Лекция 1. История механизации и автоматизации архивного дела: итоги и уроки.

КРАТКИЙ КУРС ЛЕКЦИЙ

План лекции.

1) Механизация, автоматизация, информатизация. Термины и определения.

2) Этапы механизации и автоматизации архивного дела.

3) Механизация и автоматизация архивного дела с конца XIX века до 1950-х годов.

4) Механизация и автоматизация архивного дела 1950 - первой половины 1970-х годов.

5) Механизация и автоматизация архивного дела второй половины 1970 - п.п. 1980-х годов.

6) Информатизация архивного дела за рубежом в 1960-80-е годы.

Процесс развития информационных технологий во второй половине XX часто сравнивают с тотальным взрывом, изменившим лицо мира, повлиявшим не только на все сферы деятельности человека, но и на лексику и моду. Скорость смены поколений техники, стремительная череда технологических революций превзошла самые смелые прогнозы. То, что вчера касалось новейшим достижением технического прогресса, сегодня уже достояние истории. И все же автоматизация архивного дела для нас не столько область истории науки и техники, музей устаревших технологий. Во-первых, архивист должен себе представлять все способы документирования, созданные человечеством, в том числе и связанные со считыванием информации машиной. Во-вторых, как мы убедимся ниже, несмотря на смену технологий, в информатизации архивного дела из год в год мы можем выделить одни и те же проблемы и ошибки, которые неразрешимы технологическим путем и требуют развития теории и методики архивоведения.

Итак, изучая историю механизации и автоматизации архивного дела, постараемся найти ответы на вопросы:

- в какой мере информационные технологии повлияли на развитие теории и методики архивоведения?

- какие уроки следует извлечь из опыта прошлого?

Под механизацией архивного дела мы будем понимать усовершенствование и рационализацию отдельных операций обработки архивных документов с помощью машин и механизмов. Так, механизация информационного поиска в архивах - использование в архивах информационных систем, осуществляющих многократный поиск в массиве специальных носителей информации, ускоренный с помощью механических приспособлений. Простейшие из них использовались в архивах еще в XVII –XIX вв. для подъема тяжестей, т. е. архивных документов. Транспортеры применялись для переноски документов из хранилище в хранилище или в читальный зал. В Межевом архиве в XIX в. использовались «передвижные алфавиты». С 1930-х годов в ведомствах СССР широко использовались «элеваторные картотеки», механические нумераторы для обозначения листов дел.

Под автоматизацией архивного дела мы будем понимать процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов в результате применения в архивах машин-автоматов, максимально устраняющих ручной труд в ходе данной операции.

Под информатизацией архивного дела мы будем понимать более масштабный процесс внедрения в теорию и практику архивного дела теоретических и прикладных разработок информатики, а также эволюции архивных технологий в результате использования компьютерной техники и программного обеспечения.

Все три процесса могут осуществляются в архивах одновременно, поскольку служат для решения разных задач.

Механизация и автоматизация архивного дела тесно связана с двумя аспектами:

1) историей эволюции вычислительной техники, математического (программного), лингвистического обеспечения и носителей информации.

2) изменением роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела.

Техническое обеспечение – совокупность механических, электромеханических устройств, электронно-вычислительных машин, периферийных устройств (принтеры, сканеры, стриммеры, плоттеры и др.) средств коммуникации (аппаратного обеспечения локальных и глобальных сетей), применяемых в архивах.

Математическое (программное) обеспечение – алгоритмы и специализированные прикладные программы для ЭВМ, созданные для обработки информации и усовершенствования архивных технологий.

Лингвистическое обеспечение – совокупность искусственных информационно-поисковых языков (ИПЯ) различных видов, используемых в архивных информационно-поисковых системах (кодовые таблицы, таблицы дескрипторов, глоссарии, информационно-поисковые тезаурусы).

Носители информации – материальные объекты, содержащие запись информации в форме, понятной для считывания и обработки с помощью механических, электромеханических устройств и ЭВМ.

Исходя из этих важнейших факторов, в истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить четыре больших периода:

1) с конца XIX века до 1950-х годов;

2) 1950 - первой половины 1970-х годов (в данном периоде мы можем выделить два этапа: 1950-1960-е гг.; первая половина 1970-х годов);

3) период второй половины 1970-х годов - первой половины 1980-х годов;

4) период второй половины 1980-х -1990-х годов – современный этап.

Предметом нашего рассмотрения в этой лекции будут первые три периода.

Время с конца XIX века до 1950-х годов характеризуется эпизодической механизацией делопроизводства и ведомственных архивов на основе работы с матричными носителями информации, созданием первых хранилищ для временного хранения машиночитаемых документов.

Период 1950-первой половины 1970-х годов характеризуется механизацией и автоматизацией работы ведомственных и государственных архивов, созданием учетных и поисковых автоматизированных систем, появлением наряду с матричными магнитных и оптических носителей информации, электромеханических устройств и ЭВМ, повсеместным созданием АСУ на уровне предприятия, республиканском и отраслевом уровне и созданием сети ведомственных архивов машиночитаемых данных - ВЦ и ГВЦ. При этом первая половина 1970-х гг. может рассматриваться как отдельный этап благодаря внедрению в начале 1970-х гг. ЕГСД и созданию ОГАС. В результате АСУ охватили все союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства, что, в свою очередь, вызвало лавинообразный рост количества машиночитаемых документов.

Период второй половины 1970-х годов - первой половины 1980-х годов характеризуется преобладанием магнитных носителей информации и ЕС ЭВМ, созданием межархивных АИПС, а также формированием теоретических основ архивоведения машиночитаемых документов.

Начнем наш экскурс с рассмотрения носителей информации. На первых этапах своей истории средства механизации не позволяли непосредственно воспринимать информацию архивных документов и справочников, поэтому переход к механизированному поиску был связан с переводом документов из человекочетаемой формы в форму, пригодную для считывания машиной. Для этого информацию воспроизводили в виде физических состояний: отверстий, сочетания цветов, позже - электромагнитных соединений. Поэтому для каждой информационной системы создавались специальные носители информации. Матричными называют носители, воспроизводящие кодированную информацию на специальных таблицах – матрицах (программирующих различные, физические состояния - пробивки, магнитные импульсы). По мнению К.Б. Гельмана-Виноградова, все основные разновидности как машиночитаемых документов на матричных носителях информации, так и технических устройств по их обработке, были опробированы и классифицированы еще в 1920-е годы.[9]

Матричные носители информации разделяют на машиночитаемые и человекочитаемые. Матричные носители информации имели следующие характеристики: физический объем (размеры), объем информации (максимальная емкость кода для данного вида перфорирования), компактность.

Перфокарта – карточка из плотной бумаги или (позднее) из пластического материала), на которой проставляются отверстия или вырезы.

В перфокартах с предварительной перфорацией отверстия вырезаны заранее. В них при кодировании специальным краевым компостером прорезались щели. В перфокартах с последующей перфорацией отверстия прорезались непосредственно в ходе кодирования информации, как правило специальной машиной-перфоратором.

В механических и полуавтоматических перфокартотеках использовались перфокарты с краевой перфорацией (см. рис. 1) (содержащие один или два ряда отверстий по краю). Отверстия нумеровались. В центральной части перфокарты можно было поместить традиционное описание документа.

Щелевые или шлицевые перфокарты содержали десять и более рядов отверстий в нижней части карты. При перфорировании щели соединяли находящиеся рядом отверстия.

В перфокартах этих видов на каждой карте кодируется один документ, дело или элемент информации (в зависимости от вида ИПС). Часть карты, лишенная отверстий, служила для традиционного описания и (или) указания архивного шифра. Например, в ИПС ЦГАНХ СССР по материалам Госплана основную часть занимала карточка систематического каталога. Перфорированная часть использовалась для кодирования дескрипторов, соответствовавших информации документа. На одной карте пробивались отверстия, соответствовавшие всем вопросам содержания документа.

Суперпозиционные или просветные карты (рис. 2) содержали таблицы из обозначенных номерами квадратов. Каждая перфокарта соответствовала не документу, а дескриптору (например, понятию «высшее образование»), а отверстие на месте квадрата обозначало номер документа, содержанию которого соответствовал данный дескриптор. Например, на одной карте пробивались отверстия на месте всех квадратов, соответствовавших номерам документов, в которых упоминалось о высшем образовании. Поиск осуществлялся путем визуального просмотра напросвет наложенных друг на друга перфокарт. Такие перфокарты использовались исключительно для ручного поиска в массиве не более тысячи карточек. К этому же виду относились карты-решетки, где были пробиты все отверстия, кроме соответствующих поисковым признакам.

Рейтерные карты применяли цветовое кодирование для фиксирования меняющихся и взаимоисключающих признаков.

Наконец, в счетно-перфорационных машинах применялись особые машинные перфокарты. В отличие от человекочитаемых перфокарт, машиночитаемые карты почти не содержали свободного места для традиционного описания документа. Все пространство карты занимали вертикальные колонки из цифр от 0 до 9 или от 0 до 12. Каждая колонка имела свой номер.

К.Б.Гельман-Виноградов считает, что впервые машинные перфокарты в нашей стране применялись еще в 1897[10] году для обработки массива анкет первой Всероссийской переписи населения. Инициатором механизации демографического учета старший редактор Центрального статистического комитета В.О. Струве. Тогда использовались 22-колонные перфокарты. Массив из 122 миллионов карт (по числу переписанного населения) обрабатывали 110 электрических счетных агрегатов американской фирмы «Холерит». Увы, заморская техника не осилила русскую бюрократическую машину – результатов переписи пришлось ждать восемь лет, из-за чего в перфокартах сильно разочаровались. Впрочем, в оправдание усилий Струве можно сказать, что результаты переписи населения 1897 года до сих пор бесценный источник, который историки считают весьма достоверным, в то время как результаты переписи населения 2002 года, подсчитанные на суперсовременных компьютерах, вызывают сомнения у многих.

Позднее в 1960-е годы получили распространение 45-ти (с круглыми пробивками) и 80-тиколонные машинные перфокарты (с прямоугольными пробивками) (см. рис. 3).

К общим достоинствам всех перфокарт относится то, что порядок расположения карт в массиве не имеет никакого значения. Не желательно только переворачивать карты «вверх ногами». Поэтому верхний правый угол у большинства перфокарт был срезан для верного расположения карт в массиве.

К матричным носителям информации относились также рулонные перфоленты, считываемые машиной и кодексы (книги с перфорационной пробивкой).

Перфоленты (трех- и пятидорожечные) появились еще ранее перфокарт. Их использовали с XVIII века для управления ткацким процессом в типографских наборных машинах - монотипах; а также, главным образом, во второй половине XIX века – для передачи сообщений по телеграфу. К.Б. Гельман-Виноградов считает, что перфоленты использовались для передачи оперативной информации. А для долговременного хранения более ценной информации применялись перфокарты.[11]

Каким же образом с помощью отверстий в бумаге или ленте можно было выразить все многообразие содержания архивных документов? Процесс этот был длительным, трудоемким и включал в себя следующие этапы:

1. Создание схемы классификации, кодовой таблицы, макета перфокарты.

2. Кодирование информации на матричных носителях информации.

3. Механизированный поиск в массиве матричных носителей информации.

4. Декодирование информации на найденных носителях с помощью классификаторов, кодовых таблиц.

Наиболее важен для эффективности поиска первый этап, на котором создавалась семантическая основа информационно-поисковой системы - информационно поисковый язык (ИПЯ).

В практике информатизации на первых этапах применялись ИПЯ классификационного, дескрипторного и комбинированного типов.

Классификационные системы основаны на последовательном делении всех понятий, встречающихся при описании документной информации, «раскладывании их по полочкам» схемы классификации. После этого производилось индексирование – замена понятия классификационной схемы символическим индексом (буквенным, цифровым или смешанным). Применялись различные системы индексации. В нумерационных системах все подразделения классификационной схемы рассматривались как равнозначные единицы и нумеровались в алфавитном порядке. К нумерационным можно отнести библиотечную классификацию Гарриса. Логическая или ступенчатая классификация отражала подчиненность и соподчиненность понятий. Наиболее известна универсальная десятичная классификация Дьюи, применяющая в библиотечном деле. Мнемоническая индексация передавала сочетания букв в виде цифр или букв.[12] Однако эти поисковые системы имеют один недостаток - каждую единицу описания можно соотнести только с одним, основным признаком классификации. Это создает трудности при описании многоаспектной информации архивных документов. С ростом объемов информации одноаспектные системы поиска (к которым относились и архивные справочники, построенные согласно жесткой схеме классификации информации) стали играть роль путеводителей, предоставляющих огромные блоки информации для сплошного перебора. В результате целенаправленный поиск превращался в трудоемкое занятие с непредсказуемым результатом, и выражение «архивное открытие» стало весьма распространенным.[13] Кроме того, не только поиск, но и непрерывное усовершенствование громоздких универсальных схем классификации было очень трудоемким.

В начале 1960-х годов получили распространение многоаспектные поисковые системы – так называемые свободные дескрипторные языки. Системы дескрипторного типа представляют собой списки ключевых слов (дескрипторов), отражающих содержание документов, сгруппированных по тематическим таблицам. Например, в ИПС на основе анкет абитуриентов вуза, могут быть таблицы: общие вопросы, состав абитуриентов, образование абитуриентов, возраст абитуриентов, национальность абитуриентов, профессия абитуриентов. Таблица «образование абитуриентов» может содержать следующие дескрипторы: начальное, среднее, среднее специальное, незаконченное высшее, высшее. Системы дескрипторного типа использовались для описания информации по узким отраслям знаний.

Наконец, в начале 1970-х годов получили широкое распространение системы комбинированного типа, которые основывались на сочетании классификационного и дескрипторного принципов описания. Они предполагали создание локальных десятичных классификаций, не претендующих на универсальность и таблиц дескрипторов. На носителе проставляется и индекс по классификационной таблице и индексы по спискам дескрипторов.

Вопрос:

В Схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (СЕК) индексация производилась по основной таблице, построенной по отраслевому принципу и вспомогательным таблицам общих и специальных определителей аспекта, групп, населения, языка, места. Они использовались для описания многоаспектной информации. К какому типу ИПЯ относится СЕК?

После того, как ИПЯ был наполнен лексическими единицами (рубриками классификатора или дескрипторами) необходимо было установить соответствие между этими лексическими единицами и отверстиями на перфокарте, выполнявшими роль кодов. Для этого составляли макет перфокарты, соотнося каждую терминологическую группу ИПЯ с определенной зоной перфокарты. Например, под таблицу дескрипторов «образование» достаточно отвести зону краевой перфокарты из 6 отверстий или 6 цифр одной колонки машинной перфокарты. На макете перфокарты графически размечались и подписывались зоны, соответствующие таблицам «возраст», «социальный состав» и другим.

Поскольку количество отверстий и колонок цифр на карте ограничено, следовало верно выбрать тип кода. Для этого надо было сопоставить количество лексических единиц ИПЯ с емкостью кода. Емкость кода – максимальное количество возможных кодовых комбинаций. Если количество дескрипторов превышает емкость кода, не все вопросы содержания документов можно будет отразить на перфокарте. При кодировании применялись прямые и комбинационные коды с основанием 10 и 12 (имело ввиду количество цифр в колонке машинной перфокарты), а также алфавитные коды. Прямой цифровой код - тупое однозначное соотнесение каждое единицы ИПЯ с цифрой. Например, начальное образование – 1; среднее образование –2; среднее профессиональное образование - 3 и т.д. Такое кодирование осуществлялось автоматически в счетно-перфорационных машинах. При таком кодировании емкость кода равнялась количеству цифр во всех колонках перфокарты. Если на ней 80 колонок по 10 цифр в каждой, емкость прямого цифрового кода – 800 единиц. Если емкость ИПЯ более 800 дескрипторов, использовался алфавитный комбинационный код, при котором каждая лексическая единица соотносилась с комбинацией из двух пробивок. Например, начальное образование – 1 и 2; среднее образование – 1 и 3; среднее профессиональное образование - 1 и 4 и т.д. Таким образом в каждой колонке из 10 цифр можно было закодировать уже не 10, а 32 дескриптора. Для удобства каждую комбинацию из двух пробивок соотносили с буквой русского алфавита, поэтому такой код назывался алфавитным. Например, 0 и 1 - а; 0 и 2 - б и др. Таким образом, на 80-ти колонной перфокарте можно закодировать уже не 800, а 2560 лексических единиц.

Наконец, для дальнейшего увеличения количества кодовых комбинаций прибегали к комбинационным кодам – цифровым и алфавитным. Для этого для кодирования лексических единиц использовали комбинации пробивок из разных цифровых колонок перфокарты. В таком случае количество возможных лексических единиц рассчитывалось по следующей формуле:

N = Ak

где N – количество возможных кодовых комбинаций;

A – основание кода (10, 12, 32).

K - число колонок в терминологической зоне.[14]

Перед составлением макета составлялись специальные таблицы поисковой емкости зон перфокарты.

При составлении макета перфокарты достаточно сложной задачей было оптимальное разделение кодового поля между дескрипторными группами. В ИПЯ, разработанных для описания архивных документов, группы поисковых признаков соответствовали основным элементам описания дела или документа (номинальная – вид документа, авторская, предметно-вопросная, хронологическая, географическая и другие.) Затем группы делились на подгруппы и далее, до определения значения каждого дескриптора.

Результаты всей этой работы фиксировались в кодовой таблице, которая имела примерно такой вид (при цифровом комбинационном коде).

После того как все возможные дескрипторы были отражены в кодовой таблице, приступали к кодированию перфокарт, т.е. к пробивке отверстий в соответствующем содержанию документа месте ( ручным или автоматизированным путем). Когда массив перфокарт был готов, наступал час машин и механизмов для их обработки.

Техническое обеспечение ИПС можно разделить на устройства последовательного или параллельного действия.[15] Все поисковые механические устройства подразделялись на устройства параллельного и последовательного действия. Устройства параллельного действия позволяют осуществлять поиск одновременно по нескольким признакам. Устройства последовательного действия поочередно просматривают отдельные элементы информации и производят сравнение характеристик заданного вопроса с характеристиками просматриваемых материалов. Еще в 1950-е годы архивисты ставили вопрос о создании «экономически рентабельного промышленного образца счетно-учетного механического устройства и поисковой машины».[16]

В зависимости от роли человеческого труда при работе устройства, они делились на средства малой и, видимо, большой механизации.

К средствам малой механизации, предполагавшим относительно большую долю человеческого труда относились ручные (механические) перфокартотеки (См. рис. 4). Первые устройства этого вида были спроектированы в нашей стране в 1920-е годы – «ЦИТ», «Динамоучет», «Орга-индекс». Поиск в простейших системах осуществлялся путем пропускания металлической спицы через отверстие, соответствовавшее нужному понятию (дескриптору) сквозь массив перфокарт. После подъема спицы «улов» падал вниз, так как карты, соответствующие запросу, имели вместо круглого отверстия щель (См. рис. 5). Поскольку архивисты никогда не отличались особо атлетическим сложением и поднимать тонны перфокарт им было тяжело, изобрели перекидные селекторы, где зафиксированный массив перфокарт со вставленной селекторной вилкой (заменителем спицы) переворачивался над подносом, на который и падали искомые карточки (См. рис. 6).

Для поиска по нескольким признакам пытались использовать несколько спиц одновременно или последовательно, но это удавалось не всегда, поскольку карточки «зависали». Для ИПС с объемом перфокарт более нескольких тысяч вместо ручных перфокартотек использовались полуавтоматические селекторы с электровибратором. Они производили с массивом перфокарт маленькое землетрясение, после чего «зависшие» карточки все же отделялись от массива. В 1960-е годы использовали полуавтоматические селекторы, которые позволяли за один час просмотреть 25 тысяч перфокарт под одному краю или около 6000 по всему периметру. Они расчитаны на ИПС, включающие не более 10-12 тыс. элементов информации.[17]

Наконец, к средствам, очевидно, самой большой механизации относились счетно-перфорационные машины. Например, электромеханические сортировальные машины. В них перед началом поиска несколько парных электрических контактов устанавливались в положение, соответствующее поиску. Между парой контактов последовательно пропускались перфокарты. Если в месте контакта перфокарта содержала пробивку (отверстие), цепь замыкалась, что включало механизмы, отсортировывающие данные карты от массива перфокарт. После чего исполнительные механизмы печатали на бумаге отчет – например, закодированные архивные шифры.

Например, в конце 1950-х годов в ВИНИТИ проводились научно-исследовательские работы по созданию механизированной системы поисков информации на базе экспериментальной информационной машины (ЭИМ). ЭИМ обрабатывала 80-ти колонные перфокарты со специальным кодом. При этом применялась достаточно гибкая система кодирования с помощью специально спроектированного кодировочного устройства. В состав комплекта также входил контроллер, наборное и просматривающее устройства, устройство для отбора карт, устройство для печати отчетов.[18]

Проблемой совершенствования оргтехники занимались Наркомат рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), Центральный институт труда ВЦСПС, Институт техники управления (ИТУП), общества научной организации труда. Первоначально в 1920-е годы применялись устройства тех же американских фирм, что и в конце XIX века – «Холлерит» и «Пауэрс». Однако, вскоре были внедрены комплекты отечественного оборудования САМ.

На первом этапе механизация касалась, в основном, делопроизводства и ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (перфокарт, перфолент, кодексов) и ручных перфокартотек, счетно-перфорационных устройств (механического, электромеханического и других способов действия). Все это находило применение в работе совнархозов, отделениях личного состава некоторых наркоматов, на предприятиях (например, на заводе сельхозмашиностроения «Серп и Молот» в Харькове), предприятиях торговли (например, ЦУМе), финансовых учреждениях (например, Госбанке СССР), статистических органах (например, ЦУНХУ-ЦСУ СССР). Сфера применения механизированных устройств в 1920-е годы ограничивалась решением конкретных задач в области учета материальных ценностей, учета кадров, учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве, расчета заработной платы, в банковском деле и статистике перевозок на транспорте, обработке материалов партийной статистики. Мощным импульсом для разработки средств малой механизации стало в 1920-е годы движение за научную организацию труда (НОТ). Во второй полове 1930-х годов в СССР началось применение перфокарт для научно-технических вычислений в астрономии.[19]

Какое отношения все эти процессы имели к автоматизации архивного дела? Дело в дом, что уже на этом этапе пришлось столкнуться с проблемой хранения машиночитаемых документов. Были созданы первые хранилища машиночитаемых данных - машиносчетные станции ЦСУ СССР, фабрики механизированного счета в крупных городах, которые обрабатывали материалы статистических обследований и переписей населения. Перфокарты хранились временно и, по мере выполнения хозяйственных задач, уничтожались. Одним из первых хранилищ МЧД стал на данном этапе архив Научно-исследовательского института аэроклиматологии. Институт был создан в 1943 г. как Центральный Научно-исследовательский гидрометеорологический архив (ЦНИГМА) с целью механизации обработки данных метеорологических наблюдений, которые собирались в виде полевых книжек, лент самопишу­щих приборов, таблиц, синоптических карт в технических архивах территориальных управлений гидрометеорологиче­ской службы (УГМС). При институте была создана машинно-счетная фабрика. С 1957 года на институт возложена задача организации Единого Гидрометеорологиче­ского фонда СССР, ставшего впоследствии одним из государственных отраслевых фондов. Вся поступающая информация переносилась на 80-ти колонных машинные перфокарты. Каждая колонка перфокарты (или несколько колонок) закреплялась за определенными элементами наблюдений (температура, давление, влажность, осадки и т. д.). Перфокартотеки создавались по каждому виду наблюдений и по каждой станции ежегодно. Перфокарты обрабатывались с помощью счетных машин. Уже к началу 1960-х годов в институте была механизирована не только статистическая обработка данных, но и учет поступающих перфокартотек, создание сдаточной описи осуществлялось с помощью перфораторов.[20]

Следующий этап автоматизации архивного дела (1960-первой половины 1970-х годов) ознаменовался дальнейшим развитием технического и программного обеспечения, а также изменением роли автоматизации в теории и рактике архивного дела.

В 1960-е годы происходит дальнейшее развитие и дифференциация матричных носителей информации. Помимо перфокарт с краевой перфорацией и суперпозиционных карт применяются совмещенные карты (суперпозиционные с краевой перфорацией), позволяющие ускорить поиск документов, рандовые карты, которые перфорировались по нижнему краю.

Используются дуаль-карты, на которых от руки графические отметки, считываемые специальным перфоратором. Эти отметки затем пробивались в ту же карту.

В 1960-е годы был поставлен вопрос о возможности создания полнотекстовых баз данных - поисковых систем, которые позволяли бы получать доступ сразу к тексту документа, а не к его поисковым данным. Тогда не было сканеров для введения изображения документа в память ЭВМ, и проблему пытались решить с помощь микрофильмирования. Так появились апертурные и кляссерные перфокарты. Апертурные перфокарты содержали вставленный в карту (как правило, с краевой перфорацией) микрофильм документа. Кляссерные перфокарты содержали специальный карман (кляссер), в который вкладывался микрофильм. На таких картах можно было разместить несколько документов с разными поисковыми образами.

Для информационных поисков начинают применяться пленочные и оптические носители информации – микрокарта и рулонная микропленка.Они представляли собой микрофишу или микрофильм, на котором вторичная информация обозначается в виде различных комбинаций черных и белых прямоугольников, уменьшенных путем микрофотокопирования. Микрокарта могла создаваться как микрофильм, отпечатанный на листах плотной фотобумаги. Пленочные носители рекомендовалось использовать для хранения ПК с целью уменьшения их объема - перфокарты снимались на 16-ти миллиметровую пленку. Для хранения пленки требовалось в 200-250 раз меньше объема, чем для хранения оригинальной перфокартотеки. С пленки перфокарты можно было снова распечатать выборочно или полностью. А.Д.Николаев приводил в качестве примера опыт Германии по переводу 100 тыс. чертежей на микрофильмы, которые были вмонтированы в апертурные перфокарты. Стоимость работ при этом составила половину стоимости шкафов для хранения оригиналов. Не ясно, однако, как долго сохранилась информация на пленочных носителях, весьма недолговечных в то время.[21] Интересно, что микропленки использовались для «вечного хранения» информации, предназначенной далеким потомкам. Так, в 1940-м году в США были заложены в землю «снаряды времени» с микропленками, которые должны были сохранить информацию о землянах до 70 века.

Магнитными носителями информации называют носители, в которых информация фиксируется намагничиванием специальных дисков, барабанов, магнитных лент, дисков, замыканием строго определенных участков системы электроцепей.

К смешанным типам носителей относились киноленты с микрофильмом, микрофильмовые карточки, барабаны и диски с микрофильмов.

С эволюцией носителей связана эволюция технического обеспечения. Применяются устройства для микрокопирования и считывания микрокарт и микропленки. Например, в ВИНИТИ АН СССР были созданы экспериментальные модели устройства типа «Поиск», считывающие 35 мм рулонную микропленку.

Для работы с машинными перфокартами требовался не один агрегат, а целый набор оборудования разного назначения:

- перфораторы, осуществляющие автоматизированное кодирование (пробивку отверстий в перфокарте);

- контрольники, осуществлявшие в автоматизированном режиме проверку правильности кодовых обозначений, то есть расположения тех же отверстий на карте;

- сортировальные машины (для поиска и отбора перфокарт, отвечающих запросу), раскладочно-подборочные машины .

- табуляторы - для суммирования и вывода результата поиска (отчета) на рулонной бумаге.

Сортировальные машины, применяемые в 1960-е годы, типа С 45-5/С80-5 пропускали до 30 тысяч перфокарт (45-ти колонных и 80-ти колонных) в час[22]. Но все это оборудование было дорогостоящим, поэтому сочли целесообразным использование счетно-перфорационных машин на основе кооперирования нескольких учреждений. Еще в 1960-е годы отмечалось, что будущее в создании НСА архивов - за «элекронно-логическими» машинами.

С конца 1950-х годов применялись более широко средства малой механизации в ряде учреждений (например, ВИНИТИ АН СССР, Всесоюзном институте по переработке нефти и газа). К середине 1960-х годов в СССР применялось около 10 тыс. ИПС, основанных на ручных перфокартотеках. В то же время только в ведении ЦСУ СССР было около 600 машиносчетных станций, использовавших машинные перфокарты.[23] Число ведомственных хранилищ машиночитаемых данных продолжает множиться благодаря созданию централизованных машиносцетных станций, например, отраслевых бухгалтерий.

Механизация затронула и государственные архивы. Одной из первых в 1960-е гг. была создана механизированная ИПС Центрального государственного архива народного хозяйства СССР (ныне РГАЭ) по протоколам Президиума Госплана СССР, содержащих многоаспектную информацию о планировании различных отраслей экономики страны в 1923 года.

К 1966 г. АИПС ЦГАНХ СССР включала 14 тысяч перфокарт. Основу ИПЯ в данном случае составила Схема единой классификации документной информации, упоминавшаяся выше, а также более подробная схема классификации отраслей промышленности. Но классификатор был доработан и детализирован применительно к информации протоколов Госплана. Список дескрипторов содержал 15 таблиц: десять тематических («Государственное строительство, государственная власть, государственное управление, общественное устройство», «Народное хозяйство», «Промышленность», «Сельское хозяйство», «Транспорт» и др.), хронологическую, географических наименований, персоналий, видов документов. Поиск осуществлялся с помощью механической перфокартотеки.

В методическом кабинете ГАУ СССР в 1960-е годы применялась механическая ИПС для поиска архивоведческой литературы.

Более совершенные ИПС с применением счетно-перфорационных машин использовались в ведомственных архивах, лучше обеспеченных техникой.

В частности, в архиве Министерства обороны СССР (ЦАМО) действовала АИПС с данными о 12 тысячах героев Советского Союза, созданная на основе описания наградных листов. Лингвистическое обеспечение АИПС включало в себя 24 таблицы дескрипторов («воинское звание», «должность», «вид вооруженных сил», «род войск», «национальность», «год рождения», «дата подвига» и др.). Техническое обеспечение АИПС – перфоратор, контрольник, сортировщик и табулятор. Носители информации - 80 -ти колонные машинные перфокарты. В архиве Министерства обороны СССР также создавалась АИПС по истории боевой деятельности различных родов войск в годы Великой отечественной войны.

АИПС внедрялись в государственном историческом архиве Эстонской ЭССР, государственном архиве Курской области.

Механизация применялась и для учета архивных документов. Например, в архиве Научно-исследовательского института климатологии осуществлялся учет поступления машиночитаемых документов (перфокарт) с материалами климатологических наблюдений. Механизированный учет избавлял от составления вручную сдаточных описей. Уже в 1960-е годы высказывались идеи о возможности осуществления в будущем автоматизированного централизованного учета архивных документов.

Данный этап автоматизации архивного дела (1960-первой половины 1970-х годов) был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влиянием на историческую науку и архивоведение. Первые теоретические труды, в которых обосновывалась возможность распространения на ретроспективную документационную информацию законов накопления, старения и рассеяния информации принадлежат отечественным теоретикам информатики - Г.Г.Воробьеву, А.И. Михайлову, А.И. Черному, Р.С. Гиляревскому и другим[24]. Исследователями делались попытки выработки классификации машиночитаемых документов, исходя из их технических и поисковых характеристик.[25] Ставились вопросы адаптации машиночитаемых документов к существующим документальным системам и нормам докуменатлистики[26]. На этот же период приходится становление такого направления исторической науки как "количественные методы и ЭВМ в исторических исследованиях" (историческая информатика), в развитие которого внесли вклад и представители архивоведения[27]. Основным итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела[28]. Однако именно на базе междисциплинарных исследований 1960-х годов, сблизивших архивоведение и теорию информации, получил развитие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами 1970-х -80-х гг. - В.Н.Автократова, К.Б.Гельмана-Виноградова, К.И.Рудельсон, Р.Н.Ефименко и др. Это направление архивоведческой мысли во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате, анализе интенсивности использования РДИ. Теория системы НСА, в которой АИПС заняли свое место. Разработка АИПС виделась как завершение работ по описанию фонда (но не замена описанию).

Несомненным признанием значения автоматизации архивного дела уже на данном этапе стала специальная глава, посвященная этой проблеме, в учебнике «Теория и практика архивного дела в СССР» (1966 г.)[29].

Следующий этап автоматизации архивного дела - второй половины 1970-х годов - первой половины 1980-х годов - был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем - АИПС.

Но сначала несколько слов об изменении технологий. В 1970-е годы наряду с матричными носителями информации (машинными перфокартами и перфолентами) получили более широкое распространение оптические и магнитные носители информации. К оптическим относят рулонные и форматные микропленки (с матричной оптической записью), к магнитным – ленты, карты, диски (с матричной магнитной записью) и специальные бланки ( с матричной графической и магнитной записью). В 1980-е годы емкость стандартной магнитной ленты (длиной 730 м.) достигала 28 МБ, магнитного диска - 29 и 400 МБ.

Эволюция технического обеспечения проявилась в повсеместном растпространении электронно-перфорационных машин, применении ЭВМ, появлении микро-ЭВМ. Серийное производство ЭВМ с хранимой программой началось в мире еще в 1950-е годы: американские «УНИВАК» (1951 г.), IBM-701 (1953 г.), советские МЭСМ и БЭСМ (1953 г.), «Стрела» (1953 г.). Из истории науки и техники Вам хорошо известно, что в 1950-70-е годы сменилось пять поколений ЭВМ, которые прошли эволюцию от громоздких ламповых машин к полупроводниковым, машинам на интегральных схемах и оптико-электронных элементах. В архивном деле нашли применение вычислительные комплексы, созданные в рамках действовавшего в странах СЭВ в 1970-е годы стандарта на вычислительную технику – единая система электронно-вычислительных машин (ЕС ЭВМ). Так, базовым оборудованием в НИЦ ТД служил универсальный комплекс единой серии ЕС 1022 с накопителями на магнитных дисках ЕС-5061. В Чехословакии для реализации межархивной системы «Архаис» использовались машины ЕC 1033. Для решения боле локальных задач, например, обработки фотоизображений - 16-ти разрядные мини-ЭВМ с накопителями на магнитной ленте. Интересно, что ввод информации осуществлялся не с клавиатуры, а с помощью читающего оптического устройства, считывавшего рабочие листы (предмашинный формат) и записывающего их на магнитный носитель. Для поиска в диалоговом режиме использовался дисплейный комплекс ЕС-7920, снабженный телеэкраном. Локальный диалоговый поиск предполагал удаление дисплея, с которого поступает запрос, на расстояние до 800 м. от ЦПУ. Печать отчетов справочников осуществляли обычные алфавитно-цифровые печатающие устройства (они, как правило, распечатывали ответы на тематические запросы) или фотонаборные устройства «Дигисет-50Т1», «Дигисет–40Т2» (с их помощью создавались оригинал-макеты архивных справочников методом фотонабора).

На развитие программного обеспечения повлияло распространение системного программирования. От самостоятельной разработки программ пользователями для каждой конкретной АИПС перешли к использованию типовых программных средств - пакетов прикладных программ (ППП) и систем управления базами данных. Для создания архивных АИПС использовался пакет прикладных программ «АИДОС» фирмы «Роботрон» (ГДР). Входной формат программы допускал использование до 100 реквизитов, объем описания был значительным, мог достигать 3600 символов. Это, с одной стороны, ускорило внедрение АИПС, повысило качество и снизило стоимость программного обеспечения. С другой стороны, архивисты отстранились от разработки ПО, которым занимались математики специализированных институтов и ВЦ или производители ЭВМ, и не уделяли должного внимания форматам представления данных в архивных АИПС. Это грозило потерей данных при технологических рывках и революционной смене технологий. Впрочем, локальные проекты (например, ИПС «Архив», созданная в ИАИ в конце 1970-х годов) по-прежнему создавались как «штучный товар» на языках программирования COBOL , ASSEMBLER и других.

Получила дальнейшее развитие и теория информационного поиска, а также лингвистическое обеспечение АИПС. Архивная АИПС должна была обеспечивать однократный ввод информации и ее многократное, многоцелевое использование. Информационно-поисковые системы, создаваемые в архивах, разделялись на документальные и фактографические.

Документальные АИПС в качестве объекта поиска содержали описание документа и его поисковые данные (архивный шифр). В перспективе предполагалось включение в такие АИПС и самих текстов документов, то есть создание полнотекстовых баз данных. Документальные АИПС представляли собой автоматизированные аналоги информационно-поисковых архивных справочников – путеводителей, каталогов, описей.

Фактографические (справочные ) АИПС в качестве объекта поиска предлагают пользователю конкретные сведения. К такого рода АИПС относятся календари памятных дат, справочники административно-территориального деления, справочники с параметрами оборудования. На запрос о дате события документальная АИПС выдает ссылку на документы о событии (на основе которых дату следует определить путем сравнительного анализа), а фактографическая - конкретную дату. Считалось, что фактографические АИПС имеют более сложную технологию обработки данных.

АИПС работали в режимах ретроспективного поиска (по разовым тематически запросам); или избирательного распространения информации (когда поиск производился периодически через равные промежутки времени и сведения об обновлениях базы данных за определенный промежуток времени рассылались абонентам системы). Время исполнения запроса зависело от того, общался ли пользователь с системой через оператора, который кодировал запрос, или без посредников - в так называемом диалоговом режиме «человек-машина», формулируя запрос в ответ на вопросы системы. Для диалогового режима, существенно ускорявшего процесс поиска информации, требовалось специальное оборудование теледоступа, о котором было сказано выше и телепроцессорные программы обработки запросов. Помимо исполнения запросов архивные АИПС широко использовались для подготовки к изданию традиционных архивных справочников.

Уже в 1980-е годы осознали, что необходима преемственность традиционного и автоматизированного НСА архивов.

В результате развития искусственных языков в основу лингвистического обеспечения АИПС в 1980-е гг. были положены информационно-поисковые тезаурусы. Под информационно-поисковым тезаурусом понимают особым образом организованный словарь-справочник, предназначенный для индексирования документов и/или информационных запросов, в котором перечислены в алфавитном порядке все дескрипторы и синонимичные им ключевые слова, а также явно выражены важнейшие парадигмические отношения между дескрипторами. Рассмотрим компоненты этого определения.

«Нормативный словарь-справочник» означает, что термины тезауруса подвергаются лексикографическому контролю, то есть приводятся к единой морфологической форме. Как правило, это именительный падеж единственного числа. Словосочетания указываются в инверсном порядке:

ПОЛК ПЕХОТНЫЙ;

СНК МАЛЫЙ

Исключением являются устоявшиеся понятия:

КРАСНАЯ ПЛОЩАДЬ

БОЛЬШОЙ ТЕАТР.

В искусственном языке, в отличие от естественного, каждая фраза иметь только одно толкование. Поэтому при создании тезауруса устраняется лексическая и грамматическая омонимия (многозначность слова). Каждый термин искусственного языка, называемый еще лексической единицей, должен иметь только одно значение. И наоборот - один и тот же предмет, явление в искусственных языках может быть обозначен только одним термином. Поэтому в искусственных языках исключается синонимия – множественность словоформ для обозначения одного понятия.

Использование многозначных слов (омонимов) создает информационный шум при поиске информации, пользователю предоставляется избыточная информация, не относящаяся к теме. Для устранения омонимии и полисемии (многозначности выражений) применяется система ограничительных помет:

Использование при поиске терминов без указания на синонимы приводит, наоборот, к потере части информации и снижению полноты поиска. Поэтому синонимы объединяются в одну группу, где выделяется главный термин-дескриптор и аскрипторы (его синонимы).

Кроме того, в тезаурусах, как следует из определения, должны быть отражены «парадигмические отношения» между дескрипторами: отношения типа «выше-ниже» и ассоциативные. Они отражают логические связи между терминами и позволяют избежать потерь информации при поиске. Под отношениями «выше-ниже» понимают отношения «часть-целое» или «род-вид»:

Под ассоциативными отношениями понимают отношения между дескрипторами «причина-следствие», отношение сходства, близкое в синонимии, «антонимию» - противоположность по смыслу. Все дескрипторы, связанные этими отношениями, включаются в единую дескрипторную группу:

Парадигмические отношения могут использоваться как при индексировании описания документов, так и при индексировании запросов.

Таким образом, информационно-поисковый тезаурус – сложное структурированное поисковое средство, в котором на основе анализа состава лексики данной ИПС отражены многообразные взаимоотношения между лексическими единицами. Тезаурус, как правило, состоит из нескольких указателей.

Основным является лексико-семантический указатель – алфавитный перечень дескрипторов. Кроме того, могут создаваться пермутационные указатели типа KWIC, состоящие из словосочетаний. В качестве основы для указателей использовался анализ описаний (заголовков) публикаций (дел и документов) по теме из которых извлекаются все ключевые слова и выстраиваются в алфавитном порядке. Поскольку ключевые слова включаются в указатель вместе с окружением («контекстом»), т.е. в составе словосочетаний, такие указатели получили название KWIC – «key word in context» - «ключевое слово с контекстом». Существует и другой вид указателей – KWOC- «key word out of context» - ключевое слово без контекста. В этих указателях, как ясно из названия, ключевые слова приведены без словосочетаний, в состав которых они входят, в алфавитном порядке. Все ключевые слова снабжены ссылками на соответствующий заголовок публикации.

Тезаурус мог создаваться двумя способами - априорным и аналитическим. В первом случае тезаурус создавался еще до начала индексирования описаний документов ИПС – на основе анализа лексики справочников, монографий, указателей по данной теме. Во втором случае ИПТ создавался в ходе индексирования документов, периодически пополняясь за счет новой лексики, встречающейся в описаниях.

В середине 1980-х годов приступили к автоматизированному индексированию терминов с помощью специального пакета прикладных программ АИД.

В АИД применялись

- словарь понятий тезауруса;

- словарь словоформ тезауруса;

- словарь окончаний;

- словарь общих слов;

- словарь предлогов;

- словарь сокращений.

Для каждого тематического комплекса описаний создавался собственный тезаурус. Создавался он вручную, путем вычленения из описания документа ключевых слов – дескрипторов. Тезаурус состоит из двух основных массивов – списка понятий, в который включаются все ключевые слова, и списка словоформ, в который включаются родовые понятия. Например, словоформе «заводы» соответствуют понятия: «заводы тракторные», «сталеплавильные» и др. Все прочие словари использовались программой АИД для анализа текста описания документа. На каком-то этапе, накопив нужное количество ключевых слов в тезаурусе, приступали к автоматизированному индексированию. Программа производила «расчленение» заголовка дела или документа на предложения и слова, маркировала предлоги и общие слова, проводила морфологический анализ немаркированных словоформ с помощью словаря окончаний и заносила в память значимые словоформы. Затем выявленные словоформы сравнивались с уже занесенными в тезаурус. Неопознанные словоформы можно было использовать для пополнения тезауруса.

Однако к концу 1980-х годов наступило некоторое разочарование в тезаурусах как в поисковых средствах. Выяснилось, что разработать тезаурус можно только для ограниченной тематической области и определенного комплекса документов. Но для архивов характерна многоаспектность и универсальность содержания ретроспективной документной информации. Отразить все многообразие которой с помощью дескрипторов достаточно сложно.

Лингвистическое обеспечение тематических АИПС 1980-х годов можно рассмотреть на примере АИПС НИЦ ТД на фотокинодокументы. Описание производилось в несколько этапов. Прежде всего это аннотирование и реферирование в процессе заполнения графы «содержание документа» на рабочем листе. Это традиционное архивное описание, применяемое при формулировании заголовка дела. Далее производилось индексирование документов – выделение ключевых слов (существительных, прилагательных, имен собственных, словосочетаний в именительном падеже), отражающих содержание документа и внесение их в специальное поле рабочего листа. Ключевые слова делились на дескрипторы и квазидескрипторы. Дескрипторы – ключевые слова, которые уже были в составе тезауруса системы. Квазидескрипторы - ключевые слова, передающие содержание данного документа, которых не было в тезаурусе, но которые следовало туда включить, поскольку они отражали содержание документов. Таким образом, происходило пополнение тезауруса. Связи между дескрипторами тезауруса и записями базы данных с описанием конкретного документа, в которое были включены данные дескрипторы, отражались в так называемом инверсном файле, формируемом системой. Наконец последний уровень описания – это тематическое классифицирование и систематизация данных. Помимо тезауруса АИПС содержала еще и тематический классификатор (рубрикатор). Рубрикатор был построен по иерархической схеме (5 уровней) и позволял осуществлять классификацию как документов широкой тематики, так и специфической узкотематической научно-технической документации. Рубрикатор состоял из 20 разделов, ряд верхних уровней был приближен к рубрикатору РЖ ВИНИТИ. Процесс рубрицирования состоял в проставлении в соответствующем поле рабочего листа цифрового индекса рубрики, наиболее точно соответствующей содержанию документа.

Взаимосвязь автоматизированных технологий и архивного дела в данный период, на наш взгляд, развивалась по двум основным направлениям. Первое из них – лавинообразный рост машиночитаемых документов и, соответственно, проблема их постоянного хранения, остро вставшая перед государственной архивной службой. Второе направление - создание межархивных АИПС в государственных архивах.

Что способствовало накоплению значительных массивов машиночитаемых документов именно в этот период? Прежде всего, процессы, происходившие в экономике. Это сейчас на 1970-е годы потомки прочно навесили ярлык «эпохи застоя». Тогда же с передовиц газет не исчезало словосочетание «экономическая реформа». Управленческие структуры сотрясали непрерывные перестройки. От территориальных совнархозов – к отраслевым министерствам, от предприятий - к производственным и научно-производственным объединениям. Попытки в ограниченной и извращенной форме привнести в централизованную государственную экономику отдельные элементы рынка в виде расширения хозяйственной самостоятельности регионов, хозрасчета и самоокупаемости предприятий, внедрения «нормативно-чистой продукции» для измерения объемов производства, увы, не увенчались успехом. От 8 к 11 пятилетке темпы экономического роста неуклонно снижались. Страна снова скатывалась к стадиальному отставанию от США и Западной Европы, вступающих на постиндустриальную стадию развития. Руководители страны не могли этого не понимать. Поэтому, одним из «заклинаний» экономической политики того времени был «научно-технический прогресс», и, как его составляющая, автоматизация управления производством. На автоматизацию, согласно решениям XXIY съезда КПСС, возлагалась миссия по ликвидации чуть ли не всех проблем развития социалистической экономики. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС) с 1972 г. Следует оговориться, что автоматизированные системы управления (АСУ) создавались на предприятиях еще в 1960-е г. в различных отраслях хозяйства. Но в 1970-е годы ОГАС строилась не снизу вверх (от предприятия к министерству), а сверху вниз, от ведомства к предприятию. Это способствовало унификации и стандартизации как технического и программного обеспечения, так и средств информационного поиска. ОГАС должна была иметь следующую структуру (см. рис. 7). Мы видим, что система имеет несколько уровней - отрасли (ОАСУ), региона (РАСУ), предприятия (АСУП). Ключевую роль в системе играли отраслевые АСУ, которые и решали задачу организации и унификации документооборота в пределах ведомства с учетом взаимодействия ОАСУ и АСУ предприятий и организаций (АСУП) данного ведомства, а также взаимодействия с другими ОАСУ. Базой создания ОГАС должны были стать отраслевые и межотраслевые АСУ, объединенные в общегосударственную систему. Количественные характеристики результатов внедрения ОГАС впечатляют:

Из таблицы видно, что уже к 1975 году общегосударственные отраслевых АСУ (ОАСУ) охватывали все союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства.

Это повлияло, в свою очередь, на развитие документоведения, стимулировав разработку единой государственной системы делопроизводства - ЕГСД (1966-73 гг.), унифицированных систем документации, стандартов по терминологии, общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ). Унификации предмашинных и послемашинных форматов документов способствовала и автоматизация отдельных делопроизводственных процессов (создание автоматизированных систем контроля и исполнения документов – АСКИД; АСУ-жалоба). Этот опыт унификации создаваемых систем автоматизации документооборота следует признать достаточно ценным. Тем более что в 1990-е годы, по мнению документоведов, наблюдалось забвение тех положительных результатов, которые были достигнуты в 1970-80-е годы в деле разработки стандартов. К сожалению, стандарты создавались без учета международных классификаторов информации, поэтому в 1990-е годы встала задача их гармонизации с соответствующими международными стандартами.

Важным шагом в автоматизации делопроизводства, а значит накоплении массивов машиночитаемых документов, стало создание проекта Типовой системы документационного обеспечения управления (ТСДО) в начале 1980-х годов. В отличие от ЕГСД, ориентированной, в основном, на традиционные технологии делопроизводства, ТСДО была направлена на создание автоматизированной системы центрального аппарата министерства или ведомства на основе единой системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на унифицированные системы документации и других нормативно-методических документов. ТСДО предусматривала выполнение в автоматизированном режиме всех основных функций аппарата управления по работе с документами. Что касается техники, то ТСДО предполагала применение мини-ЭВМ и персональных компьютеров на базе индивидуальных рабочих мест или локальных сетей. Увы, внедрение отдельных элементов ТСДО носило эпизодический характер.[38]

Процессы стандартизации и унификации документной информации нашли отражение в историографии, прежде всего в диссертационных исследованиях А.Н. Соковой и Л.В. Санкиной. Нам же целесообразно задуматься над вопросом, почему гора родила мышь? Почему столь массовое и щедро финансируемое внедрение АСУ не привело к росту эффективности производства и управления?

С одной стороны, это связано с особенностями экономической системы - ЭВМ обсчитывали завышенные и «раздутые» цифры выполнения плановых заданий и итоги анализа были, по этой причине, недостоверны. С другой стороны, при внедрении АСУ конечный результат часто отходил на второй план, чиновники спешили отчитаться об освоенных средствах и приобщении к научно-техническому прогрессу. Но внедрение АСУ, как правило, приводило к увеличению трудозатрат. Процесс введения массива АСУ был весьма сложным. Сначала данные о документе, подлежащем контролю, вносились в карточку, рекомендованную ЕГСД, или перфокарту для механизированной системы. Далее проводилось ручное индексирование и заполнение машиноорентированной формы (предмашинного формата). На ВЦ данные с предмашинного формата пробивались на перфокарты и вводились в ЭВМ. Далее все операции с данными проводились оператором ЭВМ, специалистом по программному обеспечению. Таким образом, многостадийность обработки информации, наличие «посредника» (оператора) между АСУ и службой ДОУ, ограничение выполняемых задач формальным контролем из-за отсутствия текстовой информации в машинных документах, превращало АСУ в лишнее звено управленческой цепи, которое не оправдывало трудовых и материальных затрат. В 1980-е годы в ведомствах стали внедряться системы автоматизированного контроля документов, основанные на диалоге «человек-машина», которые позволяли проводить немедленную обработку запросов на специальных дисплеях[39]. Однако, из-за ненадежности носителей информации автоматизированная и традиционная, картотечная системы документооборота существовали параллельно. Более того, М.В. Ларин пишет о существовании одновременно трех документопотоков: традиционного – через канцелярию; автоматизированного (МЧД и машинограмм) – через ВЦ и «смешанного» – непосредственно в структурных подразделениях.[40] Внедрение АСУ происходило зачастую без рационализации традиционного документооборота и делопроизводства, его унификации. Объем бумажного документооборота также при этом возрастал[41] за счет сопроводительной документации, машинограмм[42], табуляграмм. Такой подход встречается и сейчас, когда дорогая и мощная компьютерная техника используется как пишущая машинка. Однако в 1970-80-е годы архивисты уделяли значительное большее внимание проблемам внедрения АСУ различных ведомств.

Еще одну печальную аналогию мы можем обнаружить в отношении к машиночитаемым документам. Еще в 1970-е годы был поставлен вопрос о возможности перехода к безбумажному документообороту, однако проблеме сохранения машиночитаемых документов не было уделено должного внимания.

Создание и внедрение АСУ способствовало развитию новых способов документирования, привело к созданию автоматизированных банков данных и, следовательно, непрерывному росту массивов документов на машинных носителях. К.Б. Г