорядитель­ные, учетные, снабженческо-сбытовые, планово-производственные, справочно-информационные и кадровые. Однако в сопровождении редакционно-издательского процесса используются лишь некоторые ви­ды документов. Они определяют, регламентируют и уточняют содер­жательные и формальные характеристики производимого продукта, его себестоимость, затраты труда, рабочего времени и материалов, а также качество производимой продукции.

Планово-производственное документирование предназначено для прогнозирования объемов производства, трудовых и временных затрат по основному виду деятельности предприятия. К планово-производственным документам относятся: авторская заявка, план-проспект, редакционное заключение, тематический план, план редподготовки, календарный график подготовки и выпуска издания, дело изда­тельского проекта, паспорт издания, заказ на художественное оформле­ние, плановая (предварительная) и отчетная калькуляции себестоимости издательского проекта, а также журнал издательского проекта.

Снабженческое документирование связано с коммерческой дея­тельностью предприятия и снабжением, сырьем и материалами про­цесса производства продукции. К документам снабжения в книгоиз­дании относится калькуляция-заказ.

Правовое документирование обеспечивает реализацию взаимо­отношений по установлению, изменению или прекращению граждан­ских прав и обязанностей между предприятием и его контрагентами. К правовым документам в редакционно-издательском процессе отно­сится авторский договор, договор литературного заказа, акт одобре­ния и акт расторжения авторского договора.

Информационно-справочное документирование служит цели об­работки объективной и достоверной информации с последующим при­нятием обоснованных управленческих решений. В системе редакционно-издательского дела к информационно-справочным документам от­носятся рецензия, аннотированная каталожная карточка (АКК), инди­видуальная карточка автора, письмо к автору и письмо и рецензенту.

На предприятиях книгоиздательской отрасли используются три основные формы организации работы с документами: централизо­ванная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Все входящие, внутренние и исходящие документы регистрируются в одном структурном подразделении (например, канцелярии, общем отделе). В частности, по такому принципу строится документообо­рот на таком крупном издательском предприятии, как Академиздат-центр «Наука» РАН.

При децентрализованной форме работы с документами все опера­ции выполняются в структурных подразделениях предприятия, осуще­ствляющих, как правило, полный цикл производства и реализации промышленного продукта (в издательском деле — редакциях). На ряде предприятий издательской отрасли используется смешанная форма — когда часть операций по работе с документами берет на себя канцеля­рия (например, прием и регистрацию входящих документов, отправку исходящих), а остальные операции (учет, хранение документов, со­ставление и регистрация внутренних документов) осуществляет произ­водственное структурное подразделение — книжная редакция. Таким образом, почти весь производственный документооборот в редакционно-издательском деле оказывается сосредоточенным в книжной редак­ции — основном структурном подразделении издательства.

8.2. Различные виды редакционно-издательских документов и их предназначение

Принятый порядок издательского документооборота, правила оформления документов различного образца органично связаны с су­ществующей технологией редакционно-издательского процесса. На особенности ее влияют многие факторы, такие как наличие собственной производственной базы, методика приема и редактирования ру­кописи, особенности работы с заказными изданиями, организация корректурного обмена и технология подготовки репродуцируемого оригинал-макета.

Технологическая последовательность оформления различных видов внутри издательских документов, сопровождающих редакционно-издательский процесс, с указанием ответственных лиц приведена на рис. 7.

Из приведенной схемы явствует ключевая роль в организации из­дательского документооборота ведущего редактора. Он в данном слу­чае выступает в качестве организатора издательского проекта, коор­динатора труда целого ряда работников издательства, так или иначе причастных к оформлению тех или иных издательских документов. Об организаторской роли ведущего редактора свидетельствует статус и характер готовящихся им документов, определяющих форму, со­держание и объем будущего издания, а также ход работ по выпуску издания — издательский договор, редакционное заключение, план редакционно-издательской подготовки.

Авторская заявка и план-проспект готовящегося издания содержат описание его типологических особенностей, структуры и содержания и отличаются различной степенью конкретизации и глубины раскры­тия предмета.

Планом-проспектом издания называется документ, предостав­ляемый автором в издательство, в котором кратко, реферативно рас­крывается содержание основных частей готовящегося произведения, указан их примерный объем в авторских листах или машинописных страницах.

Авторская заявка представляет собой своеобразную объясни­тельную записку или вступительную часть к плану-проспекту, содер­жащую основные сведения о предполагаемом издании. Обычное со­держание авторской заявки следующее: тематика произведения, объем, читательский адрес, отличие от изданных на ту же тему книг, новизна и актуальность произведения, сроки написания и предостав­ления в редакцию, условия передачи издательству прав на издание. Образец авторской заявки приведен в Приложении 2.

Рис.7. Маршрутно-технологическая схема оформления различных видов внутрииздательских документов

Поступившие авторские заявки и планы-проспекты изданий, как правило, регистрируются в редакции ответственным секретарем и, наряду с другими документами, комплектуются в деле готовящегося издания. Кроме того, они подлежат рассмотрению работниками ре­дакции и утверждению руководством издательства.

Для учета собственных авторских кадров и кадров рецензентов издательства ведут специальную картотеку. При поступлении автор­ской заявки на каждого автора заводится так называемая личная карточка автора, в которой указываются сведения об авторе, харак­теризующие его с научной и литературной точек зрения, а также кон­тактные сведения.

Точно так же выглядит порядок оформления картотеки рецензен­тов. Информация обеих картотек используется сотрудниками изда­тельства при поиске авторов и рецензентов, работе с авторскими предложениями в тематическом планировании.

Поступление авторской заявки и плана-проспекта издания являет­ся не только отправной точкой для реализации издательского проекта, но и основанием для открытия соответствующего дела. Дело изда­тельского проекта выступает как совокупность документов, содер­жащих наиболее полные сведения о готовящемся издании. Внешне оно представляет собой папку «Дело», в состав которой включаются:

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в деле.

2. Авторская заявка (план-проспект, договор заказа).

3. Копия издательского договора.

4. Копия заказа на художественное оформление.

5. Рецензии, отзывы на произведение.

6. Редакционное заключение.

7. Паспорт издания.

8. Копия калькуляции-заказа.

9. Авторский оригинал на бумажном носителе.

10. Авторский оригинал на магнитном носителе.

11. Копия акта одобрения.

Оформлением дела издательского проекта в редакции занимается ответственный секретарь или младший редактор.

В некоторых издательствах одновременно с открытием дела изда­тельского проекта оформляется журнал ведения проекта (в электрон­ном варианте либо на бумажном носителе). Журналом издательского проектаназывается книга для периодической записи событий, реше­ний идругой важной информации, относящейся к реализации проек­та. В этом журнале фиксируют:

• предварительные оценки времени для подготовки и выпуска из­дания, а также анализ предыдущих ошибок;

• конспекты всех телефонных переговоров, имеющих отношение к проекту;

• обязательства, взятые на себя руководителями организации (проекта);

• протоколы собраний проектной группы;

• информацию о встречах с клиентами (авторами), заинтересован­ными организациями и лицами.

Ведение журнала издательского проекта помогает рационально расходовать рабочее время работников издательства, избегать ошибок в управлении прошлых лет, внедрять и отстаивать перспективные формы коллективного обсуждения готовящихся изданий. Журнал во многом выполняет функцию оперативного контроля хода подготовки и выпуска издания. Фиксируемые в нем решения, намечаемые меро­приятия и прогнозируемые результаты их реализации ложатся в осно­ву целого ряда других документов: планово-производственных, учет­ных, снабженческих, правовых.

Журнал издательского проекта во внутреннем документообмене издательства в значительной степени выполняет те же функции, что и папка «Дело». Отличает их наличие в «Деле» оригиналов и копий преимущественно правовых и производственных документов, непо­средственно относящихся к готовящемуся изданию. В свою оче­редь, журнал издательского проекта аккумулирует второстепенные документы и просто записи, характеризующие способы производ­ства и применяемые технологии, используемые в подготовке этого издания.

Папка «Дело» и журнал издательского проекта имеют ключевое значение в системе издательского документооборота, в том числе, хранении, поиске документов, обслуживании документооборота, при­нятии управленческих решений.

Информация, содержащаяся в журнале издательского проекта, чаще всего, довольно вариативна, сложноформализуема, зависит от конкретных условий подготовки и выпуска издания, особенностей внутрииздательского документооборота. Ведением журнала издатель­ского проекта занимается ведущий редактор.,___

Поступление в редакцию авторской заявки, плана-проспекта, одоб­ренных и утвержденных руководством издательства, также является ос­нованием для включения издания в тематический план издательства.

По характеру содержащихся в них сведений тематические планы на­поминают рекламно-информационные материалы, размещаемые в спе­циальной периодике и сети Интернет. Однако содержание тематических планов существенношире, поскольку они служат задаче эффективной организацииработы издательского предприятия. Тематические планы обращены ко всему репертуару издательства, в то время как рекламно-информационные материалы — к отдельным издательским проектам.

К разработке тематических планов привлекаются сотрудники ре­дакций, редакционного совета, главный редактор.

Для обеспечения планомерной работы, а также систематического контроля за выполнением тематического плана издательство осуще­ствляет оперативно-календарное плакирование. Задачи последнего заключены в регулировании сроков выполнения отдельных процессов и операций отделами издательства (редакциями, технической редак­цией, художественной редакцией, производственным отделом и т.д.), выявлении и устранении причин, мешающих планомерной работе, и, наконец, корректировке хода работы.

Оперативное планирование должно быть тематическим и охватывать основные процессы от заключения договоров с авторами до сдачи тира­жей типографиями. Разновидностями оперативно-календарных планов являются планы редподготовки и календарные графики подготовки ори­гиналов.

В план редподготовки включают авторские предложения и наме­чаемые к выпуску издания по актуальной проблематике согласно профилю издательства. Специфика плана редподготовки такова, что произведения, включаемые в него, предполагается дорабатывать в те­чение планируемого периода и издавать в следующем. Именно на этой стадии особое значение приобретает отбор авторов и работа с материалами авторских предложений, поступивших в издательство.

Практика многолетней работы издательств над формированием планов редподготовки выдвинула целую систему критериев оценки материалов авторских предложений, среди которых:

1) новизна; 2) перспективность; 3) практическая (прикладная) ценность; 4) наличие и достаточность исходного материала для под­готовки книги; 5) максимальный тираж.

Согласно этим и другим (дополнительным) критериям, соответст­вующим виду издания и литературы, производится оценка темы гото­вящегося произведения, а также калькуляция возможной рентабель­ности издательского проекта.

Помимо собственных изданий в план редподготовки отдельной строкой включают совместные и заказные издания. Совместными изданиями называются издания, которые подготавливаются к выпус­ку и выпускаются по взаимному соглашению несколькими издатель­ствами, и права на которые устанавливаются по договоренности. За­казным изданием называют издание, выпускаемое издательством по заказу другой организации по договору. В данном случае заказчик оплачивает издательству фактические расходы и обеспечивает при­быль согласно договору. Количественные показатели по заказным из­даниям (названия, объем, тираж, издательские и печатные листы-оттиски и т.д.) отражаются в издательских планах отдельно, за итогом плана собственных изданий, в разделе «Заказные издания».

После утверждения плана-проспекта редакция приступает к оформлению издательского договора с автором.

В некоторых издательствах редакция предварительно получает на это письменное разрешение руководства издательства, для чего на основании заявки автора составляется так называемое предложение на заключение издательского договора. В нем указывается фамилия автора, название литературного произведения, объем его и срок прохождения проекта договора по издательским инстанциям и утвержде­ния его директором издательства.

Основой для взаимоотношений издательства и автора являются условия типового издательского договора (Приложение 3). По нему автор уступает издательству на определенный срок исключительное право на издание своего литературного произведения, а издательство обязуется издать его в определенные сроки и уплатить автору в уста­новленные сроки гонорар.

Издательский договор может быть заключен на издание и переиз­дание завершенного литературного произведения и на литературное произведение, которое к моменту заключения договора еще не напи­сано, но должно быть создано автором и к определенному сроку пре­доставлено в издательство. Эта форма издательского договора носит название договора литературного заказа.

Издательский договор как юридический документ должен содержать:

• наименование сторон договора (название издательства, его пред­ставителя, а также фамилию автора);

• название литературного произведения;

• порядковый номер издания (при переиздании);

• указание языка, на котором написано произведение;

« указание формы сдаваемого в издательство произведения (коли­чество экземпляров, материальный носитель, на котором воспро­изведена рукопись, требования к авторскому тексту и оригиналам иллюстраций);

• сведения об объеме произведения, включая приложения и иллю­страции, в авторских листах;

• сведения о тираже издания;

• указание срока предоставления автором произведения в издательство;

• указание срока выпуска произведения в свет и действия издатель­ского договора.

Возможные недоразумения при оценке литературного произведе­ния способно предотвратить указание в договоре литературного зака­за вида литературы, читательского адреса, целевого назначения и жанра готовящегося произведения.

Договор подписывают директор издательства и автор. Если дого­вор заключается с коллективом авторов, его подписывают все соавто­ры литературного произведения. Первый экземпляр договора (с виза­ми работников издательства) хранится в бухгалтерии издательства, второй передается автору. Копию договора получает соответствую­щая редакция издательства для хранения ее в деле по данному изда­нию. Подписанный сторонами договор регистрируется в специальном журнале договоров издательства.

Если рукопись предоставлена в надлежащем оговоренным услови­ям виде, то издательство, согласно типовому договору, обязано рас­смотреть ее в течение 30 дней с добавлением 4 дней на каждый автор­ский лист, считая со дня, следующего за днем поступления рукописи.

В течение этого срока издательство должно письменно уведомить автора либо об одобрении произведения, либо об отклонении его, ли­бо о необходимости внести в произведение поправки. Для доработки произведения издательство предоставляет автору достаточный срок, который определяется соглашением сторон.

Во время работы автора над произведением редакция должна ин­тересоваться, как идет его работа, помогать автору в разрешении воз­никающих у него вопросов и в случае необходимости давать специ­альные консультации.

Результатом оценки вновь поступившего или доработанного про­изведения выступает рецензия. Объем рецензии не ограничен.

Рецензией называется произведение, содержащее анализ и аргу­ментированную оценку авторского оригинала или вышедшего в свет издания. Форма рецензия в большинстве случаев свободна и варьиру­ется в зависимости от требований издательства, либо правил подго­товки внутренних документов.

Различают рабочую издательскую рецензию — на ее основе прини­мается решение о подготовке издания к публикации или доработке поступившего произведения; внешнюю рецензию, которую готовит ре­цензент, не являющийся работником издательства, внутреннюю, подго­товленную специалистами издательства, а также печатную, опубликован­ную в печати и предназначенную для того или иного круга читателей.

Рецензия как редакционно-издательский документ, во многом оп­ределяющий дальнейшую судьбу произведения, строится согласно некоторому плану. Этот план обычно формулируется в письме к ре­цензенту, внутрииздательском стандарте или правилах. Рабочая изда­тельская рецензия, обращенная к автору(ам) произведения, чаще все­го пишется в свободной форме.

План написания рабочей издательской рецензии в зависимости от цели рецензирования может предусматривать получение ответов на следующие вопросы:

• возможность публикации поступившего произведения в издательстве;

• уточнение типологических особенностей авторского произведе­ния;

• актуальность произведения;

• научность и научная новизна авторского произведения;

• фактологическая ценность произведения;

• композиционная стройность и структурная целостность произве­дения;

• соблюдение языковых и стилистических норм;

• основные направления возможной доработки или переделки по­ступившего произведения в издательстве.

По усмотрению автора рецензии в ней могут быть освещены любые другие вопросы, касающиеся формы и содержания рецензируемого произведения. Рецензию подписывает рецензент (автор рецензии). Пе­ред высылкой автору произведения рецензию, как и любые другие ис­ходящие документы, регистрируют в канцелярии издательства.

Вместе с копией рецензии (копиями рецензий) автору направляют письмо издательства к автору, в котором указывается, какие требо­вания и замечания рецензента издательство считает обязательными для автора. Если автор соглашается с требованиями издательства, то оно должно письменно согласовать с автором срок предоставления авторского оригинала после исправления. Если согласие не достигну­то, издательство имеет право расторгнуть авторский договор. Реше­ние о принятии авторской рукописи к изданию и решение об откло­нении ее юридически оформляется соответствующими документами:

актом одобрения и актом расторжения авторского договора. Акт одобрения составляется ведущим редактором, после чего этот доку­мент подписывается заведующим редакцией и утверждается главным редактором или директором издательства.

Поскольку утверждение акта одобрения является достаточным основанием для выплаты аванса по авторскому гонорару (если дого­вором не предусмотрено обратное), оригинал его направляется для хранения в бухгалтерию, а в редакции хранится копия документа. Ре­шение о расторжении авторского договора принимает также директор издательства по представлению главного редактора, составлением ак­та расторжения занимается ведущий редактор.

Очень близко к рецензии по форме редакционное заключение (оно же заключение по рукописи) — внутрииздательский документ, содер­жащий оценку авторского оригинала ведущим редактором на основе предварительного или окончательного редакторского анализа и, часто, внешней рецензии. Похоже и назначение редакционного заключения — вынесение аргументированного решения о возможности публикации авторского произведения. При положительном решении оно также оп­ределяет характер и порядок доработки поступившей рукописи.

Вместе с тем, в отличие от рецензии, редакционное заключение обращено уже не к произведению, а к авторскому оригиналу, т.е. бу­дущему изданию. Это обстоятельство накладывает характерный от­печаток на требования к содержанию заключения по рукописи. Ре­дактор оценивает не только возможность публикации произведения, но и издательскую пригодность авторского оригинала.

Для решения первой задачи используются критерии читательского спроса на данную литературу, популярности жанра, известности авто­ра, актуальности произведения, вероятности коммерческого успеха, массовости тиража и т.д. Оценка пригодности авторского оригинала к публикации осуществляется на основе сведений об объеме основного и дополнительного текстов, нетекстовых элементов, качества издатель­ской формы рукописи, сложности будущей верстки и т.п.

Далее заключение по рукописи продолжает изложение результатов редакторского анализа формы, структуры и содержания произведения. На основании приводимых здесь сведений о качестве авторского ори­гинала и достоинствах заключенного в нем произведения определяется будущая судьба издания, а, при необходимости, основных направлени­ях доработки рукописи. Последний вывод должен учитывать заключе­ние на этот счет внешнего рецензента, однако он может быть скоррек­тирован с учетом возможностей автора и требований издательства по содержанию и форме произведения, срокам его доработки.

Положительное заключение на рукопись является основанием для составления акта одобрения, а основные направления доработки ав­торского оригинала, обозначенные в нем, ложатся в основу плани­руемых редакционно-издательских работ по данному изданию.

В случае негативной оценки авторской рукописи в редакцион­ном заключении тщательно формулируется соответствующая редак­торская аргументация. Отрицательное редакционное заключение яв­ляется наиболее значимым основанием для отклонения авторской рукописи и принятия решения руководством издательства о растор­жении авторского договора.

Заключение по рукописи пишет штатный издательский работник — редактор, отличительной особенностью редакционного заключения яв­ляется небольшой объем. Следствием его является требование краткости изложения содержания заключения по рукописи, доказательности фор­мулируемых выводов.

Справочно-информационную функцию издания отражает такой элемент его выходных сведений, как макет аннотированной каталож­ной карточки (МАКК), образец которой приведен ниже: