Тема 5. Перспективы автоматизации архивного дела.

При изучении этой темы основное внимание надо уделить двум аспектам :

- внедрению Интернет-технологий в архивное дело;

- проблеме сохранения документов на машинных носителях и создания архивов машиночитаемых данных.

1. На основе изучение научной литературы по проблемам ДМН ответьте на следующие вопросы:

Какова роль машиночитаемых документов в делопроизводстве 1960-80-х годов ?

В каких отраслях управления создавались большие массивы машиночитаемых документов.

Когда машиночитаемые документы были официально включены в состав государственного архивного фонда страны?

Дайте определение документа на машинном носителе. Какие споры ведутся ученые вокруг этого определения?

В чем специфика машиночитаемых документов как объектов архивного хранения?

Каким образом проблема машиночитаемых документов решена за рубежом?

Каковы задачи и функции, состав документов архивов машиночитаемых данных?

Какие существуют концепции хранения машиночитаемых документов?

Какое значение имеет внедрение информационных технологий в делопроизводство для комплектования ими государственных архивов?

Каковы современные классификации машиночитаемых документов?

Какие существуют классификации систем электронного документооборота?

Литература к заданию:

Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива // Секретарское дело. 2003. № 11,12. http://www.top-personal.ru

Гарскова И.М. Архивирование машиночитаемых данных//Международные дискуссии//ИБ ассоциации «История и компьютер»1995. № 13. С. 15.

Залаев Г.З. Анализ и классификация электронных документов//Вестник архивиста. 1999. № 2.с. 60-61.

Киселев И.Н. Информационные технологии в архивном деле ( По материалам XII конгресса Международного совета архивов)// Информационный бюллетень ассоциации "История и компьютер".М.,1997. N 20. С. 71-85. http://aik.barnaul.ru/aik/bullet/20/

Тихонов В.И. Юшин В.А. Современные концепции электронных документов//Отечественные архивы. 1999. № 1.

Они же. Электронные архивы и электронный документооборот// Отечественные архивы. 1999. № 2.

Они же. Будут ли в «электронной» России электронные архивы?//Отечественные архивы.2002. № 5. С.12-19.

2. Изучите литературу о создании информационных ресурсов архивов в Интернет.

Ответьте на вопрос:

Какие требования предъявляются к сайту архивного учреждения?

По каким признакам классифицируются сайты архивных учреждений?

Литература к заданию:

Боброва Е.В. Архивный гипертекстовый справочник в Рунете: опыт и перспективы // Отечественные архивы. 2003. № 1. С.16-24.

Залаев Г.З.Боброва Е.В. Как создать и поддерживать сайт в Интернете//Отечественные архивы. 2000. № 4. С.90-96.

Леонтьева О.Г. Архивы и Интернет//Отечественные архивы. 2000.№ 3. С.86

3. Сделайте сравнительную характеристику сайта Росархива «Архивы России» и любого общегосударственного архивного портала («Архивы Белорусии», «Архивы Литвы») по следующему плану:

Название ресурса, официальный статус.

Сведения об организации-разработчике.

Тип сайта (представительский, справочный, научный)

Ориентирован на архивистов или исследователей.

Сведения о развитии архивной отрасли на сайте:

- сведения об органах управления архивным делом и их руководстве;

- сведения о сети архивов и отдельных архивах страны (насколько они информативны);

- сведения о планах и итогах развития архивного дела;

- сведения о научной деятельности архивов страны;

- сведения о публикаторской деятельности архивов страны;

- сведения о международном сотрудничестве;

- сведения об информатизации архивного дела;

- сведения об НСА архивов.

. Публикация НСА на сайте:

- виды и разновидности справочников, тематика, ссылочные данные;

- форма публикации (гипертекстовый справочник, база данных, текстовый файл (архив) – doc, rtf, zip);

- эффективность поиска информации по справочнику.

. Публикации на сайте:

- научных трудов, дискуссии (форумы), архивные периодические издания на сайте;

- архивных документов;

- архивного законодательства;

3.7. Наличие данных для читателей, посетителей (правила работы ч/з, правила оформления запроса; возможность получить архивную справку с помощью сайта);

Обратная связь с пользователями (форум, доска объявлений, адрес электронной почты).

Наличие поисковой системы по сайту.

3.10 Наличие каталога ссылок на сайты других архивных учреждений.

3.11. Дизайн сайта: наличие графики, оцифрованных копий документов, анимации, использование «фреймов», соблюдение общих принципов стилевого единства и т.п.

4. Заключение (выводы по сравнительному анализу о достоинствах и недостатках архивных порталов различных государств).

Адреса сайтов:

Архивы Беларуси. http://archives.gov.by/index.htm

Архивы Литвы (Lietuvos Archyvai - Archives of Lithuania Department). http://www.archyvai.lt/en/englmain.htm (англ., лит.).

Архивы Украины. (Archives of Ukraine)
http://www.archives.gov.ua/Eng/ (англ., укр.)

Архивы России - www.rusarhives.ru

Вывод:

Оценка за тему 5__________

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО КУРСУ

"АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ АРХИВНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ”

1. Вопросы к зачету в первом семестре (для д/о)

1. Понятия «информация», «ретроспективная документная информация», «документ», «информационные технологии», «база данных», «автоматизированные архивные технологии», «автоматизация и механизация архивного дела»; «информатизация архивного дела».

2. Значение информатизации архивного дела на современном этапе. Цели, направления и принципы информатизации архивного дела.

3. Основные разновидности системных и прикладных программ, применяемых в архивах. Специфика архивного ПО. Центры-разработчики программ для архивной отрасли.

4. Организация информатизации архивного дела на федеральном уровне (планирование, финансирование).

5. Организация информатизации архивного дела на уровне региона (планирование, финансирование).

6. Внедрение информационных технологий в архиве: этапы, организация, создание технического задания.

7. Нормативно-правовая база информатизации архивного дела на современном этапе.

8. Концепция и Программа информатизации архивного дела в РФ.

9. История информатизации архивного дела в 1950-60-е годы (техническое, математическое, лингвистическое обеспечение, носители информации, сферы применения информационных технологий).

10. История информатизации архивного дела в 1970- п.п.1980-х годов (техническое, математическое, лингвистическое обеспечение, носители информации, сферы применения информационных технологий).

11. Основные итоги информатизации архивного дела во вт. пол 1980-1990-е годы.

12.Создание типового (общеотраслевого) программного обеспечения (история, организация, результаты, программы).

13. Автоматизированная система централизованного учета документов Архивного фонда РФ.

14. Автоматизированные архивные технологии в области комплектования архива и экспертизы ценности документов.

15. Автоматизированные архивные технологии в области учета и обеспечения сохранности документов.

16. Автоматизированные архивные технологии и создание информационно-поисковых систем в архивах.

17. Автоматизированные архивные технологии в области использования документов.

18. Лингвистическое обеспечение информатизации архивного дела на современном этапе.

2. Вопросы к экзамену во втором семестре (для д/о)

1. Перспективные направления внедрения информационных технологий в архивах.

2. Локальные вычислительные сети в архивах.

3. Основные направления использования интернета в архивном деле. Разновидности архивных сайтов.

4. Интернет-ресурсы архивных учреждений России: современное состояние.

5. Электронные (машиночитаемые) документы как объекты архивного хранения (в отечественной и зарубежной историографии).

6. Правовой статус электронного (машиночитаемого) документа в России, СНГ, за рубежом. Юридическая сила ЭД.

7. Федеральная целевая программа «Электронная Россия» и переход к безбумажному документообороту.

8. Классификация автоматизированных систем управления документооборотом (АСУД). Критерии оценки АСУД с точки зрения архивного хранения электронных (машиночитаемых) документов.

9. Архивы машиночитаемых данных за рубежом: география, состав документов, функции.

10. Экспертиза ценности электронных (машиночитаемых) документов.

11. Комплектование государственных архивов электронными (машиночитаемыми) документами (подходы, организация приема документов).

12. Учет и обеспечение сохранности электронных (машиночитаемых) документов.

13. Особенности описания машиночитаемых документов.

14. Применение технологии оцифрования в архивах: основные направления, перспективы, стандарты.

15. Новые технологии информационного поиска. Разработка международных стандартов описания документов.

16. Информационные технологии в археографии. Издание документов на нетрадиционных носителях и в глобальной сети.

17. Международный опыт компьютеризации архивного дела в 1950-80-е годы.

18. Проблемы компьютеризации архивного дела на конгрессах МСА.

19. Проблемы хранения электронных (машиночитаемых) документов на конгрессах МСА.